FAQ - Migration vers la nouvelle solution d'enregistrement de demandes de certificats RGS

Pourquoi le portail d'enregistrement de demandes de certificats évolue-t-il ?

DocuSign France réalise de manière continue des évolutions sur les outils mis à disposition pour l'enregistrement des demandes de certificats RGS.

Une nouvelle plateforme est mise à disposition offrant une évolution significative dans le processus d'enregistrement le rendant plus flexible et réduisant également les risques d'erreur au cours de l'enregistrement.

Ce nouveau portail d'enregistrement s'appuie sur la plateforme de signature électronique à valeur légale ; et conforme au nouveau standard Européen de signature électronique.

Il offre de plus, un meilleur suivi des dossiers en cours, à la fois pour le demandeur (le porteur de certificat) et pour les Opérateurs Centraux des AED (OCAED).

Ce portail intègre également la possibilité de gérer électroniquement le bordereau de remise des certificats RGS ** et RGS***.

Enfin, les opérateurs centraux AED bénéficient d'un accès à des rapports concernant leur demandes. 

C'est aussi l'occasion pour tous les AED de DocuSign France de bénéficier de la dernière solution technique pour l'enregistrement de demandes de certificats.

Qui est concerné par ce changement ?

Tous les AED sous contrat avec DocuSign France sont concernés par cette évolution. 

Si vous utilisez actuellement le portail d'enregistrement avec cette URL https://register.opentrust.com consultez l'ensemble des sujets de cette FAQ, puis contactez-nous.

Si vous utilisez une solution plus ancienne, voire vous nous transmettez toujours vos demandes par courrier, ce nouveau portail vous permet de gagner du temps et vous offre un meilleur suivi de vos certificats. 

La documentation jointe vous permet de vous familiariser avec la nouvelle plateforme.

Dois-je obligatoirement passer sur la nouvelle solution ?

Oui, une période de transition est prévue pour permettre à chaque AED de prendre en main le nouveau portail d'enregistrement.

Cela dit, une seule solution d'enregistrement persiste à terme de la période de transition.

Toutes les anciennes plateformes seront arrêtées au début septembre 2017.

A partir de ce moment toutes les nouvelles demandes de certificats doivent être réalisées sur le nouveau portail mis à disposition.

Comment le changement de solution se passe-t-il ?

Le passage vers la nouvelle solution ne nécessite aucun changement technique particulier du côté des OCAED.

Une nouvelle plateforme est mise en œuvre (avec une nouvelle URL) en parallèle de la solution actuelle.

Comme l'ancien portail, la nouvelle solution est un service Cloud ne nécessitant aucune installation particulière sur les postes de travail des utilisateurs du portail.

Vous avez reçu une communication concernant ce changement, contactez-nous pour effectuer la transition vers la nouvelle solution.  

Que dois-je faire pour passer à la nouvelle solution ?

La nouvelle plateforme est opérationnelle et déjà déployée en production. 

Pour préparer votre accès sur la nouvelle plateforme d'enregistrement de demandes de certificats, vous devez nous contactez dès que vous avez reçu la communication de changement afin de planifier une session de présentation.

Les étapes pour effectuer la transition sont simples :

  • Consultez les documents que nous mettons à votre disposition (présentation du portail, cette FAQ)
  • Contactez-nous pour planifier une session de présentation d'environ une heure
  • Pendant la session nous répondons à vos questions et pouvons également faire une démonstration de la nouvelle interface
  • Nous configurons vos accès suite à cette session
  • Nous vous communiquons les accès
  • Vous commencez à enregistrer vos nouveaux dossiers sur la nouvelle plateforme

Le portail actuel va-t-il être arrêté ?

Pour des raisons d'obsolescence des plateformes techniques utilisées par la solution actuelle nous sommes contraint de couper les accès à la solution actuelle ainsi que de toutes les anciennes solutions qui ont été mises à disposition.

Le délai maximum de transition vers le nouveau portail est le 8 septembre 2017. 

Contactez-nous rapidement dès que vous recevez la communication de changement afin de planifier une session de présentation et pour que nous puissions préparer vos accès sur la nouvelle plateforme.

Pourrais-je suivre l'état de mes demandes ?

Dans le nouveau portail mis à disposition, les demandeurs (Porteurs de certificats) pourront suivre leur demande à partir de son identifiant unique qui leur est transmis au moment de l'envoi du dossier.

Les OCAED possèdent un accès authentifié qui leur permet également de suivre l'évolution des demandes en cours jusqu'à leur livraison.

Ce système de suivi permet également de notifier les signataires pendant le processus de signature électronique.

