文書の保持と特定エンベロープの消去: これらの機能を使用する前に

文書の保持機能と特定エンベロープの消去機能の違い

これらの機能は、結果的にエンベロープとその文書が消去されるという点では類似しています。ただし、文書の保持機能はアカウント全体に適用され、エンベロープが自動的に消去されるのに対し、特定エンベロープの消去機能では特定のエンベロープを指定して消去できます。

文書の保持ポリシーとは

文書の保持ポリシーでは、署名プロセスが完了したり無効化または辞退されたりしたエンベロープの文書を保持しておく日数を指定します。エンベロープの完了日、無効になった日、または署名が辞退された日からこの日数が経過すると、そのエンベロープが消去キューに追加されます。さらに、消去キューに追加された日から14日後にそのエンベロープから文書が消去(削除)されます。

消去日の14日前と7日前には、そのエンベロープの差出人および特定のタイプの受信者に警告メールが送信されます。これにより、必要に応じて消去前の文書をダウンロードできます。

この機能を使用することによる同意事項

文書の保持機能を有効にすることで、自分のアカウントから送信されたすべてのエンベロープについて、その完了日、無効化された日、有効期限が切れた日、または署名が辞退された日から特定の期間後にすべての文書が完全に消去されることに同意することになります。DocuSignシステムから消去された文書を元に戻すことはできません。

また、指定した期間後に消去を警告するメールがエンベロープの差出人および特定の受信者に送信されることにも同意することになります。この警告メールは、以下の受信者に送信されます。
a) エンベロープに設定されている署名順(ルーティング順序)に従い、そのエンベロープの文書に署名したり開いたりする機会があった受信者。
b) アクティブなDocuSignアカウントを持っている受信者。消去を警告するメールは、DocuSignアカウントを持っていない受信者には送信されません。

文書の保持ポリシーを有効にする理由

DocuSignで送信する文書のプライバシーは完全な暗号化で保護され、文書はISO 27001およびSSAE 16に準拠したデータセンター内に最高レベルの暗号化により安全に保管されます(詳細)。特定の業界規則や社内ポリシーによっては、署名済みの文書を特定のリポジトリ内に保管しておく必要があるかもしれません。この場合、DocuSignデータセンター内に保管された文書を消去しなければなりません。また、ほかの理由で文書の消去が必要になる場合もあります。

特定のエンベロープだけを消去したい場合

この場合、文書の保持機能とは別にエンベロープを選択して消去するための機能が用意されています。文書の保持機能では、「完了」ステータス(または「無効化」や「辞退」ステータス)のすべてのエンベロープが対象になります。これに対し、特定エンベロープの消去機能では、自分で「完了」ステータスのエンベロープを選択して消去することができます。さらに、DocuSign APIで同じ機能を使用することもできます(詳しくは、REST APIの資料を参照してください)。特定エンベロープの消去機能について詳しくは、以下のガイドを参照してください。

消去されたエンベロープのメタデータ

文書の保持機能と特定エンベロープの消去機能では、フィールドおよびメタデータを削除するためのオプションを選択できます。このオプションを選択した場合、消去されたエンベロープのメタデータにアクセスできなくなります。つまり、エンベロープの件名や文書ファイル名だけでなく、文書上のフィールドのデータも削除されます。

このオプションを選択するとエンベロープ全体が削除され、完了証明書のみがアカウント内に残ります。 このオプションを選択しない場合は、エンベロープの文書が削除されるときにそれらの文書のフォームデータ(フィールドのデータや値)は保持されます。このオプションを選択した場合、消去されたエンベロープからフォームデータをダウンロードするためのオプションが使用できなくなります。

注: これにより、エンベロープアタッチメントも削除されます。「エンベロープアタッチメント」とは、APIでのみ添付できるメタデータを指します。署名者による添付資料はエンベロープの文書の一部として扱われる、[フィールドおよびメタデータを削除する]チェックボックスの設定にかかわらず文書と一緒に削除されます。

