1つのエンベロープに複数のテンプレートを適用するには

問題

異なるシナリオに応じた複数のテンプレートが作成されており、それらを同じエンベロープで使用したい場合があります。

異なる業務タイプに応じた複数の文書セットがある場合、通常はそれらを異なるエンベロープで送信します。ただし、署名者に大量のエンベロープが送信されることを避けるため(およびエンベロープの送信コストを抑えるため)、異なるテンプレートが関連付けられた複数の文書を1つのエンベロープで送信することができます。この機能は、さまざまな物件や契約書を扱う不動産業界では便利です。


解決方法

このようなエンベロープを送信するときは、まず使用する各テンプレートの内容を確認する必要があります。

2つのテンプレートが正しく統合されるようにするには、署名者の役割名とアクション、および署名順が一致している必要があります。

たとえば、単一の署名者が設定されている3つのテンプレートを使用する場合、署名者の役割名と署名順がそれらのテンプレートで完全に一致している必要があります。設定した署名者の役割名や署名順がテンプレート間で異なる場合、それらの署名者は異なるものとして認識され、テンプレートは統合されません。

注:  役割のアクションも同一である必要がありますが、受信者の認証方法は同一である必要はありません。テンプレート間で署名者役割の認証方法が異なる場合、それらの設定の統合が試行されます。たとえば、「テンプレート1」で署名者にアクセスコードを設定し、「テンプレート2」でSMS認証を設定した場合、これらのテンプレートが統合されたエンベロープではアクセスコードおよびSMS認証が必要になります。

    手順

    1. [管理]タブをクリックし、[新規]>[エンベロープの送信]の順にクリックして新しいエンベロープの作成を開始します。注:  [新規]>[テンプレートの使用]を選択することもできますが、次の画面で選択できるテンプレートは1つのみです。この場合、複数のテンプレートを使用するには[高度な編集]を選択します。
    2. [エンベロープへの文書の追加]セクションで、[テンプレートの使用]をクリックします。
    3. エンベロープで使用するテンプレートのチェックボックスをすべてオンにして、[選択項目の追加]をクリックします。
    4. 選択したテンプレートのすべての文書、フィールド、および受信者がインポートされます。インポートされた文書の表示順はページの上部で確認できます。表示順を変更するには、文書のプレービュー画像をドラッグ&ドロップします。
    Document Order NDSE
    1. [エンベロープの受信者を追加]セクションの内容を確認します。複数のテンプレートを1つのエンベロープで使用する場合、受信者のメールアドレス、名前、役割、署名順、およびアクションが比較されます。これら5つの項目の設定が一致すると、そのエンベロープでテンプレートが統合されます。
    2. 受信者役割が正しく統合されたテンプレートでは、各受信者に割り当てられたフィールドも統合されます。役割が正しく統合されていない場合、役割を削除するとその役割に割り当てられているフィールドも削除されます。
    3. テンプレートが統合された後では、必要に応じて署名順、メールアドレス、および名前を変更できます。すべてのテンプレートがエンベロープに適用され、すべての統合が完了したら、必要に応じてエンベロープをカスタマイズできます。

    一般的な問題

    受信者が正しく統合されない
    各テンプレートに追加した受信者の設定がテンプレート間で一致していません。元のテンプレートを確認し、誤入力や不要なスペースの挿入などの問題を修正します。署名順、役割、メールアドレス、およびアクションがすべて一致している必要があります。
    メールアドレスや名前が入力されていないテンプレートでは、役割、署名順、およびアクションのみが比較対象になります。
    空白のメールアドレスや名前も値として認識されるため、すべてのテンプレートでこれらの値が同様に空白である必要があります。注:  エンベロープに適用済みのテンプレートは統合されません。テンプレートの適用時に統合されないテンプレートがあった場合は、ドラフトのテンプレートを破棄し、元のテンプレートの問題を解決し、新しいエンベロープを作成し直すことでこの問題を解決する必要があります。

    複数テンプレートを適用済みのエンベロープで役割を強制的に統合するには
    このプロセスは複雑であり、多くのページやフィールドを含んでいるエンベロープでは役割を簡単に統合することはできません。複数のテンプレートの役割が正しく統合されない場合は、手作業でフィールドを適切な役割に割り当て直し、不要な役割を削除する必要があります。役割を削除するときに割り当て済みフィールドの削除を警告するメッセージが表示された場合、その役割に割り当てられているフィールドがまだ残っていることを意味します。このメッセージには、割り当て済みのフィールドの数も表示されます。すべてのフィールドを割り当て直すと、役割の削除時に警告メッセージが表示されなくなります。

    手作業で行う必要があり、またエラーが発生する可能性もあるため、この方法はお勧めできません。

    どのテンプレートのメールメッセージおよび件名が使用されるのか
    複数のテンプレートを統合する場合、最初に適用されたテンプレートのメールメッセージおよび件名が使用されます。注: テンプレート適用時にメールメッセージおよび件名が入力済みのエンベロープでは、そのメッセージおよび件名が変更されることはありません。

    詳細