Comment déclencher un envoi groupé et mettre à jour les enregistrements Salesforce


Remarque : il s’agit d’un workflow personnalisé non pris en charge par l’assistance DocuSign. Si vous avez besoin d’aide avec ce workflow, veuillez contacter le responsable de votre compte pour planifier un rendez‑vous avec notre équipe de services professionnels.
 

Objectif

L’objectif de cet article est de montrer comment vous pouvez intégrer la fonctionnalité d’envoi groupé de DocuSign avec Salesforce.

Vue d’ensemble

La fonctionnalité DocuSign améliorée d’envoi groupé permet aux expéditeurs d’envoyer simultanément facilement un document standardisé à plusieurs destinataires.  Comme les enveloppes envoyées à l’aide de cette fonctionnalité ne sont pas envoyées depuis Salesforce, voici quelques‑uns des problèmes rencontrés par les utilisateurs lorsqu’ils combinent une solution d’envoi groupé avec leur organisation Salesforce  :
  1. Comment puis‑je fusionner des données de Salesforce dans une enveloppe DocuSign ?
  2. Comment puis‑je publier les mises à jour des enveloppes envoyées d’un coup, dans Salesforce ?
  3. Comment puis‑je associer les statuts des enveloppes DocuSign aux enregistrements Salesforce ?
  4. Comment puis‑je joindre le document complété aux enregistrements Salesforce ?
Sans une configuration personnalisée Connect, les enregistrements individuels Salesforce associés aux destinataires de l’envoi groupé ne peuvent pas être mis à jour. Il est important de relever ces challenges pour pouvoir migrer avec succès les données d’envoi groupé vers Salesforce. Nous en discutons dans cet article.

Conditions préalables

Liste des tâches / Table des matières

  1. Créer un rapport Salesforce personnalisé
  2. Créer un modèle DocuSign
  3. Créer des workflows DocuSign Connect personnalisés
    1. Mettre à jour le statut du destinataire
    2. Mettre à jour l’enregistrement Salesforce (valeurs de champ)
    3. Joindre le document complété
  4. Modifier votre fichier CSV pour l’envoi groupé
  5. Envoyer l’envoi groupé
  6. Suivi du statut de l’enveloppe dans Salesforce
  7. Addendum : envoi groupé avec mise en correspondance des champs personnalisés d’enveloppe

Exemple d’utilisation

Je suis le propriétaire d’une salle de fitness appelée « Club de remise en forme pour tous ». J’ai modifié mon document « Conditions générales de vente » que tous mes membres actuels doivent remplir et signer. Dans mon formulaire, j’ai également une section où fournir un contact en cas d’urgence.

Voici les exigences qui ont été déterminées :
  1. Envoyer le nouveau formulaire à tous les membres actifs.
  2. Pré‑remplir dans le formulaire le numéro d’adhésion à partir de Salesforce. (Les étapes 2 à 4 sont faites par courtoisie pour que le membre n’ait pas à renseigner lui‑même ces informations dans les documents qu’il signe.)
  3. Pré‑remplir le nom de l’adhérent à partir de Salesforce.
  4. Pré‑remplir les informations de contact en cas d’urgence à partir de Salesforce.
  5. Autoriser le membre à mettre à jour le contact d’urgence.
  6. Toutes les mises à jour du contact d’urgence doivent être publiées dans leur enregistrement « Contact » dans Salesforce.
  7. Possibilité de suivre le statut de l’enveloppe DocuSign dans l’enregistrement « Contacts ».
  8. Une fois les enveloppes complétées, la version signée du formulaire doit être publiée dans les « Notes et pièces jointes » ou « Fichiers » de son enregistrement « Contacts » dans Salesforce.
 

Créer un rapport Salesforce personnalisé

Vue d’ensemble

Pour pouvoir envoyer une enveloppe à des destinataires groupés, nous devons créer un fichier .csv qui contiendra la liste de tous les contacts. Au lieu de le créer à partir de zéro, nous pouvons utiliser les rapports de Salesforce. Salesforce permet de facilement générer un rapport personnalisé au format .csv.

