Conservation de documents et nettoyages ciblés d’enveloppes : ce que vous devez savoir avant d’utiliser ces fonctionnalités

La conservation de documents et le nettoyage ciblé d’enveloppes ne sont‑ils pas la même chose ?

Oui, en ce sens que le résultat final est identique : les enveloppes et les documents sont nettoyés. La différence est que la conservation des documents est le moyen de nettoyer des enveloppes à travers l’ensemble de votre compte, alors que le nettoyage ciblé d’enveloppes permet de nettoyer des enveloppes spécifiques seulement dans votre compte.

Qu’engendre la définition d’une stratégie de conservation de documents ?

Définir une stratégie de conservation de documents permet d’indiquer le nombre de jours pendant lesquels DocuSign doit conserver les documents des enveloppes complétées, à compter de la date à laquelle une enveloppe est complétée, invalidée ou refusée. Une fois que l’enveloppe a atteint sa date de nettoyage spécifiée, elle est placée dans une file d’attente de nettoyage. Les documents contenus dans l’enveloppe sont ensuite nettoyés (supprimés) du système, 14 jours plus tard.

En outre, un e‑mail d’avertissement est envoyé aux expéditeurs et à certains types de signataires, 14 jours et 7 jours avant le nettoyage, pour leur laisser suffisamment de temps pour éventuellement récupérer les documents avant le nettoyage (suppression).

Qu’est‑ce que cela signifie exactement ? A quoi suis‑je d’accord ?

Tout d’abord, en activant cette fonctionnalité, vous donnez votre autorisation à ce qu’à une certaine date, fondée sur le nombre de jours que vous spécifiez, DocuSign supprimera définitivement tous les documents contenus dans toutes les enveloppes envoyées depuis votre compte qui sont actuellement ou qui seront à l’état Complétées, Invalidées, Expirées ou Refusées. Cette suppression est appelée un nettoyage et elle ne peut pas être annulée.

Deuxièmement, vous autorisez, une fois que ces enveloppes atteindront la période de rétention, l’envoi de notifications par e‑mail (des avertissements) aux expéditeurs de toutes les enveloppes et à tous les destinataires de ces enveloppes. Une mise en garde concernant les destinataires recevant les notifications par e‑mail de nettoyage : pour pouvoir les recevoir, les destinataires doivent aussi répondre à ces critères :
a) Avoir été une partie de l’enveloppe, atteinte dans l’ordre d’acheminement de l’enveloppe et avoir donc au moins eu la possibilité de signer ou d’accéder aux documents
b) Disposer actuellement de son propre compte DocuSign actif. Les notifications par e‑mail de nettoyage ne sont pas envoyées aux destinataires sans comptes DocuSign actifs.

Pourquoi activer une politique de conservation des documents ?

Par défaut, DocuSign fournit un chiffrement complet des documents pour garantir la confidentialité de vos données. Vos documents sont stockés de manière sécurisée dans nos centres de données ISO 27001 et SSAE 16 en utilisant les niveaux de cryptage les plus élevés (plus de détails ici). Toutefois, si votre entreprise / cas d’utilisation se situe dans un secteur réglementé, vous pouvez avoir des obligations spécifiant que les documents signés doivent être stockés dans un référentiel particulier. Par conséquent, les besoins de votre entreprise peuvent vous obliger à retirer ces documents signés des centres de données DocuSign. Il existe bien sûr de nombreux autres cas d’utilisation et ceci n'est qu’un exemple.

Et si je ne veux seulement que nettoyer des enveloppes spécifiques ?

Dans ce cas, la conservation des documents n’est probablement pas la solution que vous recherchez. La conservation des documents s’applique à TOUTES les enveloppes de votre compte qui sont dans un état terminal (complétées, invalidées, expirées, refusées). La fonctionnalité de nettoyage d’enveloppe ciblé permet de nettoyer uniquement des enveloppes spécifiques dans un état terminal. En outre, les API DocuSign permettent les mêmes fonctionnalités (voir API REST : nettoyer des documents, API SOAP : nettoyer des documents). Pour en savoir plus sur le nettoyage d’enveloppes spécifiques, consultez les guides suivants :

Où puis‑je trouver les métadonnées des enveloppes nettoyées ?

