DocuSign Retrieve– Gérer les fichiers téléchargés

REMARQUE : une grande partie de cet article développe les concepts initialement couverts dans le Guide de démarrage de DocuSign Retrieve. Si vous n’avez pas encore lu ce guide, nous vous recommandons d’abord de le faire. Vous trouverez ici la dernière version du Guide de démarrage de DocuSign Retrieve .


Sortie

Pour comprendre comment DocuSign Retrieve gère les téléchargements, nous devons d’abord comprendre les options disponibles pour les formats de fichiers.
L’onglet Sortie dans DocuSign Retrieve vous permet de choisir où les fichiers sont téléchargés, dans quel format ils sont téléchargés et quelle structure de dénomination est utilisée pour les fichiers.
Onglet Sortie
DocuSign Retrieve propose quatre formats de fichiers, avec ou sans certificat (soit un total de 8 formats). Toutes les options de téléchargement comprendront également un fichier .CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules) contenant un résumé des éléments téléchargés. Les sélections effectuées sous l’onglet Colonnes de sortie contrôlent les informations comprises dans le fichier CSV.
  • Enregistrer sous un seul zip – Enregistre les documents dans chaque enveloppe sous forme de fichier .zip. Le fichier .zip utilise la convention de dénomination sélectionnée par le format de nom de fichier. Les documents contenus dans le zip conservent les mêmes noms qu’ils portaient lors de leur envoi.
  • Enregistrer les documents sous un seul PDF fusionné – Crée un fichier PDF pour chaque enveloppe. Si une enveloppe contenait plusieurs documents, nous les fusionnons en un seul grand PDF. Le nom de fichier sera déterminé par la sélection du format de nom de fichier. Ici, le choix de l’option Avec certificat ajoutera le certificat de réalisation à la fin du PDF.
  • Enregistrer les documents en tant que fichiers PDF séparés – Agit de la même manière que l’option Enregistrer sous un seul Zip. Cependant, les dossiers créés ne sont pas compressés. Comme ci-dessus, le dossier utilisera les règles de format du nom de fichier et les fichiers à l’intérieur du dossier conserveront leur nom d’origine utilisé lors de leur envoi pour signature.
  • Aucun PDF - Télécharge uniquement le fichier .CSV contenant le résumé , et non les enveloppes elles-mêmes.

Afficher les résultats

Lorsque vous ouvrez le dossier dans lequel vous avez choisi de télécharger les résultats, il contiendra tous les résultats correspondant aux critères définis dans les onglets Plage de dates et Filtres d’enveloppe. Si vous avez coché la case « Ignorer si manquant » sous Colonnes de sortie, les enveloppes ne contenant pas un ou plusieurs des éléments d’information dans votre zone Champs d’index ne seront pas téléchargées. Dans la capture d’écran précédente, nous avons sélectionné le format « PDF distincts avec certificat » et « Utiliser l’Identifiant d’enveloppe ». Voici les résultats :
Résultats
Dans la mesure où « Utiliser l’Identifiant d’enveloppe » a été sélectionné comme format de nom de fichier, chaque dossier est l’Identifiant d’enveloppe de l’une des enveloppes téléchargées. Dans ce dossier, nous voyons un PDF pour chaque document, et un PDF « Résumé » distinct (le certificat de réalisation).
Enveloppe