Étapes (à fins de démonstration uniquement)

Ouvrez dans Salesforce.com l’application ou l’onglet Rapports, puis exécutez / créez un nouveau rapport.
Sélectionnez le bouton Nouveau rapport. 
L’une des conditions était d’envoyer à tous les membres « Actifs » le nouveau formulaire.
Lors de la création de mon rapport personnalisé, j’ai commencé avec Contacts et comptes.
Tous mes contacts ont une étiquette de liste de sélection « État de l’adhésion ». Dans mon rapport, j’ai bien filtré ce champ avec la valeur « Actif ».

Dans Salesforce Classic, cela pourrait ressembler à ceci 
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: Je dois aussi recueillir les noms et les adresses e‑mails des membres du club de fitness. J’ai ajouté les colonnes suivantes à mon rapport :
  1. Nom complet
  2. E‑mail
  3. Numéro d’adhésion
  4. Personne à contacter en cas d’urgence
  5. Téléphone d’urgence
  6. Relation
  7. Identifiant du contact (ou « Identifiant de l’enregistrement » selon votre scénario)
Veuillez noter que je souhaite recueillir « l’identifiant de contact » de chaque contact ou « membre du club » dans Salesforce. Cela sera important par la suite, car nous voulons écrire les informations du contact en cas d’urgence sur des pages d’enregistrement Salesforce spécifiques dans Salesforce. Nous les utiliserons pour mettre en correspondance ces données.

Exécutez le rapport et cliquez sur le bouton « Exporter ». Dans la liste de sélection du format du fichier d’exportation, choisissez « Délimité par des points‑virgules .csv ». Le choix par défaut du codage du fichier exporté convient tel quel.

Dans Salesforce Classic, cela pourrait ressembler à ceci 
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: Dans Salesforce Lightning, cela pourrait ressembler à ceci :
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Sélectionnez le bouton « Exporter » pour télécharger le fichier .csv. Ouvrez le fichier .csv et enregistrez-le quelque part sur votre ordinateur ou sur un réseau auquel vous pourrez accéder ultérieurement.

Salesforce peut ajouter des droits d’auteur et des métadonnées supplémentaires sur la personne qui a généré le rapport dans votre fichier .csv. Assurez-vous que cela est bien retiré pour nos besoins de gestion du fichier .csv ultérieur. Enregistrez à nouveau votre fichier .csv après avoir supprimé les rangs Excel, comme ceux ci-dessous, le cas échéant.

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Créer un modèle DocuSign

Vue d’ensemble

Vous allez ensuite créer un modèle DocuSign qui sera utilisé pour déterminer comment seront envoyées les enveloppes. Consultez cette vidéo introductive sur les modèles DocuSign ici si vous ne vous êtes pas déjà familiarisé avec ce concept.
  1. Définissez un nom de modèle.
  2. Chargez ensuite un document qui est, dans mon cas, le document « Conditions générales de vente », document que je souhaite voir complété et signé par mes membres. 
  3. Ajoutez un Rôle de destinataire, comme « Membre » (dans mon exemple). Laissez les champs Nom et E‑mail vides.
  4. Définissez un Objet de l’e‑mail (titre) qui soit descriptif ; dans mon exemple, « Veuillez signer avec DocuSign : Conditions générales de vente ».
  5. Facultatif : après le titre, placez un tiret et insérez un champ de fusion pour saisir dynamiquement des données spécifiques sur l’enveloppe lors de sa création. Cliquez sur la case contenant une flèche sur le champ de l’objet de l’e‑mail et choisissez par exemple « [[Member_UserName]] ». Si cette option est utilisée, chaque enveloppe envoyée aura un objet unique et sera donc facilement identifiable ultérieurement. 
  6. Facultatif : saisissez un message à tous les destinataires.
  7. Facultatif : cliquez sur « Modifier » en regard de Options avancées et vérifiez les paramètres du modèle afin de comprendre comment les enveloppes hériteront de certains paramètres lorsque vous procéderez plus tard à l’envoi groupé. Ajustez‑les si nécessaire, cliquez sur Enregistrer.
  8. Cliquez sur SUIVANT.
  9. Ajoutez des champs Signature, Paraphe ou Date de signature, selon vos besoins.
  10. Ajoutez des champs de texte au document où les données seront saisies, telles que le numéro d’adhésion, les informations de contact d’urgence, etc. que nous avons précédemment téléchargées à partir du rapport Salesforce. Après avoir ajouté plusieurs zones de texte à votre document, cliquez sur celles‑ci les unes à la fois et définissez la propriété appelée Étiquette de données de sorte que ce soit un terme facilement identifiable. Une étiquette de données, également connue sous le nom de champ, contient un identificateur de champ qui n’est visible que par l’expéditeur et qui sera plus tard utilisé pour mettre en correspondance les données de votre fichier .csv et les enveloppes créées lors de l’envoi groupé. Par exemple, le champ de texte qui sera utilisé pour le numéro d’adhésion sera étiqueté comme « Numéro d’adhésion ». Par exemple, le champ de texte qui sera utilisé pour le numéro d’adhésion sera étiqueté comme « Numéro d’adhésion ».

