Comment puis‑je appliquer plusieurs modèles à la même enveloppe ?

Problème

Vous avez plusieurs modèles qui s’appliquent à différentes situations, et vous souhaitez envoyer une enveloppe qui comprend plusieurs modèles.

Certains clients ont plusieurs ensembles de documents qui n’ont pas toujours à être envoyés ensemble (en fonction de l’affaire spécifique sur laquelle ils travaillent).  Pour éviter de bombarder leurs signataires avec plusieurs enveloppes à signer séparément (et pour économiser sur les frais envoi par enveloppe), un expéditeur préférera envoyer une plus grande enveloppe contenant des documents provenant de plusieurs modèles différents.  Il s’agit d’une demande récurrente dans l’immobilier, où de nombreux documents différents doivent être signés, mais où les documents spécifiques ne sont pas toujours les mêmes (en fonction de la propriété et de son adresse).


Solution(s)

Comme expéditeur, vous devriez tout d’abord relire chacun des modèles que vous souhaitez utiliser. 

Pour que deux modèles puissent fusionner correctement, le Nom de rôle, l’Action de rôle et l’Ordre d’acheminement du ou des signataires doivent être uniformes à travers tous les modèles. 

Par exemple, si vous disposez de trois modèles, chacun avec un seul signataire, le Nom de rôle et l’ordre d’acheminement du signataire dans chaque modèle doivent être exactement les mêmes.  Lorsque vous utilisez plusieurs modèles, DocuSign suppose que des noms de rôles ou des ordres d’acheminement différents signifient donc des signataires différents, et les rôles ne seront donc pas fusionnés si les Noms de rôles ou les ordres d’acheminement sont différents.

Remarque : l’action d’un rôle doit aussi correspondre, mais les critères d’identification n’ont pas à correspondre forcément. Si les critères d’identification pour un seul rôle diffèrent selon les modèles, DocuSign tentera de fusionner les critères. Par exemple, si modèle 1 exige un code d’accès et que modèle 2 exige une authentification par SMS, le fait d’utiliser les deux modèles exigera du signataire un code d’accès et une authentification par SMS.

    Instructions

    1. Cliquez sur l’onglet Gérer, puis cliquez sur Nouveau > Envoyer une enveloppe pour commencer une nouvelle enveloppe.  Remarque : vous pouvez aussi utiliser Nouveau > Utiliser un modèle, mais vous ne pouvez sélectionner qu’un seul modèle à partir de cet écran et devez sélectionner Modification avancée pour pouvoir utiliser plusieurs modèles.
    2. Sous la section Ajouter des documents à l’enveloppe en haut, cliquez sur « Utiliser un modèle ».
    3. Cochez la case pour chaque modèle qui sera appliqué à l’enveloppe, puis cliquez sur « Ajouter la sélection ».
    4. DocuSign importera tous les documents, champs et destinataires de tous les modèles sélectionnés.  L’ordre des documents apparaîtra en haut de la page, et vous pouvez en modifier l’ordre en faisant glisser la vignette du document.
    Ordre des documents sous NDSE
    1. Examinez la zone Ajouter des destinataires.  Lors de la fusion de modèles en une seule enveloppe, DocuSign recherche l’e‑mail, le nom, le rôle, l’ordre et l’action. Tous les cinq doivent correspondre entre deux modèles différents pour qu’on puisse les fusionner.
    2. Si les rôles fusionnent correctement sous « Destinataires et acheminement », les champs associés fusionneront aussi la propriété.  Si les rôles ne fusionnent pas, supprimer un rôle supprimera les champs attribués à ce rôle.
    3. Une fois les modèles fusionnés, vous êtes ensuite libre de modifier l’ordre, les e‑mails et les noms.  Une fois les modèles appliqués à l’enveloppe, la fusion est terminée, et vous pouvez personnaliser l’enveloppe au besoin.

    Problèmes courants

    Pourquoi les destinataires n’ont pas été fusionnés correctement ?
    Lorsque vous avez ajouté les destinataires à chaque modèle, ils ne correspondent pas exactement.  Vérifier l’orthographe, la ponctuation et l’espacement (y compris les espaces de début et de fin) des modèles source.  L’Ordre, le Rôle, l’E‑mail, le Nom et l’Action doivent tous correspondre. 

    Si l’E‑mail et/ou le Nom ne sont pas présents dans le modèle, alors seuls le Rôle, l’Ordre et l’Action importent.

    Un champ vide reste une valeur, et donc toutes les instances de ce destinataire devront être vides dans chaque modèle pour que ces rôles puissent fusionner.
    Remarque : la fusion ne se produit pas après que le modèle a été appliqué à l’enveloppe. Si les rôles d’un modèle ne fusionnent pas lors de l’application initiale du modèle, le seul moyen de forcer une fusion automatique consiste à supprimer l’enveloppe à l’état de brouillon, à rechercher la différence dans les modèles sources et à recommencer avec une nouvelle enveloppe.

    Puis‑je forcer la fusion des rôles dans une enveloppe après avoir appliqué des modèles ?
    Le processus n’est pas simple, et si l’enveloppe contient un grand nombre de pages ou de balises, ce n’est pas facile.  Si vous ne pouvez pas fusionner les rôles de plusieurs modèles, vous devrez réattribuer manuellement les balises au rôle souhaité, puis supprimer le rôle en trop.  Si le système vous avertit que les balises d’un rôle seront supprimées, cela signifie qu’il y a encore des balises attribuées à ce rôle.  L’avertissement vous indiquera combien de balises sont toujours attribuées à ce rôle.  Quand vous ne recevez plus d’avertissement lorsque vous essayez de supprimer un rôle, vous avez correctement réattribué toutes les balises de ce rôle. La suppression de ce rôle ne présente aucun risque.

    En raison des efforts manuels requis (et donc du risque d’erreurs humaines), ce processus n’est pas recommandé.
     

    Quel objet et message de modèles sont appliqués ?
    Si vous appliquez plusieurs modèles, le message et l’objet du premier modèle appliqué sont utilisés. Remarque : si ces champs contiennent déjà quelque chose quand un modèle est appliqué, l’objet et le message restent inchangés.

    En savoir plus