[個人情報も消去する]オプションの使用

[個人情報も消去する]チェックボックスをオンにすると、エンベロープ、完了証明書、およびエンベロープ履歴から個人情報が削除されます。文書上のフィールドに入力された個人データ(名前、住所、メールアドレス、IPアドレスなど)が削除され、「消去済み」に置き換わります。エンベロープに対する各アクションの実行日時(タイムスタンプ)の情報は保持されますが、そのアクションを実行した個人を特定することはできなくなります。このオプションを使用するには[フィールドおよびメタデータを削除する]チェックボックスをオンにする必要があるため、エンベロープの件名、文書ファイル名、フィールド、および署名も削除されます。

注:

  • 個人データの消去操作を元に戻すことはできません。エンベロープ上のすべての個人の情報がそのエンベロープから消去され、監査ログや完了証明書の記録も使用できなくなります( 「エンベロープの消去 - DocuSign eSignature管理者ガイド」参照)。
  • このオプションは、[フィールドおよびメタデータを削除する]オプションと一緒に使用します。つまり、個人情報を消去するには、エンベロープからフィールドおよびメタデータを削除する必要があります。
Purge - Redact personally identifiable information option

文書の保持ポリシーを有効にしたり特定のエンベロープを消去したりする前に、以下の内容について十分に理解しておいてください。

これらの機能についての重要な注意事項とよくある誤解について

  • 消去キューに追加された特定のエンベロープをキューから削除する(つまり消去をキャンセルする)ことはできません。この制限は、DocuSignサポート担当者にも適用されます。ただし、APIインテグレーションではこの制限が適用されません。また、APIインテグレーションで消去キューに追加されたエンベロープをキューから削除するには、そのエンベロープがAPIまたは特定エンベロープの消去機能によりキューに追加されたものである必要があります。文書の保持機能により消去キューに追加されたエンベロープをAPIを使ってキューから削除することはできません。
  • 文書の保持機能により消去キューに追加されたエンベロープは、DocuSign Webアプリケーションを使ってすべての消去をキャンセルできます。これを行うには、[文書の保持ポリシーを有効にする]チェックボックスをオフにして[保存]をクリックします。これにより、文書の保持機能が無効になります。
    • 注: これにより、消去キュー内のエンベロープの消去が直ちにキャンセルされるわけではありません。キャンセルされるまでに時間がかかることがあります(アカウントタイムゾーンの夜にキャンセルされます)。翌日の朝に消去キューを確認してください。
  • 特定エンベロープの消去機能で消去キューに追加したエンベロープの消去をWebアプリケーションでキャンセルすることはできません。APIインテグレーション内で行う必要があります。
  • 文書の保持日数を増やすと、消去キューに追加済みのエンベロープの消去日も延期されます。内部的には、消去キュー内の各エンベロープの「キューへの追加日」が更新され、「エンベロープの完了日」に保持日数の増加分が加算されます。この再計算は、文書の保持機能により消去キューに追加されたエンベロープにのみ適用されます。
    • たとえば、文書の保持日数を「0」に設定し、2019年1月1日に「完了」ステータスになったエンベロープがあります。このエンベロープは1月1日の夜に消去キューに追加され、「キューへの追加日」が「2019年1月1日」に設定されます。この時点で、このエンベロープは2019年1月1日の14日後である2019年1月15日に消去されることになります。翌日、文書の保持日数を「10」に変更しました。これにより、この日の夜にエンベロープの「キューへの追加日」が2019年1月1日の10日後である2019年1月11日に変更され、消去日も2019年1月11日の14日後である2019年1月25日に変更されます。
  • 文書の保持日数を減らした場合、消去キューに追加済みのエンベロープの消去日は変更されません
  • 有効にした文書の保持ポリシーは、完了済みのエンベロープにも遡って適用されます。つまり、保持日数以前にステータスが「完了」、「辞退」、および「無効化」になったエンベロープは、すぐに消去キューに追加されます。
    • たとえば、文書の保持ポリシーを有効にして、保持日数を「20」に設定します。すると、その日の夜にアカウント内のすべてのエンベロープについて、ステータスが「完了」、「辞退」、または「無効化」になった日付がチェックされます。この日付から20日以上経過しているエンベロープはすべて消去キューに追加され、20日が経過していないエンベロープは消去キューに追加されません。このまま保持日数を「20」から変更しない場合、15日前に「完了」、「辞退」、または「無効化」ステータスになったエンベロープは5日後に消去キューに追加されます。
  • 文書の保持日数を「0」に設定してもこの機能が無効にならないことに注意してください。実際には、エンベロープが「完了」、「辞退」、または「無効化」ステータスになるとその日のうちに消去キューに追加されます
  • 使用する消去機能にかかわらず、消去キューに追加されたエンベロープは管理画面の[文書の保持]ページにある[特定のエンベロープを消去]タブで確認できます。
  • キューへの追加日から消去日までの日数である「14」は固定値であり、変更することはできません。保持日数を「1」に設定すると、1日後ではなく15日後に文書が消去されます。
  • [フィールドおよびメタデータを削除する]チェックボックスをオンにすると、文書と同時にそのメタデータが削除されます。「メタデータ」とは、文書フィールド、エンベロープフィールド、およびエンベロープアタッチメントを指します。
 