Foire aux questions

Q : J’ai sélectionné le mauvais format ou les mauvaises colonnes de sortie. Lorsque je choisis les bons paramètres, rien ne se télécharge !
R : DocuSign Retrieve est configuré pour ne pas télécharger les mêmes enveloppes plusieurs fois, sauf si l’état de l’enveloppe a changé depuis la dernière fois qu’elle a été téléchargée. Cela est dû au fait que chaque compte DocuSign dispose d’un nombre limité d’appels API pouvant être effectués chaque heure et que DocuSign Retrieve utilise l’API de DocuSign pour extraire des données. Si vous dépassez la limite d’appels API, vous devrez alors attendre le début de l’heure suivante pour obtenir plus d’informations.
DocuSign Retrieve garde une trace de ce que vous avez déjà téléchargé en créant un fichier caché sur votre ordinateur. Sachant cela, il existe plusieurs façons d’extraire les mêmes informations déjà extraites précédemment :
  1. Modifiez l’emplacement où vous enregistrez vos résultats. Le fichier caché est enregistré dans le même dossier que celui des résultats d’une recherche. Enregistrez votre recherche dans un dossier différent et un nouveau dossier caché y est créé pour suivre ce qui a été téléchargé dans ce dossier.
  2. Supprimez le dossier dans lequel vous avez enregistré vos résultats précédents et recréez-le. Le résultat final est le même pour DocuSign Retrieve que la première option. La simple suppression du contenu du dossier ne sera pas suffisante, car vous ne pouvez pas supprimer les fichiers cachés à moins de pouvoir les voir, ou vous devez supprimer le dossier dans lequel ils se trouvent (voir le point nº 3 ci-dessous). Si vous supprimez complètement le dossier, le fichier caché le sera également. Créez un nouveau dossier avec le même nom et votre prochaine recherche qui sera enregistrée dans ce dossier n’aura pas d’historique filtré.
  3. Configurez votre ordinateur pour afficher les fichiers cachés et vous pourrez interagir avec le fichier caché en question. Pour savoir comment afficher les fichiers cachés dans Windows, consultez l’article d’assistance Microsoft suivant :
ATTENTION : Microsoft utilise des fichiers et des dossiers cachés pour protéger certaines sections de Windows contre le déplacement ou la suppression accidentels. Bien que DocuSign puisse confirmer que la modification du dossier .downloaded créé par DocuSign Retrieve n’endommagera pas votre ordinateur, nous ne pouvons pas vous le confirmer pour tout autre fichier ou dossier caché. Soyez prudent lorsque vous interagissez avec des fichiers ou des dossiers normalement cachés.

Une fois révélé, l’icône d’un fichier ou dossier caché apparaîtra en transparence par rapport aux autres icônes. Pour DocuSign Retrieve, le nom du dossier en question est .downloaded. Une fois que vous pouvez voir le dossier, vous pouvez supprimer uniquement ce dossier. Cela supprimera les enregistrements de DocuSign Retrieve des éléments déjà téléchargés, ce qui vous permettra d’effectuer une nouvelle recherche.
  1. En utilisant le processus de l’option n° 3 ci-dessus, vous pouvez également modifier le contenu du dossier .downloaded. Dans ce dossier, DocuSign Retrieve crée un fichier .txt pour chaque enveloppe (en utilisant l’Identifiant d’enveloppe comme nom). Vous pouvez supprimer des fichiers .txt individuels du dossier .downloaded pour permettre à des enveloppes spécifiques de se télécharger à nouveau, tout en conservant les autres pour éviter qu’ils soient à nouveau téléchargés.
Q : Les résultats de ma recherche dans DocuSign Retrieve ne contenaient pas l’enveloppe spécifique que je m’attendais à trouver.
R : Cela peut se produire pour plusieurs raisons. Voici certaines des causes les plus courantes :
  1. Elle a déjà été téléchargée lors d’une recherche précédente enregistrée dans le même dossier. Ce problème a été abordé lors de la question précédente et peut facilement être testé en remplaçant le dossier de sortie par un nouveau que vous n’avez jamais utilisé dans DocuSign Retrieve auparavant.
  2. La plage de dates n’incluait pas la date correcte. Comme indiqué dans le Guide de démarrage de DocuSign Retrieve, les dates et heures de DocuSign Retrieve utilisent le réseau GMT, non pas votre heure locale. Assurez-vous de tenir compte de ce décalage horaire sur la page Plage de dates. Notez également que l’heure GMT ne change pas lorsque l’heure d’été change. Si vous vivez dans un endroit où l’heure d’été est utilisée, votre décalage GMT sera différent si la plage de dates désirée était située pendant l’heure d’été ou non. Par exemple, si vous souhaitez rechercher des enveloppes qui ont été complétées le 20 août 2017 (heure de l’Est), définissez votre plage de dates sur du « 20/08/2017 4:00:00 AM » au « 21/08/2017 4:00:00 AM ». Puisque le 20 août correspond à l’heure d’été aux États-Unis, le décalage GMT est de -4. Cela signifie que l’Est des États-Unis a 4 heures de retard sur le réseau GMT. Donc, à minuit (heure de l’Est), il est 4 heures du matin GMT. Ainsi, l’heure d’été de l’est de minuit à minuit serait de 4 h 00 à 4 h 00 GMT.
  3. Les filtres d’enveloppe ont été définis de manière à exclure l’enveloppe. Les filtres d’enveloppe et la plage de dates fonctionnent ensemble. Puisqu’une enveloppe peut avoir des dates très différentes qui lui sont associées, DocuSign Retrieve gère ce paramètre en recherchant les enveloppes où l’événement choisi dans l’onglet Filtres d’enveloppe s’est produit pendant les heures sélectionnées dans l’onglet Plage de dates. La colonne de gauche correspond à l’état dans lequel se trouvait l’enveloppe avant la modification et la colonne de droite à l’état que l’enveloppe a adopté. Pour la plupart des recherches standard, vous ne cocheriez aucune des options de la colonne de gauche et ne sélectionneriez que l’état atteint par l’enveloppe dans la colonne de droite. Prenons l’exemple ci-dessus avec toutes les enveloppes complétées le 20 août 2017 : vous laisseriez la colonne de gauche vide et sélectionneriez « Complété ou signé par tous les signataires » dans la colonne de droite. Cela signifie que DocuSign Retrieve extraira toutes les enveloppes qui ont atteint l’état Complétée, dans les délais définis dans l’onglet Plage de dates, quel que soit l’état dans lequel elles se trouvaient avant d’être Complétées.
  4. La case « Ignorer en cas de manque » a été cochée sous Colonnes de sortie. Comme mentionné sous « Afficher les résultats » ci-dessus, cocher cette case signifie que toutes les enveloppes qui ne contiennent pas un ou plusieurs des champs de la zone Champs d’index seront exclues des extractions de résultats de DocuSign Retrieve. Il est conseillé de n’utiliser la case « Ignorer en cas de manque » que si vous disposez d’un workflow bien établi qui utilise un modèle et que vous essayez uniquement d’extraire des données pour ce workflow spécifique.
  5. L’enveloppe en question n’a pas été envoyée depuis le compte avec lequel vous vous êtes connecté. DocuSign Retrieve ne peut extraire que les données des enveloppes envoyées par un utilisateur sur le compte DocuSign avec lequel il est connecté. Si vous gérez plusieurs comptes DocuSign et que l’enveloppe a été envoyée depuis l’un de ces comptes, vous devrez connecter DocuSign Retrieve à ce compte avant de pouvoir extraire l’enveloppe. Si l’enveloppe en question a été envoyée par une autre organisation, DocuSign Retrieve ne pourra pas extraire cette enveloppe, même si un membre de votre compte a été l’un des signataires de cette enveloppe.
Q : Comment savoir si je dispose de la dernière version de DocuSign Retrieve ?
R : Utilisez le lien en haut de cet article qui vous dirige vers le Guide de démarrage de DocuSign Retrieve pour découvrir la dernière version de DocuSign Retrieve. Chaque fois que DocuSign publie une nouvelle version de DocuSign Retrieve, nous mettons à jour le numéro de version du guide de démarrage, et nous mettrons à jour le guide lui-même pour refléter les modifications apportées au programme.
Le numéro de version de DocuSign Retrieve est inclus dans le nom de fichier du programme par défaut et est également affiché dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du programme. Vous pouvez également trouver le numéro de version en accédant à Aide> À propos du programme.