Les OCAED possèdent également un compte de consultation sur la plateforme de signature qui leur permet d'accéder à des rapports sur l'ensemble de leurs demandes de certificats.

Toutes les demandes de certificats qui ont été réalisées antérieurement ou par d'autres moyens ne peuvent pas bénéficier de ces fonctions de suivi.

Serais-je accompagné pendant le changement de solution ?

Oui, nous vous proposons un accompagnement avec plusieurs types d'informations : 

  • Une présentation de la nouvelle solution et des évolutions qu'elle apporte
  • Une session d'environ une heure afin de répondre à vos questions
  • Et toujours l'accès à notre support technique le cas échéant

Contactez-nous dès que vous avez reçu la communication de changement afin de planifier une session de présentation et pour que nous puissions préparer vos accès sur la nouvelle plateforme.

Quel est l'impact sur mes demandes en cours d'enregistrement ?

Toutes les demandes que vous avez effectuées avant le changement de plateforme seront traitées si elles sont déjà enregistrées par l'AE DocuSign France (la demande est signée par l'ensemble des parties).

Toute demande en cours de signature sur le portail actuel qui n'est pas totalement signée avant le 8 septembre 2017 sera supprimée des systèmes et devra être refaite sur le nouveau portail. Une fonctionnalité du nouveau portail permet d'importer un formulaire déjà préparer sur l'ancien portail et le transforme dans un formulaire compatible du nouveau processus d'enregistrement (en dehors des pièces jointes qu'il faut télétransmettre de nouveau)

Assurez-vous de relancer vos signataires (porteurs et responsables légaux afin qu'ils signent leurs dossiers avant le 8 septembre 2017).

J'ai un environnement personnalisé, que devient-il ?

Vous avez une page dédiée qui contient uniquement les types de certificats que vous demandez, avec dans certains cas un pré-remplissage automatique des demandes pour les données récurrentes du formulaire de demande.

Tout est conservé dans la nouvelle plateforme, nous procédons à l'issue de la session de présentation à la configuration de vos accès et de votre page personnalisée. 

Plusieurs collaborateurs possèdent un certificat pour l'accès sécurisé au portail actuel, ces certificats doivent-ils être renouvelés ? 

Tous les accès sur la nouvelle plateforme sont configurés par nos soins pour réutiliser les certificats déjà distribués.

Vous pourrez utiliser la nouvelle plateforme suite à la session de présentation. 

Vous n'avez aucune opération à réaliser de votre côté en dehors de vous connecter sur la nouvelle plateforme en utilisant la nouvelle URL.

Afin d'éviter que vos demandeurs de certificats utilisent l'ancienne plateforme, ils sont automatiquement redirigés vers le nouveau portail dès que vos accès sont configurés.

La nouvelle solution s'accompagne-t-elle de changements concernant les certificats eux-mêmes ?

Nous continuons également de faire évoluer nos offres de certificats électronique. Dans ce cadre, nous avons fait évoluer nos certificats pour être conformes aux différents standards :

  • La continuité du RGS Français 
  • La conformité au standard européen sur la signature électronique eIDAS (ETSI 319 411 et ses annexes)

Nous basculerons progressivement les certificats RGS vers des certificats avec la double conformité RGS et eIDAS, vous serez informé de ce changement.

Le détail est présenté dans la documentation accompagnant le nouveau portail d'enregistrement.

Aucun impact n'est à prévoir sur vos systèmes, les certificats sont générés par les mêmes autorités de certification déjà référencées sur les plateformes publiques et les OID des certificats ne sont pas modifiés.

Enfin, la procédure d'enregistrement reste identique. 

Quels sont les évolutions apportées par le nouveau portail d'enregistrement ?

Dans les grandes lignes les évolutions qu'offre le nouveau portail sont les suivantes

  • Une évolution significative dans le processus d'enregistrement le rendant plus flexible et réduisant également les risques d'erreur au cours de l'enregistrement
  • Utilisation de la plateforme de signature électronique conforme au standard Européen de signature électronique (eIDAS)
  • Un meilleur suivi des dossiers en cours, à la fois pour le demandeur et pour les opérateurs centraux des AED
  • Un système de notifications qui apporte un meilleur suivi de l'avancement des signatures des différentes parties
  • Les opérateurs centraux bénéficient d'un accès à des rapports concernant leur demandes
  • Une plateforme unique pour l'ensemble des AED de DocuSign France qui permet de vous faire bénéficier des évolutions futures 
  • La gestion électronique du bordereau de remise dans le cas des certificats qui le requiert