Exemple

En‑tête de colonne du fichier CSV et données en provenance du rapport Salesforce :
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Propriété de l’étiquette de données du champ Texte du modèle, étiquetée de manière identifiable pour la mise en correspondance :
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  1. Cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER.

IMPORTANT !

Dans votre modèle DocuSign, assurez‑vous d’inclure un champ Texte qui sera réservé au remplissage de l’identifiant du contact ou de l’identifiant de l’enregistrement. La fonctionnalité Connect de DocuSign devra référencer à l’identifiant pour pouvoir publier les données dans les enregistrements Salesforce après que l’envoi groupé aura fait l’objet d’une action (Envoyé / devient complété / est invalidé, etc.). Nous reprendrons cela dans la section « Suivi du statut de l’enveloppe dans Salesforce ».

Cliquez sur votre modèle, puis sur Modifier. Ou choisissez la flèche déroulante et sélectionnez Modifier. Dans le modèle, créez ou repérez le champ de texte avec l’étiquette de données « Identifiant du contact », après avoir cliqué sur SUIVANT, et définissez les propriétés suivantes. (Sélectionnez le champ une fois pour voir ensuite à droite les propriétés) :
  1. Assurez‑vous que Identifiant du contact est défini pour l’Étiquette de données.
  2. Cochez la case en regard de Lecture seule. (Ainsi, vos destinataires ne pourront pas modifier la valeur dans ce champ.) 
  3. Développez la section Formatage, modifiez la couleur de la police en « Blanc ». (Comme mon document est aussi blanc et que le champ est en lecture seule, cela masquera le champ au destinataire pendant la signature, mais il figurera sur le document afin de relier le document final à un enregistrement Salesforce.)
  4. Disposez le champ Texte dans une zone du modèle où il n’y a pas de texte, mais seulement l’arrière plan de la page. J’ai disposé le mien dans le coin supérieur droit de mon document.
  5. Enregistrer votre modèle en cliquant sur ENREGISTRER ET FERMER.
 

Créer des workflows Connect personnalisés

Vue d’ensemble

DocuSign Connect pour Salesforce est un service push qui publie les données d’enveloppe vers les applications connectées, en l’occurrence Salesforce. Avec Connect, les statuts des enveloppes, les données et les documents signés peuvent selon les besoins être mis à jour dans Salesforce, tels que paramétrés dans Connect. 