Q : Comment obtenir la dernière version de DocuSign Retrieve ?
R : Chaque itération de DocuSign Retrieve est conçue comme un produit autonome et ne se met pas à jour automatiquement. Si vous constatez que vous ne disposez pas de la dernière version de DocuSign Retrieve, veuillez visiter notre page Contacter l’assistance et créer une requête pour demander le lien de téléchargement de la dernière version. Une fois que votre équipe de compte a vérifié que le contrat de votre entreprise inclut DocuSign Retrieve, elle peut vous envoyer le lien vers la version actuelle de DocuSign Retrieve.

Q : Je crois avoir rencontré un bug dans DocuSign Retrieve. Que faire ?
R : Nous vous recommandons tout d’abord de vous assurer d’utiliser la dernière version de DocuSign Retrieve. Les correctifs des bugs signalés dans les versions antérieures de DocuSign Retrieve sont inclus dans la dernière version. Ainsi, si vous n’utilisez pas la dernière version, il est probable que nous ayons déjà résolu le problème que vous rencontrez !
Si vous avez mis à jour la dernière version (ou avez confirmé que vous utilisez déjà la dernière version), nous vous recommandons de contacter l’assistance DocuSign pour obtenir de l’aide. Notre équipe d’assistance pourra enquêter sur le problème et effectuera un rapport auprès de nos ingénieurs si un problème avec le programme est confirmé.

Si le problème concerne une enveloppe spécifique, assurez-vous d’avoir l’Identifiant d’enveloppe à portée de main, car l’assistance en aura besoin pour enquêter. Contacter l’assistance