Premiers pas avec DocuSign eSignature : terminologie fondamentale

Bienvenue sur DocuSign !

Ce guide utile définit les termes courants que vous entendrez en tant qu’utilisateur ou administrateur de DocuSign eSignature. Pour plus d’informations sur le démarrage en tant qu’administrateur DocuSign, veuillez consulter ceci

S’applique à : DocuSign eSignature ( Quelle version ai-je ? )

Comptes

Conteneurs logiques sur le système délivrés à des expéditeurs qui définissent des paramètres, répertorient des utilisateurs et stockent des enveloppes. Identifiez-vous pour envoyer ou consulter les documents signés. L’adhésion d’un utilisateur à un compte n’est pas nécessaire pour signer des enveloppes.

Administrateurs de compte

Les administrateurs de compte sont les interlocuteurs des expéditeurs sur les questions techniques et sont responsables de la configuration et de la gestion de leurs comptes de production dans le système. En particulier, les administrateurs de compte mettent en place des politiques (par exemple, de mots de passe, de conservations des documents, etc.) et gèrent sur leur compte les adhésions des utilisateurs DocuSign. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de démarrer en tant qu'administrateur DocuSign eSignature.

Document

Un fichier numérique qui contient du contenu à examiner et/ou à signer ou parapher par un ou plusieurs destinataires. Les documents sont toujours cryptés lorsqu’ils sont stockés sur le système et peuvent être fournis via des appareils clients, des systèmes de stockage dans le cloud ou des sources de documents supplémentaires. DocuSign accepte presque tous les types de documents - par exemple .pdf, .docx, .rtf, .txt, .png, .xls - et il est possible d’insérer plusieurs documents dans une seule enveloppe.

Enveloppe

Une enveloppe est un conteneur ou un paquet qui est utilisé pour envoyer des documents aux destinataires et gérer les transactions. Les enveloppes ont des états (par exemple envoyées, remises, complétées, invalidées) et contiennent généralement des documents, des destinataires et des étiquettes/champs. Elles contiennent aussi des informations sur l’expéditeur, des métadonnées liées au document et des horodatages qui indiquent la progression de la procédure de livraison. Lorsqu’une enveloppe est complétée, la plateforme DocuSign génère automatiquement un certificat de réalisation qui détaille l’historique d’audit complet de la transaction.

Destinataire

Quelqu’un qui reçoit une enveloppe et qui, selon les paramètres, peut signer les documents ou ajouter des informations là où indiqué par des balises/champs. Les destinataires n’ont pas besoin d’un compte DocuSign pour signer ou participer à des transactions, et il existe sept (7) types de destinataires différents disponibles sur la plateforme.

Expéditeur

Les expéditeurs sont des utilisateurs avec une adhésion à un compte chargés de créer, d’envoyer et de gérer des enveloppes qui sont des conteneurs logiques pour toutes les données du système. En outre, les expéditeurs exécutent de nombreuses actions sur les enveloppes, telles que le chargement de documents, l’ajout de destinataires, la définition des ordres d’acheminement et la disposition de champs sur les documents pour les destinataires.

Balise/champ/étiquette

Une balise DocuSign - également appelée champ ou étiquette est disposée sur le(s)document(s) dans une enveloppe et est visible par les utilisateurs lors de leur session de signature. Elle peut prendre la forme d’une zone de texte, d’un bouton radio, d’une case à cocher, d’un champ de signature, etc. et est utilisée de plusieurs façons. Premièrement, les balises sont utilisées pour indiquer à un destinataire où une signature ou des paraphes sont requis. Deuxièmement, elles peuvent être utilisées pour afficher des données ou des informations aux destinataires, telles que des dates, des noms de sociétés, des fonctions, etc. Troisièmement, les balises peuvent être utilisées comme champs modifiables dans lesquels les signataires peuvent ajouter des données à un document.

Modèle

Une enveloppe standardisée prédéfinie avec des documents spécifiques, des rôles de destinataire définis, des onglets ou des modèles de traitements. Les modèles sont des structures réutilisables pour tout workflow DocuSign que vous faites à plusieurs reprises, comme par exemple l’envoi d’un même document à différents destinataires. Les modèles peuvent être workflows simples à un signataire, un document ou peuvent être des transactions plus complexes avec plusieurs destinataires, documents, balises, etc. De plus, les modèles composites vous permettent de combiner facilement plusieurs modèles dans une seule enveloppe.

Pour en savoir plus sur les modèles, consultez ceci.

Workflow

Une séquence d’étapes définie, ainsi que les destinataires, documents et paramètres qui composent une enveloppe.

Cas d’utilisation

Une situation ou une catégorie de processus spécifique dans laquelle l’utilisation de DocuSign fournirait des avantages. Un cas d’utilisation peut être un formulaire ou un document unique, tel qu’un accord de confidentialité, ou un ensemble de documents composant un processus plus large, tel que l’accueil de nouveaux collaborateurs.

Sandbox

Les comptes Sandbox - également appelés comptes de démonstration ou comptes de développeur - vous permettent de tester gratuitement nos API. Ils sont également le seul endroit où vous pouvez créer une clé d’intégration, qui est nécessaire pour une mise en ligne. Les comptes Sandbox fonctionnent dans l’environnement de démonstration DocuSign, qui est identique à celui de production, sauf que les documents envoyés via la démonstration ne sont pas juridiquement reconnus et sont tamponnés d’une mention « test ». Les comptes Sandbox n’expirent pas et ont les fonctionnalités de niveau entreprise activées afin que vous puissiez tout tester avant de passer en ligne.

Créez un compte Sandbox gratuit pour développeurs ici.