Mettre à jour le statut du destinataire

Vue d’ensemble
Le statut de destinataire DocuSign est un objet Connect et un workflow par défaut. Lors de la création d’enveloppes à partir d’un enregistrement de Contact avec DocuSign pour Salesforce, les enregistrements de statut du destinataire sont automatiquement créés et liés à l'enregistrement du Contact, car dans ce workflow, l’identifiant du contact ou de l’identifiant de l’enregistrement devient un champ personnalisé au niveau de l’enveloppe qui n’est pas affiché par ce processus, mais qui se produit en coulisses. Comme dans cet exercice, vous enverrez des enveloppes depuis l’application web DocuSign (DocuSign.fr), nous devons créer un workflow personnalisé pour pouvoir relier le statut à l’enregistrement du Contact approprié dans Salesforce. Sans cette étape, le statut des destinataires serait créé dans Salesforce (et pourrait par exemple se retrouver jusque dans les enregistrements des statuts des destinataires DocuSign), mais ne serait lié à aucun enregistrement de contact spécifique. 
Étapes
Identifiez‑vous sur DocuSign et naviguez en tant qu’administrateur parmi les options suivantes :
  1. Demandez à un administrateur DocuSign de cliquer sur Paramètres à partir de la bannière du haut sur la page principale de DocuSign :
  2. Facultatif : sélectionnez le bon compte, si vous en avez plusieurs. Cliquez sur la vignette Comptes si vous êtes un administrateur d’organisation.
  3. Cliquez sur Connect dans la barre latérale de gauche.
  4. Cliquez sur Configuration Salesforce. (Remarque : si cette option n’est pas disponible, nous vous recommandons d’installer et de configurer DocuSign eSignature pour Salesforce.)
  5. Sélectionnez le bouton « Nouvel Objet » puis cliquez sur Objet Salesforce pour créer un nouvel objet Connect personnalisé.
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Ceci aura pour effet de lancer la vue « Edition de l’objet ».
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  1. Mettez à jour le Nom de l’objet et sa Description (non requise). J’ai appelé le mien « Statut de destinataires d’envoi groupé »
  2. Sélectionnez Statut du destinataire DocuSign dans le menu déroulant Sélectionner un objet Salesforce. (Remarque : ce choix peut être en bas de la liste de sélection.)
  3. Facultatif : nous garderons la case Ajouter en l’absence de correspondance décochée pour ne mettre à jour que les enregistrements existants dans Salesforce (nos pages d’enregistrements des membres du club).
  4. Sélectionnez Objet inactif en haut de la page et sélectionnez Activer l’objet.
  5. Définissez la section Sélectionner l’emplacement comme suit :
    • Champ Salesforce.com défini sur ID d’enregistrement (id)
    • Champ DocuSign défini comme Champ sécurisé de destinataire. Ensuite, définissez la zone de texte supplémentaire qui apparaît sur « l’identifiant d’enregistrement ». Cela correspond à ce que nous avons défini sur l’étiquette de données du champ de texte du modèle DocuSign. Utilisez l’identifiant du contact si c’est le nom que vous lui avez donné dans votre modèle.
  6. Définissez la section Mettre à jour les champs comme suit :
    • Champ Salesforce.com défini sur Salesforce Source ID (string)
    • Champ DocuSign défini sur Champ sécurisé de destinataire (alias champ ou balise DocuSign)
    • Une fois le champ Recipient Secure Field sélectionné, un champ supplémentaire représentant l’« étiquette de données » ou le nom du champ DocuSign que nous avons défini précédemment sera disponible pour être rempli. Dans mon exemple, c’est Identifiant du contact.
    • Ignorez la section Pièces jointes ; ne les cochez pas pour l’instant. 
Exemple d’un objet Salesforce personnalisé ci‑dessous :

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DocuSign Connect pour Salesforce a la capacité d’exécuter configurations Connect ou plusieurs workflows les uns après les autres. Il tentera de les exécuter comme listés, lorsqu’ils sont actifs, d’une manière logique de haut en bas, étape par étape.

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Il est très important d’exécuter ce workflow personnalisé après le « dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c »

original. Le dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c crée les statuts. Notre flux de travail personnalisé met à jour ces statuts pour qu’ils se rapportent à un enregistrement de contact. Si notre flux de travail personnalisé était exécuté avant la création de l’enregistrement (en d’autres termes, dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c dans la liste des objets Connect), la mise à jour échouera car vous ne pouvez pas mettre à jour un enregistrement qui n’existe pas encore.

Mettre à jour l’enregistrement Salesforce (valeurs de champ)

Vue d’ensemble
L’objectif des workflows Connect (objets) est de mettre à jour ou de créer de nouveaux enregistrements Salesforce fondés sur les métadonnées DocuSign ou les données de champs qui sont mis en correspondance aux champs Salesforce. Nous pouvons à nouveau profiter de Connect pour publier des données remplies par le client et les transférer directement dans Salesforce.
 
