Conservation de documents et nettoyages ciblés d’enveloppes : ce que vous devez savoir avant d’utiliser ces fonctionnalités

La conservation de documents et le nettoyage ciblé d’enveloppes ne sont‑ils pas la même chose ?

Oui, en ce sens que le résultat final est identique : les enveloppes et les documents sont nettoyés. La différence est que la conservation des documents est le moyen de nettoyer des enveloppes à travers l’ensemble de votre compte, alors que le nettoyage ciblé d’enveloppes permet de nettoyer des enveloppes spécifiques seulement dans votre compte.

Qu’engendre la définition d’une stratégie de conservation de documents ?

Définir une stratégie de conservation de documents permet d’indiquer le nombre de jours pendant lesquels DocuSign doit conserver les documents des enveloppes complétées, à compter de la date à laquelle une enveloppe est complétée, invalidée ou refusée. Une fois que l’enveloppe a atteint sa date de nettoyage spécifiée, elle est placée dans une file d’attente de nettoyage. Les documents contenus dans l’enveloppe sont ensuite nettoyés (supprimés) du système, 14 jours plus tard.

En outre, un e‑mail d’avertissement est envoyé aux expéditeurs et à certains types de signataires, 14 jours et 7 jours avant le nettoyage, pour leur laisser suffisamment de temps pour éventuellement récupérer les documents avant le nettoyage (suppression).

Qu’est‑ce que cela signifie exactement ? A quoi suis‑je d’accord ?

Tout d’abord, en activant cette fonctionnalité, vous donnez votre autorisation à ce qu’à une certaine date, fondée sur le nombre de jours que vous spécifiez, DocuSign supprimera définitivement tous les documents contenus dans toutes les enveloppes envoyées depuis votre compte qui sont actuellement ou qui seront à l’état Complétées, Invalidées, Expirées ou Refusées. Cette suppression est appelée un nettoyage et elle ne peut pas être annulée.

Deuxièmement, vous autorisez, une fois que ces enveloppes atteindront la période de rétention, l’envoi de notifications par e‑mail (des avertissements) aux expéditeurs de toutes les enveloppes et à tous les destinataires de ces enveloppes. Une mise en garde concernant les destinataires recevant les notifications par e‑mail de nettoyage : pour pouvoir les recevoir, les destinataires doivent aussi répondre à ces critères :
a) Avoir été une partie de l’enveloppe, atteinte dans l’ordre d’acheminement de l’enveloppe et avoir donc au moins eu la possibilité de signer ou d’accéder aux documents
b) Disposer actuellement de son propre compte DocuSign actif. Les notifications par e‑mail de nettoyage ne sont pas envoyées aux destinataires sans comptes DocuSign actifs.

Pourquoi activer une politique de conservation des documents ?

Par défaut, DocuSign fournit un chiffrement complet des documents pour garantir la confidentialité de vos données. Vos documents sont stockés de manière sécurisée dans nos centres de données ISO 27001 et SSAE 16 en utilisant les niveaux de cryptage les plus élevés (plus de détails ici). Toutefois, si votre entreprise / cas d’utilisation se situe dans un secteur réglementé, vous pouvez avoir des obligations spécifiant que les documents signés doivent être stockés dans un référentiel particulier.  Par conséquent, les besoins de votre entreprise peuvent vous obliger à retirer ces documents signés des centres de données DocuSign. Il existe bien sûr de nombreux autres cas d’utilisation et ceci n'est qu’un exemple.

Et si je ne veux seulement que nettoyer des enveloppes spécifiques ?

Dans ce cas, la conservation des documents n’est probablement pas la solution que vous recherchez. La conservation des documents s’applique à TOUTES les enveloppes de votre compte qui sont dans un état terminal (complétées, invalidées, expirées, refusées). La fonctionnalité de nettoyage d’enveloppe ciblé permet de nettoyer uniquement des enveloppes spécifiques dans un état terminal. En outre, les API DocuSign permettent les mêmes fonctionnalités (voir API REST: nettoyer des documents). Pour en savoir plus sur le nettoyage d’enveloppes spécifiques, consultez les guides suivants :

Où puis‑je trouver les métadonnées des enveloppes nettoyées ?

Les fonctionnalités de conservation des documents et de nettoyage ciblé d’enveloppes incluent toutes les deux une option pour Retirer les champs et les métadonnées. Si cette option a été sélectionnée, il vous sera impossible d’accéder aux métadonnées d’une enveloppe nettoyée. Cela inclut, mais sans s’y limiter, l’objet de l’enveloppe, les noms des documents (noms de fichier) et les étiquettes.

La sélection de cette option nettoiera toute l’enveloppe laissant le compte avec uniquement son certificat de réalisation. Si vous choisissez de laisser cette case décochée, les documents de l’enveloppe seront nettoyés, mais les Données de formulaire (champs de données et leurs valeurs) seront conservées. Si coché, le téléchargement des données de formulaire ne sera plus une option une fois l’enveloppe nettoyée. Pour récupérer les données de formulaire d’une enveloppe, découvrez comment télécharger les données de formulaire.

