Pourquoi les données se reproduisent‑elles dans plusieurs champs ? Utiliser l’étendue de la saisie des données

L’étendue de la saisie des données fonctionne au niveau d’une enveloppe ou d’un document et est utile pour répéter du contenu dans les champs ayant le même nom ou la même « étiquette de données ».  Si vous envoyez ou signez des enveloppes, et que vous remarquez que ce que vous saisissez dans les champs est dupliqué dans un autre champ sur le document ou dans l’enveloppe, et que les champs semblent « liés », il est probable que vous constatiez un exemple d’étendue de la saisie des données.

Lorsque vous donnez une même valeur aux étiquettes de données de champs du même type, les données du champ deviennent liées. Cela signifie que lorsque l’expéditeur prépare le document ou le modèle, et quand le signataire signe le document, une entrée dans l’un des champs associés est insérée automatiquement dans tous les champs portant la même étiquette de données. Ce comportement est limité par le paramètre de compte « Étendue de la saisie des données ». Ce paramètre peut restreindre la réplication aux champs liés dans un seul document, ou l’étendre dans une enveloppe entière à tous les champs liés . Ce paramètre, appelé « Répliquer automatiquement les informations dans les champs avec la même étiquette de données »peut être défini dans DocuSign Admin, sous « Paramètres de l’Espace Envoyer ». 

Remarque : par défaut, l’étendue de la saisie des données est définie sur l’enveloppe. La possibilité de modifier ce paramètre dépend de votre forfait. Si le paramètre n’est pas disponible dans vos Paramètres de l’Espace Envoyer, veuillez contacter le gestionnaire de votre compte DocuSign ou notre équipe commerciale pour assistance.

Étapes à exécuter :
  1. Envoyer une enveloppe à partir de DocuSign eSignature, comme d’habitude
    • Nouveau > Envoyer une enveloppe > Charger des documents, Ajouter des destinataires, Ajouter tout message aux destinataires comme vous le souhaitez, Cliquer sur « Suivant »
  2. Dans l’écran de balisage, assurez‑vous que les noms des étiquettes de données pour les champs que vous souhaitez répéter exactement orthographiés et capitalisés de façon identique. Vous pouvez copier le nom d’un champ et le coller dans un autre, dans la boîte appelée « Étiquette de données » qui apparaît sur le côté droit après avoir cliqué sur un champ particulier. La section de propriétés du champ indiquera quand les champs sont liés, comme indiqué dans l’exemple ci‑dessous.
​​Étendue de la saisie des données - Espace Envoyer

Règles importantes / Remarques

  • L’étendue de la saisie des données ne fonctionne qu’avec les champs Case à cocher, Société, Texte, Liste déroulante, Nom, Annotation et Fonction. C’est une fonctionnalité passive qui est toujours activée et qui ne peut pas être désactivée. La seule façon de « désactiver » cette fonctionnalité est de s’assurer que chaque champ de votre enveloppe a une « Étiquette de données » ou « Nom » unique.
  • L’étendue de la saisie des données est définie au niveau du compte pour qu’elle :
Document : ne s’applique qu’aux champs ayant la même étiquette de données pour un seul fichier ou document.
ou
Enveloppe : s’applique aux champs ayant la même étiquette de données pour tous les fichiers contenus dans chaque enveloppe
  • L’étendue ne peut pas être réduite au niveau de la page.
  • Les champs en Lectures seules (verrouillés) ne prennent pas en charge l’étendue de la saisie des données. Vous devez décocher la case Lecture seule pour que cette fonctionnalité fonctionne sur les champs que vous modifiez. (Si vous cochez Lecture seule, cela aura pour effet de cacher ce champ du document.)
  • Si vous utilisez cette fonctionnalité sur des champs des Listes déroulantes, nommez d’abord les champs avec la même étiquette de données ou de « nom », puis ajoutez ensuite les options (liste ou série). Si vous faites cela dans l’ordre inverse, la liste ou la série d’options sera supprimée lors du changement de nom des étiquettes de données. 
  • Si vous êtes un signataire et que le comportement vous semble involontaire, veuillez en informer l’expéditeur. L’expéditeur peut utiliser l’action Corriger pour ajuster le noms des champs et désactiver la réplication. ​

Avantages / Cas d’utilisation :

Utiliser l’étendue de la saisie des données est un excellent moyen d’accélérer le processus de signature en dupliquant automatiquement les données dans l’ensemble du document. Cela peut permettre aussi de réduire les erreurs potentielles de l’expéditeur ou du signataire. Un cas d’utilisation courant de l’étendue de la saisie des données comprend la duplication de l’adresse ou du numéro de téléphone d’un signataire sur tout formulaire qui possède plusieurs champs où saisir les mêmes coordonnées (sur un formulaire de demande d’emploi par exemple).


Ressources

Propriétés des champs
Paramètres de l’Espace Envoyer