Groupes de signature - FAQ

Pourquoi aurais‑je besoin de groupes de signature ?

  • Plusieurs personnes peuvent signer ou approuver.
  • Une seule est nécessaire.
  • Vous ne voulez pas avoir de blocages ou de retards dans votre flux de travail.

Exemple : tous les contrats doivent être revus et approuvés par le département juridique, avant d’être expédiés pour signatures. Plusieurs personnes de l’équipe juridique partagent cette responsabilité.

Problème : assigner une seule personne comme signataire ou décisionnaire peut créer une trop grande charge de travail pour cette personne. Et si elle est en vacances ou malade, l’ensemble de l’enveloppe est retardé.

Solution : le but est de répartir la charge de travail et de ne pas avoir une seule personne qui pourrait retarder l’exécution des documents. Nous avons besoin d’un moyen d’envoyer l’enveloppe à plusieurs personnes qui peuvent répondre aux exigences du destinataire et permettre à l’un d’eux de signer ou d’approuver.

Quel nombre maximum de groupes de signature puis‑je créer ?

Le nombre de groupes de signature maximum par défaut est de 50. Si vous souhaitez lever cette limite, veuillez contacter votre responsable de comptes. 50 est aussi le nombre maximal d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à un seul groupe de signature. Cette limite ne peut pas être levée. 

Comment puis‑je passer de « n’importe quel signataire » aux groupes de signature ?

L’article suivant contient les méthodes conseillées pour passer aux groupes de signature : comment puis‑je passer de « n’importe quel signataire » aux groupes de signature ?

Pourquoi devrais‑je passer de « n’importe quel signataire » aux groupes de signature ?

La fonctionnalité Tout signataire (n’importe quel signataire) sera abandonnée le 2 mars 2017. Toute enveloppe en cours envoyée avant le 2 mars 2017 à l’aide d’un destinataire de type « Tout signataire » devrait suivre son cour comme d’habitude.

Avantages des groupes de signature

  • Tous les membres d’un groupe de signature reçoivent une invitation à signer.
  • Un seul membre à la fois peut accéder à l’Espace Signature. Les autres membres peuvent y accéder si :
    • la session de signature expire
    • le signataire choisit de « Terminer ultérieurement »
  • Tous les membres d’un groupe de signature reçoivent la notification « Complétée », une fois l’enveloppe signée.
  • Tous les membres d’un groupe de signature peuvent consulter l’enveloppe à partir de l’application web.

Si un membre du groupe signature commence à signer puis clique sur « Terminer ultérieurement », sa progression sera‑t‑elle toujours en cours si un autre membre vient signer ?

Oui, tout, sauf les signatures et les paraphes sera préservé.
 

Que se passe‑t‑il si je modifie le groupe de signature après l’envoi d’une enveloppe au groupe ?

Les modifications faites aux groupes de signature n’affectent que les enveloppes qui sont envoyées après que la modification est faite. Les modèles existants seront actualisées automatiquement.

Qu’est‑ce‑que contient le certificat de réalisation ?

Le membre des groupes de signature qui ont consultés et signés une enveloppe est suivi dans le résumé de l’enveloppe, l’historique de l’enveloppe et le certificat de réalisation. Consultez la vue d’ensemble des groupes de signature.

Est‑ce‑que la session de signature est différente pour les membres du groupe signature qui signent l’enveloppe ?

Non. La session de signature est la même, comme si l’enveloppe avait été envoyée à un signataire individuel.