Remarque : cela enlèvera également les pièces jointes à l’enveloppes. Les pièces jointes à l’enveloppe sont des métadonnées qui ne sont jointes que via l’API. Les pièces jointes des signataires sont considérées comme faisant partie des documents de l’enveloppe et seront purgées quel que soit l’indicateur de métadonnées.

À quoi sert l’option Expurger les données à caractère personnel ?

Lorsque l’option Expurger les données à caractère personnel est sélectionnée, DocuSign expurge de l’enveloppe, du certificat de réalisation et de l’historique, toutes les données à caractère personnel. Les champs qui stockent des données personnelles telles que nom, adresse postale, e‑mail et adresse IP, sont remplacés par le texte « Expurgé ». L’horodatage du moment où les actions ont eu lieu est laissé intact, mais vous ne serez pas en mesure d’identifier la personne qui a pris cette action. En outre, l’objet de l’enveloppe, les noms des documents (noms de fichier), les étiquettes et les signatures sont également « expurgés », car vous devez aussi sélectionner Retirer les champs et les métadonnées pour utiliser cette option de rédaction.

Remarques :

  • Le fait d’expurger les données à caractère personnel ne peut être annulé. Les renseignements personnels de chacun seront expurgés de l’enveloppe, rendant le journal d’audit et le certificat de réalisation caducs (consulter Guide - Nettoyage des enveloppes - DocuSign Admin).
  • Cette fonctionnalité est utilisée en conjonction de Retirer les champs et les métadonnées. En d’autres termes, ce n’est une option que si « Retirer les champs et les métadonnées » est également sélectionné.
Nettoyer - Option pour expurger les données à caractère personnel

L’assistance DocuSign vous recommande de lire attentivement et de comprendre ce qui suit avant d’activer une politique de conservation de documents ou d’utiliser le nettoyage d’enveloppes.

Informations importantes concernant la fonctionnalité et fausses idées fréquentes

  • Les enveloppes ne peuvent pas être retirées individuellement de la file d’attente de nettoyage par vous‑même via l’application web ni par l’assistance DocuSign. La seule exception serait à l’aide d’une intégration API. En outre, cette exception ne s’applique qu’aux enveloppes mises dans la file d’attente de nettoyage via API ou via un nettoyage ciblé. Les enveloppes envoyées dans la file d’attente de nettoyage par la conservation des documents ne peuvent pas être retirées via l’API.
  • Les enveloppes ne peuvent être retirées de la file d’attente de nettoyage via l’application web que si elles ont été envoyées là par la conservation des documents. Pour ce faire, vous devez désactiver entièrement la conservation des documents en désactivant (décocher) le paramètre « Activer la politique de conservation des documents » et en cliquant sur Enregistrer.
    • Remarque : retirer des enveloppes de la file d’attente n’est pas immédiat après avoir enregistrer ce paramètre comme désactivé. Les enveloppes seront retirées de la file d’attente ce soir-là. Veuillez bien le confirmer en vérifiant à nouveau la file d’attente le lendemain matin.
  • Les enveloppes placées dans la file d’attente de nettoyage avec le nettoyage ciblé ne peuvent pas être retirées via l’application web - uniquement via une intégration API personnalisée.
  • Augmenter le nombre de jours de conservation des documents étendra la date effective de nettoyage des enveloppes déjà dans la file d’attente de nettoyage en mettant à jour leur « dates de mise en file d’attente ». En augmentant, le système ajuste chaque date de mise en file d’attente des enveloppes en : date de l’état terminal + (nouveau) nombre de jours. Cela ne s’applique qu’aux enveloppes dans la file d’attente qui ont été envoyées là par la conservation des documents.
    • Exemple : aujourd’hui 1/1/2019 j’ai défini mes jours de conservation des documents sur 0. J’ai une enveloppe qui a été complétée à la même date le 1/1/2019. Le soir même, l’enveloppe entre en file d’attente de nettoyage avec une « date de mise en file d’attente » du 01/01/2019 (ce qui signifie qu’elle sera nettoyée le 01/01/2019 + 14 jours = 01/15/2019). Le lendemain je change les jours de conservation de documents = 10. Le soir même, le système va la date de mise en file d’attente de l’enveloppe pour le 01/01/2019 + 10 jours = 01/11/2019, prolongeant ainsi la date réelle de nettoyage au 01/11/2019 + 14 jours = 01/25/2019.
  • Réduire le nombre de jours de conservation des documents ne réduira pas la date effective de nettoyage des enveloppes déjà dans la file d’attente de nettoyage
  • Le fait d’activer la conservation des documents est rétroactif et toute enveloppe qui a été dans un état terminal (Complétée, Invalidée, Expirée ou Refusée) avant que le nombre de jours a été défini, sera envoyée dans la file d’attente de nettoyage
    • Exemple : aujourd’hui j’ai configuré le nombre de jours de conservation des documents à 20. Ce soir, le système cherchera toutes les enveloppes dans mon compte qui sont dans un état terminal (Complétée, Invalidée, Expirée ou Refusée). Il vérifiera ensuite l’horodatage du moment où chacune de ces enveloppes a atteint cet état terminal. Toute enveloppe ayant atteint >= 20 jours avant aujourd’hui sont ensuite envoyées dans la file d’attente de nettoyage. Cela signifie qu’une enveloppe qui a atteint un état terminal il y a moins de 20 jours (disons 15 jours) ne serait pas envoyée ce soir dans la file d’attente. En supposant que la conservation des documents reste activée avec cette valeur de 20 jours, cette enveloppe est envoyée dans la file d’attente de nettoyage dans 20-15 = 5 jours à partir d’aujourd’hui.
  • Définir le nombre de jours de conservation de documents à « 0 » (zéro) ne désactive pas la conservation des documents. En fait, cela entraînera les enveloppes complétées/invalidées/refusées à entrer le soir même dans la file d’attente de nettoyage
  • L’onglet Nettoyage ciblé de DocuSign Admin affiche toutes les enveloppes dans la file d’attente des nettoyages, quelle que soit la méthode utilisée (autrement dit, les documents conservés, le nettoyage ciblé et les enveloppes API nettoyées sont affichés ici)
  • La durée de 14 jours de file d’attente de nettoyage est elle‑même fixée et ne peut pas être changée ou contournée. Par conséquent, si vous saisissez un nombre de jours de conservation de « 1 » (un), vous indiquez alors au système de nettoyer les documents dans 1 + 14 = 15 jours, et pas dans 1 jour.
  • Retirer les champs et les métadonnées (case à cocher) – lorsque cette option est cochée, les méta‑données de l’enveloppe sont également nettoyées. Méta données signifie les champs de documents, les champs d’enveloppes et les pièces jointes d’enveloppes.
 