Les fonctionnalités de conservation des documents et de nettoyage ciblé d’enveloppes incluent toutes les deux une option pour « Retirer les champs et les métadonnées ». Si cette option a été sélectionnée, il vous sera impossible d’accéder aux métadonnées d’une enveloppe nettoyée.

Remarque : ceci retirera également les pièces jointes de l’enveloppe. Les pièces jointes d’enveloppes sont des métadonnées qui sont uniquement jointes par une API. Les pièces jointes de signataires sont considérées comme faisant partie des documents d’une enveloppe et sont nettoyées quel que soit l’indicateur de métadonnées.

La sélection de cette option nettoiera toute l’enveloppe laissant le compte avec uniquement son certificat de réalisation.  Si vous choisissez de laisser cette case décochée, les documents de l’enveloppe seront nettoyés, mais les Données de formulaire (champs de données et leurs valeurs) seront conservées. Pour récupérer les données de formulaire d’une enveloppe, consultez Comment télécharger les données de formulaire.


L’assistance DocuSign vous recommande de lire attentivement et de comprendre ce qui suit avant d’activer une politique de conservation de documents ou d’utiliser le nettoyage d’enveloppes. 

Informations importantes concernant la fonctionnalité et fausses idées fréquentes

  • Les enveloppes ne peuvent pas être individuellement retirées de la file d’attente de nettoyage par vous‑même via l’application web ni par l’assistance DocuSign. La seule exception serait à l’aide d’une intégration API. En outre, cette exception ne s’applique qu’aux enveloppes mises dans la file d’attente de nettoyage via API ou via un nettoyage ciblé.
 
  • Les enveloppes ne peuvent être retirées de la file d’attente de nettoyage via l’application web que si elles ont été envoyées là par la conservation des documentsPour ce faire, vous devez désactiver entièrement la conservation des documents en changeant ses réglages pour « Toujours conserver les documents des enveloppes complétées ». Les enveloppes envoyées dans la file d’attente de nettoyage par la conservation des documents ne peuvent pas non plus être retirées via l’API.
 
  • Augmenter le nombre de jours de conservation des documents étendra la date effective de nettoyage des enveloppes déjà dans la file d’attente de nettoyage en mettant à jour leur « dates de mise en file d’attente ». En augmentant, le système ajuste chaque date de mise en file d’attente des enveloppes en : date de l’état terminal + (nouveau) nombre de jours. Cela ne s’applique qu’aux enveloppes dans la file d’attente qui ont été envoyées là par la conservation des documents.
    • Exemple : aujourd’hui le 01/01/2019 j’ai configuré mes jours de conservation de documents = 0. J’ai une enveloppe qui a été complétée le même jour (01/01/2019). Le soir même, l’enveloppe entre en file d’attente de nettoyage avec une « date de mise en file d’attente » du 01/01/2019 (ce qui signifie qu’elle sera nettoyée le 01/01/2019 + 14 jours = 01/15/2019). Le lendemain je change les jours de conservation de documents = 10. Le soir même, le système va la date de mise en file d’attente de l’enveloppe pour le 01/01/2019 + 10 jours = 01/11/2019, prolongeant ainsi la date réelle de nettoyage au 01/11/2019 + 14 jours = 01/25/2019.
 
