Pourquoi mes enveloppes complétées ne sont‑elles pas affichées dans Salesforce ?

Problème

Des enveloppes sont envoyées depuis Salesforce, mais Salesforce ne reçoit pas les enveloppes complétées de DocuSign.

Contexte et meilleures pratiques

Pour la configuration et la compréhension de base, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur DocuSign Connect pour Salesforce.

Quand un état ne parvient pas à être mis à jour dans Salesforce, la première chose à vérifier sont les paramètres de DocuSign Connect.

1. Tout d’abord, activez la journalisation Connect et consultez les journaux résultants pour toute erreur.
2. Déterminez s’il y a eu récemment des changements dans l’environnement Salesforce ou DocuSign ?
3. Déterminez le périmètre du comportement :

a. Est‑ce que les mises à jour de l’état échouent pour tout le monde ou seulement pour certains utilisateurs ?
b. Si des utilisateurs spécifiques sont touchés, est‑ce que le problème est lié à un type spécifique d’enregistrement ?
c. Depuis combien de temps cela s’est‑il produit ? Ce laps de temps indique‑t‑il quelque chose de pertinent relatif au (2) ci‑dessus?

La liste ci‑dessus est conçue comme un point de départ, mais chaque réponse a tendance à vous conduire à de nouvelles étapes vers une solution plus spécifique. 

Solution

1. Accéder aux paramètres Connect :

a. Identifiez‑vous sur DocuSign. 
b. Cliquez sur votre image de profil, puis cliquez sur Aller à Admin.
c. Sélectionnez Connect.
d. Cliquez sur Salesforce pour accéder au panneau de configuration.

2. Authentification et Autorisations de Connect pour Salesforce :

a. La cause la plus probable d’un échec de publication à l’échelle de l’environnement est que le mot de passe enregistré n’est plus valide. Cela est confirmé dans les journaux Connect avec une erreur de mot de passe évidente comme dernière entrée. Le lien Reconfigurer l’ouverture de session vous permettra, en tant qu’administrateur Salesforce, de mettre à jour les identifiants.

b. Le profil d’utilisateur Salesforce saisi en (a) ci‑dessus correspond à un actuel utilisateur Salesforce. Cet utilisateur a ses propres autorisations. Gérer les autorisations d’écriture différée de l’utilisateur est un problème de configuration de Salesforce, mais il est important de comprendre le concept dans le contexte DocuSign. Un symptôme où certains objets ne parviennent pas à se mettre à jour mais que d’autres y parviennent dans un environnement entier indiquerait une limitation de l’accès de ce profil utilisateur pour le type d’objet défaillant. Attribuer un profil d’autorisations pur d’administrateur système devrait éliminer presque toutes les instances de ce type de défaillance.

3. Configuration du panneau Connect pour Salesforce :

a. Sous l’en‑tête Paramètres système du panneau de configuration, il y a une bascule « Connection active » ou « Connexion Inactive » pour activer/désactiver la publication globale vers Salesforce. Assurez‑vous que l’option « Connexion active » est activée pour permettre la publication globale.

b. Une idée fausse courante est que la section « Éléments sélectionnables par le destinataire » contrôle quels objets peuvent être écrits. Cette configuration définit quels objets peuvent être manuellement recherchés dans une enveloppe à l’état de brouillon envoyée à partir de la console web. Pour l’écriture différée sur les enveloppes venues de Salesforce et écriture différée générale pour les enveloppes contenant les métadonnées correctes, ce sera un élément de configuration tout à fait hors de propos.

c. Un des problèmes les plus fréquemment rencontrés est lorsque certains utilisateurs publient en différé et d’autres, pas. Il y a une section « Utilisateurs associés » dans le panneau qui possède une bascule radio globale entre « Tous les utilisateurs (nouveaux utilisateurs inclus) » et « Sélectionner les utilisateurs à inclure ». Si ce dernier est choisi, alors les nouveaux utilisateurs ne seront pas automatiquement activés pour écrire dans Salesforce et des utilisateurs spécifiques peuvent être désactivés pour la publication.

Image ajoutée par l’utilisateur

d. Chaque élément sous la section « Objets Connect » possède son propre « État » qui est « Actif » ou « Inactif ». Vous pourriez avoir à vérifier que les objets pertinents sont bien actifs.
e. Chaque élément sous la section « Objets Connect » possèdent aussi une case à cocher intrinsèque « Sur le document complété uniquement » qui permettra d’éviter de publier tant que le document n’est pas publié. Vous devriez bien vérifier ce paramètre, en particulier si la publication se produit mais seulement après un délai prolongé vers l’état complété.

4. Causes plus complexes et examiner la personnalisation :

a. Récupérer un journal est la suite logique à toute enquête Connect et il devrait être transmis quand vous contactez l’Assistance DocuSign, lorsque cela est possible. Pour une partie éclairée, un journal Connect d’une tentative de publication est la meilleure ressource et fournira souvent un plan d’action immédiat. 100 enveloppes sont consignées lorsque « Activer le journal (maximum 100) » est activé. Aller à Admin - Connect - Journaux vous fournira une liste sur laquelle cliquer et examiner. Pour la comprendre pleinement, un utilitaire de formatage comme Notepad++ ou nombreuses autres solutions web est recommandé pour formater au format .xml La structure logique est :

i. Les données de configuration en .xml
ii. Les données d’enveloppes en .xml
iii. L’appel et la réponse de l’activité de l’API Salesforce, contenant certains contenus en .xml

b. Si la journalisation est activée, mais qu’un journal, pour une publication qui devrait se produire, n’est pas créé, alors

i. Vérifiez que la publication globale est activée
ii. Vérifiez que l’utilisateur en question est activé comme « Utilisateurs associés »
iii. Vérifiez que la fonctionnalité Exiger une confirmation est activée et vérifiez ensuite la section Aller à Admin - Connect - Échec. Certains éléments seront affichés ici, mais sans être consignés.

c. Si l’objet dfs__DocuSign_Recipient_Status__c est ordonné au‑dessus de dfs__DocuSign_Status__c dans la section « Objets Connect », alors l’objet État du destinataire DocuSign ne sera pas créé à la première publication. Dans le journal, vous trouverez une erreur indiquant que l’objet parent État DocuSign n’a pas encore été créé à la première publication. Les symptômes peuvent être perçus comme « ça prend une heure à mon état de destinataire DocuSign à être créé » car il reste bloqué jusqu’à la prochaine publication, généralement à la première exécution du signataire.