  • Le certificat de réalisation (aussi appelé Résumé) et l’historique seront toujours conservés que les méta‑données soient sélectionnées ou non.
  • Le certificat de réalisation ne contient aucune information sur le nettoyage. Cependant, l’historique de l’enveloppe et la vue des détails de l’application web incluent bien les informations nettoyées une fois le processus de nettoyage terminé. C’est-à-dire « Documents marqués pour être nettoyés de l’enveloppe raison : demandé par l’expéditeur. »
  • Le motif du nettoyage indiqué dans l’historique révèle comment l’enveloppe a été nettoyée :
    • « Motif : Demandé par le compte » = l’enveloppe a été nettoyée avec la la fonctionnationalité de conservation des documents.
    • « Motif : Demandé par l’expéditeur » = l’enveloppe a été nettoyée avec la fonctionnationalité de nettoyage ciblé ou d’un appel API direct.
  • L’utilisation de la fonction Supprimer dans les applications web n’a aucun rapport avec le nettoyage et n’aura aucun effet sur les enveloppes actuellement dans la file d’attente de nettoyage ni n’arrêtera les notifications par e‑mail de nettoyage. La fonction Supprimer supprime simplement le « pointeur » vers l’enveloppe et ne limite pas l’accès continu aux documents de l’enveloppe par les destinataires.
  • Quelle que soit la méthode de nettoyage utilisée, toutes les enveloppes dans la file d’attente de nettoyage seront affichées dans la liste Admin > Nettoyage ciblé.
  • Les enveloppes marquées comme copie faisant autorité (c’est-à-dire via l’intégration DocuSign avec eOriginal) ne peuvent pas être ciblées pour un nettoyage tant que la copie n’a pas été exportée / archivée avec succès. Toute tentative pour en nettoyer une avant exportation entraînera l’erreur « Une erreur s’est produite lors de l’ajout des enveloppes dans la file d’attente de nettoyage » ou « Erreur lors de l’ajout de documents à la file d’attente de nettoyage. L’enveloppe est une copie faisant autorité, les documents ne peuvent pas être retirés. »
  • Les notifications de nettoyage par e-mail sont uniquement envoyées à l’expéditeur et aux destinataires de l’enveloppe qui ont des comptes DocuSign actifs à ce moment-là et qui ont déjà reçu une invitation à l’enveloppe. Il n’est pas envoyé de notification aux destinataires non comptabilisés et / ou aux destinataires n’ayant pas reçu d’invitation.
  • Les notifications par e‑mail de nettoyage qui sont envoyées aux destinataires de l’enveloppe ne peuvent pas être supprimées ni par l’expéditeur ou l’administrateur du compte, ni par l’assistance DocuSign
  • Désactiver le paramètre Gérer vos notifications par e‑mail, « Les documents seront nettoyés du système » n’arrêtera pas votre compte d’envoyer des notifications par e‑mail de nettoyage. Ces paramètres de fonctionnalité suppriment uniquement les notifications pour l’utilisateur ou le destinataire qui les désactivent.
  • Les notifications de nettoyage par e‑mail qui sont envoyées à l’expéditeur de l’enveloppe ne peuvent être supprimées que par l’administrateur du compte via un paramètre à l’échelle du compte. Ce paramètre doit être demandé à être activé par l’assistance DocuSign ou par l’équipe gestionnaire de votre compte DocuSign.
  • Les notifications de nettoyage par e‑mail ne peuvent pas être supprimées via la Personnalisation à votre marque ni par le fichier de ressources des e‑mails. Elles peuvent juste être personnalisées.

En savoir plus

 

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