Méthodes conseillées pour configurer les comptes d’utilisateurs connectés DocuSign pour Salesforce à la fois dans DocuSign et dans Salesforce

VUE D’ENSEMBLE

Enjeux de l’entreprise

1.    Tous les utilisateurs ne sont soudainement plus capables de créer des enveloppes à partir du package géré
2.    Des champs DocuSign personnalisés partagés sont soudainement retirés du compte
3.    Tous les champs de fusion ne renseignent soudainement plus les données Salesforce
4.    Les statuts DocuSign et de destinataires ne sont soudainement plus renseignés dans Salesforce
5.    Les flux de travail personnalisés Connect ne fonctionnent plus

Objectifs

1.    Maintenir une connectivité à DocuSign constante
2.    Préserver la fonction de champs de fusion
3.    Maintenir une connectivité constante à Salesforce pour mettre à jour et / ou créer des enregistrements

DocuSign Connect pour Salesforce

i. État DocuSign
ii. État de destinataires DocuSign
iii. Flux de travail personnalisés

Définitions

Expéditeur système : utilisateur de DocuSign qui authentifie, au nom de tous les utilisateurs de DocuSign pour Salesforce, au service DocuSign. Également connu sous le nom « Utilisateur API ». Pour plus de détails, consulter la fonctionnalité « Envoyer de la part de ».
Utilisateur Connect : utilisateur de Salesforce qui authentifie, au nom de tous les utilisateurs de DocuSign pour Salesforce, au service Salesforce. Aussi, met à jour ou crée des enregistrements Salesforce dans l’organisation Salesforce configurée

Configurer DocuSign pour Salesforce  

Comment maintenir une connectivité constante à DocuSign

Autorisations utilisateur DocuSign

Créer une adhésion DocuSign générique qui dispose des autorisations suivantes :
1.    Gérer les comptes
2.    Permissions à l’échelle du compte
3.    Envoyer au nom de
Cette adhésion doit seulement être utilisée comme « Expéditeur système » dans le package managé DocuSign pour Salesforce.

Meilleures pratiques

•    Personne ne devrait s’identifier directement avec cet utilisateur sur l’app web DocuSign.
•    S’identifier sur l’app web DocuSign peut potentiellement imposer un changement de mot de passe en raison de restrictions concernant la force ou la longévité du mot de passe à partir du compte DocuSign.
•    Lors de l’authentification via l’API ou le package managé, la longévité du mot de passe du compte DocuSign n’est pas appliquée. Les identifiants seront toujours synchronisés lorsqu’ils sont utilisés avec cette méthode.
•    Ne fermez pas cette adhésion utilisateur. Elle devrait être active en permanence. Fermer l’adhésion aura le même effet que si le mot de passe était désynchronisé, ce qui empêchera tous les utilisateurs de créer des enveloppes à partir du package géré.

Comment maintenir la connectivité à Salesforce

De façon similaire à l’« Expéditeur Système », créez un utilisateur Salesforce générique. Cet utilisateur sera uniquement utilisé pour l’authentification dans l’organisation Salesforce pour faire des mises à jour.
Autorisations Salesforce
•     Au minimum, attribuez à l’utilisateur générique Salesforce l’ensemble d’autorisation « DocuSign administrateur »
•     Ceci assurera que l’utilisateur générique a un accès complet à l’état DocuSign et aux objets État de destinataire DocuSign.
•    « API activé » doit être sélectionné sous Autorisations d’administration
•     Si votre organisation utilise une authentification avancée comme SSO ou une authentification à deux facteurs, l’utilisateur connecté doit avoir une exception à ces méthodes d’authentifications avancées. DocuSign pour Salesforce ne prend uniquement en charge qu’une authentification e‑mail / mot de passe de base.
REMARQUE : si vous créez des champs personnalisés aux objets DocuSign par défaut, vous devrez vous assurer de les activer explicitement pour le profil de votre utilisateur générique.
En outre, si vous utilisez Connect pour faire des mises à jour en dehors de ces deux objets, vous aurez besoin de vous assurer que l’utilisateur Salesforce générique a aussi accès à tous ces objets, enregistrements, champs, etc.

Champs de fusion

Créez des champs de fusion dépend des autorisations accordées à l’utilisateur Connect dans Salesforce
N’oubliez pas d’attribuer à l’utilisateur générique des autorisations de profil appropriées lors de l’utilisation des champs de fusion DocuSign pour Salesforce.
Limitez le nombre total de champs de fusion sur une seule enveloppe pour éviter toute lenteur de traitement ou tout délai d’attente.
Pour obtenir l’écriture différée des données des destinataires, envisagez d’utiliser DocuSign Connect au lieu d’un champ de fusion.

Meilleures pratiques

•    Référencez « DocuSign » dans le nom d’utilisateur. Cela vous permettra d’identifier facilement si un enregistrement a été créé / mis à jour par l’intégration ou par un utilisateur Salesforce individuel
•     Définissez le profil d’autorisation « Politique de mot de passe » pour ne pas avoir d’expiration de mots de passe. Contrairement à DocuSign, l’API Salesforce est conforme à la politique de limites d’âge des mots de passe définis dans l’interface utilisateur. Le paramètre « N’expire jamais » maintiendra les identifiants et des mises à jour cohérentes à partir de Connect.
•     Ne réinitialisez pas le mot de passe ou ne fermez pas l’utilisateur générique Salesforce