  • 署名者による添付資料はエンベロープの文書の一部として扱われる、[フィールドおよびメタデータを削除する]チェックボックスの設定にかかわらず文書と一緒に削除されます。
  • 完了証明書およびエンベロープ履歴は、[フィールドおよびメタデータを削除する]チェックボックスの設定にかかわらず保持されます。
  • 完了証明書には消去に関する情報が記録されません。ただし、エンベロープ履歴およびエンベロープの詳細ビューには、「Documents marked to be purged from Envelope. Reason: Requested By Sender.」などのメッセージが表示されます。
  • このメッセージにより、その文書がどのように消去されたのかを知ることができます。
    • Reason: Requested By Account - 文書の保持機能により消去されたことを示します。
    • Reason: Requested By Sender - 特定エンベロープの消去機能またはAPIコールにより消去されたことを示します。
  • DocuSign Webアプリケーション上で提供されるエンベロープの削除機能は、エンベロープの消去とは異なるものです。消去キューに追加済みのエンベロープをDocuSign Webアプリケーション上で削除しても、消去を警告するメールの送信はキャンセルされません。この削除機能ではエンベロープへのポインターが削除されるだけで、受信者がその文書にアクセスできなくなることはありません。
  • 使用する消去機能にかかわらず、消去キューに追加されたエンベロープは管理画面の[文書の保持]ページにある[特定のエンベロープを消去]タブで確認できます。
  • 正規コピー用にマークされたエンベロープ(DocuSignとOriginalとのインテグレーション)は、文書の正規コピーがエクスポート/保管されるまで消去対象になりません。エクスポート前に消去しようとすると、「正規コピーのエンベロープを消去キューに追加するときにエラーが発生しました」という内容のメッセージが表示されます。
  • 消去に関する通知メールは、そのエンベロープの差出人および受信者(その時点でアクティブなDocuSignアカウントが必要)にのみ送信されます。DocuSignアカウントを持っていない受信者には送信されません。
  • エンベロープの消去を警告するメールの送信機能をそのエンベロープの差出人、アカウント管理者、またはDocuSignサポート担当者が無効にすることはできません。
  • 管理画面の[メール設定]ページで[文書がDocuSignから消去される]チェックボックスをオフにしても、エンベロープの消去を警告するメールの送信機能が無効になるわけではありません。このチェックボックスをオフにすると、[個人設定]の[通知]ページで[文書がDocuSignから消去される]チェックボックスをオフにしたユーザーおよび受信者への警告メールの送信が停止します。
  • 消去を警告するメールがそのエンベロープの差出人に送信されなくなるようにするには、アカウント管理者がアカウント全体でこの機能を無効にする必要があります。DocuSignサポートまたはDocuSignアカウントチームがこの設定の有効化を依頼することがあります。
  • 消去を警告するメールの送信機能をブランド設定やメールのリソースファイルで無効にすることはできません。ただし、メールの内容をカスタマイズすることはできます。

詳細情報

 

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