  • Réduire le nombre de jours de conservation des documents ne réduira pas la date effective de nettoyage des enveloppes déjà dans la file d’attente de nettoyage
 
  • Le fait d’activer la conservation des documents est rétroactif et toute enveloppe qui a été dans un état terminal (Complétée, Invalidée, Expirée ou Refusée) avant que le nombre de jours a été défini, sera envoyée dans la file d’attente de nettoyage
    • Exemple : aujourd’hui j’ai configuré le nombre de jours de conservation des documents à 20. Ce soir, le système cherchera toutes les enveloppes dans mon compte qui sont dans un état terminal (Complétée, Invalidée, Expirée ou Refusée). Il vérifiera ensuite l’horodatage du moment où chacune de ces enveloppes a atteint cet état terminal. Toute enveloppe ayant atteint >= 20 jours avant aujourd’hui sont ensuite envoyées dans la file d’attente de nettoyage. Cela signifie qu’une enveloppe qui a atteint un état terminal il y a moins de 20 jours (disons 15 jours) ne serait pas envoyée ce soir dans la file d’attente. En supposant que la conservation des documents reste activée avec cette valeur de 20 jours, cette enveloppe est envoyée dans la file d’attente de nettoyage dans 20-15 = 5 jours à partir d’aujourd’hui.
 
  • Définir le nombre de jours de conservation de documents à « 0 » (zéro) ne désactive pas la conservation des documents. En fait, cela entraînera les enveloppes complétées/invalidées/refusées à entrer le soir même dans la file d’attente de nettoyage.
 
  • La durée de 14 jours de file d’attente de nettoyage est elle‑même fixée et ne peut pas être changée ou contournée. Par conséquent, si vous saisissez un nombre de jours de conservation de « 1 » (un), vous indiquez alors au système de nettoyer les documents dans 1 + 14 = 15 jours, et pas dans 1 jour.
 
  • Retirer les champs et les métadonnées (case à cocher) – lorsque cette option est cochée, les méta‑données de l’enveloppe sont également nettoyées. Méta données signifie les champs de documents, les champs d’enveloppes et les pièces jointes d’enveloppes.
 
  • Comme les pièces jointes de signataires sont aussi des documents dans une enveloppe, ils seront nettoyés quel que soit le signal de méta‑données.
 
  • Le certificat de réalisation (aussi appelé Résumé) et l’historique seront toujours conservés que les méta‑données soient sélectionnées ou non.
 
  • L’utilisation de la fonction Supprimer dans les applications web n’a aucun rapport avec le nettoyage et n’aura aucun effet sur les enveloppes actuellement dans la file d’attente de nettoyage ni n’arrêtera les notifications par e‑mail de nettoyage. La fonction Supprimer supprime simplement le « pointeur » vers l’enveloppe et ne limite pas l’accès continu aux documents de l’enveloppe par les destinataires.
 
  • Quelle que soit la méthode de nettoyage utilisée, toutes les enveloppes dans la file d’attente de nettoyage seront affichées dans la liste Admin > Nettoyage ciblé.
 
  • Les notifications par e‑mail de nettoyage qui sont envoyées aux destinataires de l’enveloppe ne peuvent pas être supprimées ni par l’expéditeur ou l’administrateur du compte, ni par l’assistance DocuSign
 
  • Désactiver le paramètre Gérer vos notifications par e‑mail, « Les documents seront nettoyés du système » n’arrêtera pas votre compte d’envoyer des notifications par e‑mail de nettoyage. Ces paramètres de fonctionnalité suppriment uniquement les notifications pour l’utilisateur ou le destinataire qui les désactivent.
 
  • Les notifications de nettoyage par e‑mail qui sont envoyées à l’expéditeur de l’enveloppe ne peuvent être supprimées que par l’administrateur du compte via un paramètre à l’échelle du compte. Ce paramètre doit être demandé à être activé par l’assistance DocuSign ou par le gestionnaire de votre compte DocuSign.
 
  • Les notifications de nettoyage par e‑mail ne peuvent pas être supprimées via la Personnalisation à votre marque ni par le fichier de ressources des e‑mails. Elles peuvent juste être personnalisées.

En savoir plus

 

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