Étapes
  1. Créez un objet Connect personnalisé
  2. Mettez à jour le Nom de l’objet. Mettez à jour la Description (non requise)
  3. Sélectionner un objet Salesforce sera toujours l’objet que vous mettrez à jour, dans cet exemple, il s’agit de Contact
  4. Cet exemple est conçu pour mettre à jour les enregistrements de contacts existants. Nous laisserons donc la case « Ajouter en l’absence de correspondance » désactivée / décochée.
  5. Définissez « Sélectionner l’emplacement »
    1. Champ Salesforce.com défini sur ID du contact
    2. Champ DocuSign défini sur Champ sécurisé du destinataire
Lorsque le nouveau champ vide apparaît en dessous de « Recipient Secure Field », saisissez l’étiquette de données (qui correspond au nom du champ dans DocuSign) qui correspondra au champ d’identifiant de l’enregistrement référencé dans le fichier CSV précédemment exporté de Salesforce (« Identifiant du Contact »). Cette étape spécifique nous permet de sélectionner un enregistrement Salesforce pour le mettre à jour selon l’identifiant de l’enregistrement référencé dans le fichier CSV. Si vous connaissez l’API SOAP de Salesforce, cela équivaut à définir l’identifiant de champ dans une demande de mise à jour.
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  1. Mettre à jour les champs
Dans cette section, vous allez mettre en correspondance les champs DocuSign vers les champs Salesforce qui doivent être mis à jour ou « ré‑écrits » lors du déclenchement des événements Connect. Des exemples de ces mises en correspondance sont présentés dans l’image ci‑dessous. Un tel exemple est :
  1. Champ Salesforce.com défini sur Personne à contacter en cas d’urgence (string)
  2. Champ DocuSign - défini sur « Recipient Secure Field », puis « Personne à contacter en cas d’urgence » - ou quelle que soit l’étiquette de données de votre champ DocuSign.Une fois le champ Recipient Secure Field sélectionné, un champ supplémentaire représentant l’« étiquette de données » du champ DocuSign sera disponible pour être rempli. Dans mon exemple, les champs que je vais configurer sont « Personne à contacter en cas d’urgence », « Téléphone d’urgence » et « Relation ».
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Joindre le document complété

Vue d’ensemble
Par défaut, les documents complétés ne seront pas associés à vos enregistrements Salesforce. Les étapes ci-dessous permettent de publier les documents complétés dans la liste Notes et pièces jointes ou Fichiers de la personne appropriée.
Étapes
  1. Ouvrez le même objet Connect que celui que vous avez créé dans la section précédente,
  2. Faites défiler jusqu’au bas de la configuration étiquetée Pièces jointes,
  3. Sélectionnez l’attribut « Joindre les enveloppes DocuSign »
  4. Sélectionnez le sous‑attribut pour les « Enveloppes complétées uniquement »
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Désormais, votre liste d’objets dans Connect devrait ressembler à celle ci‑dessous :

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Remarques finales concernant Connect
  • Vous remarquerez également que ces objets Connect personnalisés ont deux attributs disponibles. Actif et Sur les enveloppes complétées uniquement.
  • Assurez‑vous de bien sélectionner l’attribut Actif (Actions > Activer), sinon ces flux de travail ne seront pas exécutés.
  • Pour le flux de travail État du destinataire, il convient de laisser l’attribut Sur les enveloppes complétées uniquement. La raison étant, nous voulons que ce flux de travail s’exécute lorsque le statut d’une enveloppe est « envoyée »
  • Le flux de travail pour joindre le document complété et mettre à jour les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence est différent. Nous voulons qu’il ne s’exécute que lorsque le statut de l’enveloppe est « Complétée ». Pour cela, nous activons l’attribut Sur les enveloppes complétées uniquement.
 

Modifier votre fichier CSV pour l’envoi groupé

 

Reportez‑vous à la section intitulée « Générer un fichier CSV personnalisé comme liste de destinataires groupés » pour travailler sur cette étape.

