Warum sehe ich in Salesforce meine abgeschlossenen Umschläge nicht?

Problem

Umschläge werden zwar von Salesforce gesendet, aber die in DocuSign abgeschlossenen Umschläge werden nicht in Salesforce angezeigt.

Ressourcen und Best Practice

Informationen zu Grundlagen und zur Konfiguration finden Sie im DocuSign Connect für Salesforce Benutzerleitfaden (in Englisch).

Wenn Statusinformationen in Salesforce nicht aktualisiert werden, sollten zuerst die DocuSign-Connect-Einstellungen überprüft werden.

1. Aktivieren Sie die Connect-Protokollierung und überprüfen Sie die erstellten Protokolle auf Fehler.
2. Ermitteln Sie, ob es kürzlich Änderungen in der Salesforce- oder DocuSign-Umgebung gab.
3. Finden Sie heraus, inwieweit sich das Verhalten auswirkt:

a. Sehen alle Benutzer keinen aktuellen Status oder nur bestimmte Benutzer?
b. Wenn nur bestimmte Benutzer betroffen sind: trifft das Problem nur bei einem bestimmten Datensatz auf?
c. Wie lange gibt es dieses Problem bereits? Ist das ermittelte Zeitfenster relevant zu Schritt 2?

Die vorstehende Liste dient nur als Ausgangspunkt – die Antworten zu jedem Schritt führen Sie in die Richtung einer bestimmten Lösung. 

Lösung

1. Connect-Einstellungen aufrufen

a. Melden Sie sich bei DocuSign an. 
b. Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild und auf die Option „Zur Admin-Umgebung wechseln”.
c. Wählen Sie „Connect”.
d. Klicken Sie für die Konfigurationsleiste auf „Salesforce”.

2. Authentifizierung und Berechtigungen für Connect für Salesforce:

a. Bei umgebungsübergreifenden Veröffentlichungsfehlern liegt dies oft am gespeicherten Passwort, das nicht mehr länger gültig ist. In diesem Fall finden Sie in den Connect-Protokollen einen Passwortfehler am Protokollende. Als Salesforce-Administrator können Sie über den Link Anmeldung neu konfigurieren gültige Anmeldedaten einrichten.

Abbildung der Benutzeroberfläche

b. Das im Schritt a verwendete Salesforce-Benutzerprofil entspricht einem derzeitigen Salesforce-Benutzer. Dieser Benutzer hat seine eigenen Berechtigungen. Die Berechtigungen eines Writeback-Benutzers werden in den Salesforce-Konfigurationen verwaltet. Hierbei ist es jedoch wichtig, den Zusammenhang zu DocuSign zu verstehen. Wenn einige Objekte nicht wie erwartet aktualisiert werden, jedoch andere in der gesamten Umgebung auf dem neuesten Stand sind, dann fehlen dem Benutzerprofil womöglich die Zugriffsrechte auf diesen Objekttyp. Die Zuweisung eines reinen Systemadministrator-Berechtigungsprofils sollte diese Art von Fehlern eigentlich beseitigen.

3. Connect-für-Salesforce-Leiste konfigurieren:

a. Im Bereich „Systemeinstellungen” sehen Sie eine Umschaltfläche für „Aktive Verbindung” bzw. „Inaktive Verbindung”. Mit dieser Umschaltfläche aktivieren oder deaktivieren Sie die Salesforce-Veröffentlichung. Das Veröffentlichen lassen Sie zu, indem Sie die Umschalttaste auf „Aktive Verbindung” setzen.

b. Ein verbreiteter Irrtum ist, dass im Bereich „Vom Absender wählbare Elemente” gesteuert wird, welche Objekte für das Writeback verfügbar sind. Mit dieser Konfiguration werden die Objekte definiert, nach denen manuell im Entwurfumschlag gesucht werden kann, die von der Webkonsole gesendet wurden. Diese Konfiguration ist für das Writeback bei Umschlägen, die von Salesforce aus gesendet werden, und für das allgemeine Writeback für Umschläge mit gültigen Metadaten völlig irrelevant.

