Warum werden meine Erinnerungseinstellungen nicht berücksichtigt?

Problem
Nach dem die Einstellungen für „Erinnerungen und Ablaufzeiten” im Konto aktualisiert wurden, wird für Umschläge nach wie vor die alten Einstellungen verwendet.

Ursache
Entweder wurde der Umschlag vor dem Ändern der Einstellungen erstellt oder die Einstellungen werden von Einstellungen überschrieben, die woanders konfiguriert werden.

Lösung
Beachten Sie, dass die meisten Kontoeinstellungen innerhalb von DocuSign nicht rückwirkend gültig sind. Wenn Sie eine Einstellung im Konto ändern, dann gilt diese Änderung in der Regel nicht für Umschläge, die bereits in Bearbeitung sind. Die Änderung gilt dann nur für neue Umschläge, die nach dem Ändern der Einstellung erstellt werden. Dies gilt auch für die administrativen Einstellungen im Bereich „Erinnerungen und Ablaufzeiten”. Wenn Sie diese Einstellungen aktualisieren, gelten die Änderungen für alle Benutzer des Kontos als Standard zum Zeitpunkt der Änderung.

Sollten die falschen Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen für Umschläge, die nach der Änderung erstellt wurden, verwendet werden, weist dies in der Regel darauf hin, dass die Kontoeinstellungen von einer anderen Quelle überschrieben wurden.
Bei DocuSign lassen sich die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen für Umschläge an unterschiedlichen Stellen einrichten. Daher besteht eine Prioritätenhierarchie. Die Hierarchie von oben nach unten:

  1. API-Aufruf
  2. Absendereingaben
  3. Vorlageneinstellungen
  4. Standardeinstellungen des Kontos

Wenn ein Umschlag direkt in DocuSign ohne Vorlage erstellt wird, dann werden die Kontostandardeinstellungen für den Umschlag verwendet.

Wird auf einen Umschlag eine Vorlage angewendet, werden für den Umschlag die Vorlageneinstellungen und nicht die Kontoeinstellungen verwendet.

Wenn Absender aufgrund der Kontoeinstellungen die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen ändern dürfen, dann werden anstelle der Kontostandardeinstellungen die Änderungen für den Umschlag verwendet. Wendet der Absender eine Vorlage an, dann wird für den Umschlag die Einstellungen dieser Quelle verwendet. Wenn der Absender also die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen im Umschlag einrichtet und danach eine Vorlage anwendet, dann gelten die Vorlageneinstellungen und die manuelle Konfiguration des Absenders werden nicht berücksichtigt. Der Absender kann in diesem Fall die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen nach dem Anwenden der Vorlage bearbeiten (wenn keine Einschränkungen auf Vorlagen- und Kontoseite vorliegen). Durch das Ändern der Einstellungen nach dem Anwenden der Vorlage werden die manuellen Einstellungen vom Absender berücksichtigt.

Wenn auf einen Umschlag mehrere Vorlagen angewendet wurden, dann werden die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen von der zuletzt angewendeten Vorlage für den Umschlag verwendet. Der Absender kann natürlich auch hier jederzeit die Einstellungen nach dem Anwenden der Vorlagen konfigurieren, wodurch die manuellen Änderungen für den Umschlag wirksam werden und nicht die der letzten Vorlage.

Wenn der Umschlag mithilfe der DocuSign API erstellt wird, werden die Programmeinstellungen des API-Aufrufs vor allen anderen Einstellungen priorisiert. Sollte das Programm keine Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen in updateNotificationSettings (in Englisch) enthalten, folgt das DocuSign-System der Hierarchie oben.

Vorlagen

Beim Erstellen einer Vorlage werden standardmäßig die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen mit einbezogen. Wenn der Ersteller der Vorlage Regeln abweichend von den Kontostandardeinstellungen haben möchte, muss er die Einstellungen manuell ändern. Sobald die Vorlage erstellt wurde, bleiben die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen für die Vorlage unverändert, außer der Ersteller ändert diese Einstellungen manuell. Wenn der Vorlagenersteller die Einstellungen nicht bearbeitet, gelten die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen, die im Konto zum Zeitpunkt des Erstellens vorlagen.

Werden die Erinnerungs- und Ablaufzeiteinstellungen danach im Konto geändert, hat dies keine Auswirkung auf bestehende Umschläge und Vorlagen. Falls Sie möchten, dass alle Vorlagen im Konto den geänderten Kontostandardeinstellungen entsprechen, müssen bestehende Vorlagen angepasst werden. Ein Kontoadministrator kann bestehende Vorlagen, auch wenn diese passwortgeschützt sind, ändern. Andere Benutzer, die Bearbeitungs- und Freigaberechte für Vorlagen haben, benötigen bei passwortgeschützten Vorlagen das Passwort.

Beim Erstellen und Bearbeiten einer Vorlage finden Sie auf der Seite „Umschlag vorbereiten” den Bereich „Erinnerungen und Ablaufzeiten” unter „Erweiterte Optionen”.
image.png
Sollten die Optionen grau dargestellt werden und somit deaktiviert sein, dann wurde das Konto so konfiguriert, dass Absender diese Einstellungen nicht ändern dürfen.


Damit diese Einstellungen für eine Vorlage verwendet werden können, muss ein Administrator zunächst unter „Einstellungen > Erinnerungen und Ablaufzeiten” die Option „Benutzer dürfen diese Einstellungen überschreiben” aktivieren.
Reminders an Expiration.png

Sobald diese Option aktiviert wurde, können Sie die Vorlage erneut öffnen und die Einstellungen sollten jetzt verfügbar sein. Nach dem Fertigstellen der Vorlage kann bei Bedarf unter „Einstellungen > Erinnerungen und Ablaufzeiten” die Option „Benutzer dürfen diese Einstellungen überschreiben” wieder deaktiviert werden.

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