Lorsque vous suivez les étapes pour envoyer d’un coup un ensemble d’enveloppes à partir de l’application web DocuSign, une partie de ce processus consiste à utiliser le modèle, puis de cliquez sur le « i » dans un cercle (ce qui signifie Information), puis à télécharger un modèle CSV - cliquez sur « Télécharger le modèle CSV d’exemple ». Vous obtiendrez ainsi un fichier CSV qui peut être modifié pour mettre en correspondance les données de votre rapport Salesforce afin de pré‑remplir les champs des enveloppes que vous avez envoyées depuis DocuSign. C’est aussi le moment de s’assurer que toutes les colonnes inutiles sont supprimées (par exemple, vous pouvez supprimer une colonne si vous n’avez pas l’intention de pré‑remplir ce champ avec des données Salesforce), que toutes les cellules CSV (dans Excel) sont remplies correctement et complètement. 

Nous vous suggérons de copier/coller de grands ensembles de données du rapport Salesforce que vous avez exécuté précédemment dans ce fichier Excel extrait du modèle DocuSign. De plus, vous devriez tester l’envoi groupé lui‑même avant d’envoyer une grande quantité d’enveloppes « pour de vrai ».
 

Envoyer l’envoi groupé

En suivant les étapes décrites ici dans ce guide d’envoi groupé à plusieurs destinataires, vous découvrirez comment envoyer un envoi groupé depuis l’application web DocuSign. La différence la plus importante, au‑delà de ce qui se trouve dans ce guide, est la modification du fichier CSV pour l’envoi groupé.



Suivi du statut de l’enveloppe dans Salesforce

Une fois que les enveloppes sont envoyées depuis DocuSign et que les objets Connect sont configurés, nous attendons de DocuSign Connect pour Salesforce qu’il publie sur Salesforce les mises à jour concernant le statut des enveloppes, les champs à mettre à jour (le cas échéant) et qu’il ré‑écrive tout document final signé dans les enregistrements Salesforce. Ces actions se dérouleront en fonction des événements déclencheurs de destinataires et d’enveloppes.

En admettant que tout ce qui précède est respecté, tout document complété à partir de vos enveloppes devrait être publié vers vos enregistrements de Contact dans Salesforce, les champs personnalisés dans les champs Salesforce devraient être mis à jour après que les signataires auront rempli leurs formulaires d’adhésion au club de remise en forme qui leur ont été envoyés, et vous devriez même voir le statut des Enveloppes dans Salesforce. Tous les utilisateurs Salesforce qui ont accès aux enregistrements en question, ainsi qu’aux présentations de Statut du destinataire DocuSign sur vos enregistrements de contacts peuvent voir et suivre l’évolution des enveloppes d’adhésion au club de remise en forme qui doivent être signées.

Les pages 60-66 expliquent ici comment ajouter le « statut du destinataire DocuSign » de liste associée à vos présentations Salesforce.


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Addendum : envoi groupé avec mise en correspondance des champs personnalisés d’enveloppe

Vue d’ensemble
Cet addenda a été ajouté après la publication de la procédure pas à pas ci‑dessus. Bien que ce qui précède devrait fonctionner, il existe désormais un moyen plus efficace de mettre en correspondance les enveloppes vers Salesforce en utilisant dans le processus d’envoi groupé, un champ personnalisé d’enveloppe. Ce faisant, vous n’avez plus besoin d’avoir un champ personnalisé au niveau du document sur le(s) document(s) envoyé(s), et vous disposez d’une approche « en coulisses » pour mettre en correspondance les enveloppes vers Salesforce qui est tout aussi efficace (mais pas plus) que la méthode ci‑dessus qui utilise des champs personnalisés au niveau du document.

Souvenez‑vous que avant d’essayer cette approche, il existe des restrictions concernant les champs personnalisés d’enveloppe. Par exemple, jusqu’à ce que le produit soit amélioré, les champs personnalisés d’enveloppe, une fois activés sur un compte DocuSign, seront requis pour toutes les enveloppes envoyées par la suite depuis ce compte. Les champs personnalisés d’enveloppe (au moment de la rédaction du présent document) ont aussi des restrictions comme : ils ne peuvent pas être créés lors de l’envoi depuis Salesforce avec DocuSign pour Salesforce, et ils ne peuvent pas être ajoutés aux enveloppes lors de l’envoi depuis l’application mobile DocuSign pour iOS. (Ils peuvent être ajoutés depuis l’application web.) 

