Warum werden in mehreren Feldern Daten repliziert? Umfang der Datenauffüllung verwenden

Die Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ kann auf Umschlag- oder Dokumentenebene verwendet werden. Mit dieser Einstellung können Inhalte in Feldern mit demselben Namen oder derselben Datenbezeichnung wiederholt werden. Wenn Sie Umschläge senden oder signieren und beim Ausfüllen von Feldern bemerken, dass andere Felder im Umschlagdokument ebenfalls mit diesen Angaben befüllt werden, wurde hier die Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ verwendet und diese Felder sind miteinander verknüpft.

Wenn Sie mehrere Datenbezeichnungen für Felder desselben Typs auf denselben Wert festlegen, werden die Felddaten miteinander verknüpft. Gibt dann der Absender beim Vorbereiten eines Dokuments oder einer Vorlage und der Unterzeichner beim Signieren des Dokuments etwas in einem der verknüpften Felder ein, wird diese Eingabe automatisch in alle Felder mit derselben Datenbezeichnung übertragen. Dieses Verhalten wird über die Kontoeinstellung „Umfang der Datenauffüllung“ gesteuert. Das automatische Ausfüllen kann für verknüpfte Felder in einem einzelnen Dokument oder für alle im gesamten Umschlag festgelegt werden. Der Umfang der Datenauffüllung wird in DocuSign-Admin im Bereich „Sendeeinstellungen” mit der Einstellung Informationen in Feldern mit derselben Datenbezeichnung automatisch replizieren eingerichtet. 

Hinweis: Standardmäßig ist die Einstellung für den Umfang der Datenauffüllung auf Umschlag gesetzt. Je nach Abrechnungsplan können Sie diese Einstellung ändern. Sollten Sie die Einstellung nicht im Bereich „Sendeeinstellungen“ sehen, wenden Sie sich an den DocuSign-Kontomanager oder an das DocuSign-Vertriebsteam.

So funktionierts:
  1. Senden Sie in DocuSign eSignature wie gewohnt einen Umschlag.
    • Neu > Umschlag senden > Dokumente hochladen, Empfänger hinzufügen, Nachrichten für Empfänger eingeben und auf „Weiter“ klicken. 
  2. Stellen Sie beim Hinzufügen der Felder im Dokument sicher, dass die Felder, die sich im Dokument wiederholen, auch dieselbe Datenbezeichnung haben. Dabei ist besonders auf die Schreibweise und die Groß- und Kleinschreibung zu achten. Hierzu kopieren Sie am besten den Namen des gewünschten Felds. Wählen Sie zunächst das Feld und kopieren Sie rechts im Fensterbereich aus dem Feld „Datenbezeichnung“ den Feldnamen. Wählen Sie dann das nächste Feld aus und fügen Sie den kopierten Namen in das Datenfeld „Datenbezeichnung“ ein. Im Bereich mit den Feldeigenschaften sehen Sie, ob Felder verknüpft sind.
​​Datenauffüllung – Sendeumgebung

Wichtige Regeln und Hinweise

  • ​Die Funktion „Umfang der Datenauffüllung“ funktioniert nur mit den Feldern Kontrollkästchen, Firma, Text, Drop-down, Name, Hinweis und Stellenbezeichnung. Dies ist eine passive Funktion, die immer aktiviert ist und nicht deaktiviert werden kann. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen möchten, dann muss jedes Feld eine eindeutige Datenbezeichnung haben. 
  • Die Funktion „Umfang der Datenauffüllung“ wird auf Kontoebene eingestellt:
Dokument: Gilt nur für Felder mit derselben Datenbezeichnung innerhalb einer Datei/eines Dokuments.
ODER
Umschlag: Gilt für Felder mit derselben Datenbezeichnung innerhalb aller Dateien in einem Umschlag.
  • Der Umfang kann nicht auf bestimmte Seiten beschränkt werden.
  • Schreibgeschützt: Mit dieser Option wird ein Feld gesperrt und die Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ wird nicht für das Feld unterstützt. Wenn Sie die Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ verwenden möchten, darf die Option Schreibgeschützt für das Feld nicht aktiviert sein.
  • Wenn Sie ein Unterzeichner sind und das Replizieren der Daten keinen Sinn ergibt, wenden Sie sich an den Absender. Der Absender kann mit der Aktion „Korrektur“ die Replikation durch das Ändern der Feldnamen aufheben.​

Vorteile und Anwendungsfälle

Mit der Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ kann der Signiervorgang beschleunigt und erleichtert werden, indem Daten automatisch im Dokument repliziert werden. Dadurch lassen sich auch mögliche Fehler von Absendern und Unterzeichnern verhindern. Ein häufiger Anwendungsfall für die Einstellung „Umfang der Datenauffüllung“ ist das Duplizieren der Adresse und Telefonnummer des Unterzeichners in einem Formular, in dem diese Angaben an mehreren Stellen vorkommen.


Weitere Informationen

Feldeigenschaften
Sendeeinstellungen