Envoi groupé : comment passer à l’envoi groupé v2 ?

DocuSign eSignature encourage tous les clients utilisant la fonctionnalité d’envoi groupé d’origine (v1) à amorcer leur transition vers l’envoi groupé amélioré à plusieurs destinataires (v2). La fonctionnalité d’envoi groupé v2 apporte de nombreuses améliorations intéressantes et nous abandonnerons la v1 à partir du 31 août 2021, avec une fin de vie prévue pour le 28 février 2022.

 

 

Le présent article fournit de plus amples informations sur la transition afin de vous guider tout au long du processus.

Qu’est‑ce qui change ?

L’envoi groupé v1 est abandonné au profit de la v2 améliorée. L’envoi groupé v2 offre les améliorations de fonctionnalités suivantes :
  • Plusieurs destinataires par enveloppe d’envoi groupé. Plusieurs destinataires peuvent être définis pour chaque enveloppe d’envoi groupé ; la v1 ne prenait en charge qu’un seul destinataire.
  • Prise en charge d’actions supplémentaires de destinataire. L’envoi groupé v1 ne prenait en charge que la fonction « Doit signer »  ; avec la v2, une liste d’options plus étendue vous est offerte.
  • Prise en charge de valeurs de champs personnalisées d‘enveloppe. Insérez les données des champs personnalisés de l’enveloppe dans votre liste CSV d’envoi groupé.
  • Prise en charge des paramètres d’e-mail personnalisé et de langue. Précisez une langue d’e-mail, un objet et un message personnalisés pour chaque destinataire de votre liste d’envoi groupé.
  • Exemples personnalisés de liste CSV d’envoi groupé. Générez un exemple de fichier CSV préformaté avec les données d’enveloppe et du rôle de destinataire définies sur votre modèle. Utilisez l’exemple pour établir votre liste d’envoi groupé.

Quand la v1 sera-t-elle retirée ?

La fin de vie de l’envoi groupé v1 est prévue à partir du 28 février 2022. Nous encourageons les clients à amorcer dès maintenant leur transition vers l’envoi groupé v2. La prise en charge de la v1 prendra fin le 31 août 2021 et aucune autre mise à jour ne sera publiée. Passé le  28 février 2022, les modèles avec des destinataires d’envoi groupé v1 ne seront plus fonctionnels. Le Centre d’assistance DocuSign est à votre disposition pour toute question ou tout problème que vous pourriez avoir dans le cadre de la transition. Si vous avez besoin d’aide, ouvrez un dossier d’assistance via notre page Contacter l’assistance.

Comment fonctionne l’envoi groupé v2 ?

Avec l’envoi groupé v2, vous ne chargez plus votre liste CSV d’envoi groupé directement dans un modèle. Au lieu de cela, vous :

  1. Préparez un modèle qui sera utilisé pour l’envoi groupé, contenant les documents, le rôle du destinataire, le message électronique et les champs comme d’habitude. Vous pouvez définir plusieurs rôles de destinataire.
  2. Utilisez le modèle pour envoyer une enveloppe.
  3. Téléchargez l’exemple de fichier CSV dont les colonnes seront toutes renseignées avec les paramètres de votre enveloppe à partir de l’enveloppe.
  4. Remplissez le fichier CSV avec les informations pour chaque enveloppe que vous souhaitez générer pour l’envoi groupé.
  5. Importez le fichier CSV dûment rempli dans votre enveloppe tout en vérifiant les entrées d’envoi groupé qui en résultent.
  6. Envoyez votre enveloppe d’envoi groupé.

Comment puis-je me préparer ?

Le passage à la nouvelle version d’envoi groupé v2 nécessite quelques mises à jour de vos modèles et workflows d’envoi groupé.
  • Convertissez tous les modèles utilisant l’envoi groupé v1 afin de permettre la prise en charge du nouveau workflow v2.
  • À l’aide d’un compte de démonstration, effectuez un test d’envoi groupé en utilisant la nouvelle solution v2 pour vous assurer que le processus se déroule comme prévu. L’utilisation d’un compte de démonstration évite l’envoi d’enveloppes de test dans votre compte de production et la génération des frais imprévus. (Si vous n’avez pas de compte de démonstration, vous pouvez en créer un gratuitement sur le Centre développeur DocuSign à l’aide du menu Compte de développeur.)
  • Mettez à jour vos workflows d’envoi groupé et toute documentation interne.

Comment convertir mes modèles v1 pour utiliser la v2 ?

Vous pouvez facilement convertir les anciens modèles d’envoi groupé pour utiliser la nouvelle fonctionnalité v2. Cette conversion comporte deux étapes :
  1. Recherchez les modèles v1 dans votre compte DocuSign. Recherchez les modèles en utilisant « destinataire groupé » ou l’e-mail du destinataire, à savoir « bulk@recipient.com » comme nom de destinataire.
  2. Modifiez les modèles v1 pour ajouter un rôle en remplacement du destinataire groupé existant. Réattribuez tous les champs au nouveau destinataire.

 

Recherche de modèles avec un destinataire d’envoi groupé v1

 

Pour obtenir des instructions détaillées sur la conversion de modèles, consultez le guide Comment convertir un modèle avec un destinataire groupé enregistré.

Puis-je toujours utiliser mes modèles v1 existants ?

Oui, vos modèles v1 resteront fonctionnels durant cette période de transition. Plus tard cette année, la version v1 sera officiellement retirée et vous ne serez plus en mesure d’envoyer des enveloppes associées à des destinataires d’envoi groupé v1.

Où puis-je en savoir plus sur l’envoi groupé v2 ?

Voici une liste des ressources clés sur l’envoi groupé amélioré v2 :