Par contre, il y a quelques avantages à utiliser des champs personnalisés d’enveloppe sur les enveloppes que vous envoyez, car ils offrent entre autres un moyen supplémentaire de filtrer des enveloppes sous l’onglet Gérer de l’application web DocuSign. (Consultez Rapports et champs personnalisés d’enveloppe ici.)

À quoi ressemblerait cette solution :
  1. Créer un rapport Salesforce personnalisé - Cette étape reste la même.
  2. Créer un modèle DocuSign - Cette étape reste la même, sauf que vous ajouteriez à votre modèle DocuSign un champ personnalisé d’enveloppe.
  3. Créer des workflows DocuSign Connect personnalisés - Cette étape reste la même, sauf que vous utiliseriez des champs personnalisés d’enveloppe pour mettre en correspondance les enveloppes vers Salesforce, au lieu de champs personnalisés au niveau du document.
    1. Mettre à jour le statut du destinataire - Voir la section ci‑dessous intitulée « Workflows personnalisés DocuSign Connect pour mettre en correspondance des champs personnalisés d’enveloppe ».
    2. Mettre à jour l’enregistrement Salesforce (valeurs de champ) - Ce serait la même chose.
    3. Joindre le document complété - Ce serait la même chose.
  4. Modifier votre fichier CSV pour l’envoi groupé - Cette section serait similaire, mais vous ajouteriez une colonne pour mettre en correspondance les champs personnalisés au niveau de l’enveloppe vers vos objets Connect évoqués au point numéro 3. Voir le point numéro 5 de cet article. En bref, les champs personnalisés d’enveloppe sont dans le fichier CSV, des en‑têtes qui n’ont pas de nom de rôle (comme par exemple Employé::Name), mais sont simplement listés dans leur propre colonne, comme « ID de l’Employé » pour un champ personnalisé d’enveloppe qui correspondrait dans votre modèle à « ID de l’Employé ».
  5. Envoyer l’envoi groupé - Cette étape serait la même, sauf que vous auriez à remplir le(s) champ(s) personnalisé(s) d’enveloppe en plus des autres étapes que vous suivriez.
  6. Suivi du statut de l’enveloppe dans Salesforce - Cela resterait la même chose. 

Workflows personnalisés DocuSign Connect pour mettre en correspondance des champs personnalisés d’enveloppe
L’une des différences importantes de cette solution par rapport à l’article précédent est la façon dont DocuSign Connect doit être configuré pour mettre en correspondance les enveloppes que vous envoyez via votre envoi groupé pour réaliser la mise en correspondance des enveloppes fondée sur le champ personnalisé d’enveloppe, et non sur le champ personnalisé de document.

Vous pouvez suivre la section Créer des workflows Connect personnalisés mais soyez sûr de changer le point numéro 10 comme suit :

Lors de la création de la section « Sélectionner l’emplacement » de votre objet Connect personnalisé, définissez par exemple pour un contact :
  • Champ Salesforce.com défini sur ID du contact (id)
  • Champ DocuSign défini comme EnvelopeCustomField: [NOMDEVOTRECHAMPPERSONNALISÉD’ENVELOPPEICI]. Ce nom de champ correspondra à ce qui a été défini sur l'étiquette de données de champ de texte du modèle DocuSign. Un exemple de ceci pourrait être « EnvelopeCustomField::ID de l’Employé » pour correspondre à l’exemple décrit dans ce guide.
Les autres étapes du workflow Connect personnalisé restent les mêmes.

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Créé à l’origine par Derrick Tran, Consultant Produit Senior - Équipe DocuSign Professional Services.

Mis à jour pour la nouvelle expérience DocuSign et rédaction technique supplémentaire par Matthew Case, Consultant software - Équipe d’intégration DocuSign.