c. Ein häufig auftretendes Problem ist, wenn nur einige Benutzer Writeback nutzen. Im Bereich „Zugeordnete Benutzer” ist in der Leiste eine Umschalttaste für „Alle Benutzer (inklusive neue Benutzer)” und „Benutzer auswählen, um sie einzubeziehen”. Wenn die Option „Benutzer auswählen, um sie einzubeziehen” aktiviert wird, werden neue Benutzer nicht automatisch für das Schreiben an Salesforce aktiviert und bestimmte Benutzer können für das Veröffentlichen deaktiviert werden.

Abbildung der Benutzeroberfläche

d. Im Bereich „Connect-Objekte” hat jede Zeile einen eigenen Status (Aktiv/Inaktiv). Prüfen Sie, ob die relevanten Objekte aktiv sind.
e. Jede Zeile im Bereich „Connect-Objekte” hat ein Kontrollkästchen für die Option „Nur für abgeschlossenes Dokument”. Mit dieser Option kann verhindert werden, dass Dokumente vor Fertigstellung veröffentlicht werden. Das Überprüfen dieser Einstellung ist besonders dann empfehlenswert, wenn die Veröffentlichung zwar stattfindet, aber eher nach einer längeren Verzögerung kurz vor Fertigstellung.

4. Ursachen investigieren und Anpassungen überprüfen:

a. Zum Überprüfen von Connect gehören Protokolle zur Best Practice. Wenn Sie sich an den DocuSign-Kundensupport wenden, stellen Sie am besten immer die Protokolle bereit. Ein Connect-Protokoll, das den fehlgeschlagenen Veröffentlichungsversuch enthält, ist die beste Quelle, um der Ursache auf den Grund zu gehen und das Problem zu beheben. Wenn die Option „Protokoll aktivieren (max. 100)” aktiviert ist, sehen Sie einen Datensatz mit 100 Umschlägen. Eine Liste mit den klickbaren Datensätzen finden Sie unter „Zur Admin-Oberfläche wechseln > Connect > Protokolle”. Für die Analyse der Protokolle nutzen Sie am besten ein Textverarbeitungsprogramm wie Notepad++, um das Protokoll im XML-Format einzusehen. Hier die logische Abfolge:

i. Konfigurationsdaten als .XML
ii. Umschlagdaten als .XML
iii. Aufruf und Antwort der Salesforce-API-Aktivität mit einigen XML-Formatinhalten

b. Wenn das Erstellen von Protokollen aktiviert ist, aber keine Protokolle erstellt werden,

i. bestätigen Sie, dass die Funktion für dass Veröffentlichen aktiviert ist
ii. bestätigen Sie, dass der jeweilige Benutzer unter „Zugeordnete Benutzer” aktiviert ist
iii. bestätigen Sie, dass die Funktion „Bestätigung erforderlich” aktiviert ist und überprüfen Sie den Bereich „Zur Admin-Oberfläche wechseln > Connect > Fehler”. Einige Elemente werden hier angezeigt, aber nicht protokolliert.

c. Wenn im Bereich „Connect-Objekte” das Objekt dfs__DocuSign_Recipient_Status__c vor dem Objekt dfs__DocuSign_Status__c aufgeführt ist, wird das Objekt „DocuSign-Empfängerstatus” nicht bei der ersten Veröffentlichung erstellt. Im Protokoll sehen Sie die Fehlermeldung, dass das übergeordnete DocuSign-Statusobjekt nicht bei der ersten Veröffentlichung erstellt wurde. Da das Objekt erst bei der nächsten Veröffentlichung erstellt wird, können Benutzer durchaus eine Stunde auf den DocuSign-Empfängerstatus warten. Für gewöhnlich handelt es sich dabei um den ersten Unterzeichner, der das Dokument abgeschlossen hat.