Probleme beim Hochladen von Dokumenten – häufige Fehler, Ursachen und Lösungen

Übersicht

In diesem Artikel finden Sie Lösungen zu allgemeinen Problemen, die in der DocuSign-Webanwendung beim Hochladen von PDF-Dateien und anderen Dokumenten auftreten können.

Hinweis: Die in diesem Artikel beschriebenen Probleme und Lösungen sind für das Hochladen von Dokumenten in der Webanwendung von DocuSign. Wenn Sie Probleme beim Hochladen von Dokumenten via API haben, finden Sie hilfreiche Dokumentation im DocuSign-Developer-Center (in Englisch).

Bevor Sie weiterlesen, versichern Sie sich, dass die Datei in einem Format ist, das auch von DocuSign unterstützt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dateiformate.

Nachfolgend Themen, die Sie interessieren könnten:

Problem: Fehler beim Hochladen von Dokumenten oder andere Fehler

„Fehler beim Hochladen von [Dateiname]. Es ist ein Fehler aufgetreten.“

Fehler beim Hochladen von Dokumenten – neue Umgebung

Ursache: Beschädigtes Dokument

Ihre Datei ist möglicherweise beschädigt. Dabei kann es sich um Probleme mit den Metadaten in der Datei handeln, die beim Erstellen, Scannen oder Konvertieren des Dokuments entstanden sein könnten. Die generierte PDF-Datei ist dann ungültig, da sie nicht den PDF-Strukturstandards entspricht.

Lösungen

  1. Als neue PDF-Datei speichern: Mit Anwendungen wie Adobe Reader, Adobe Acrobat und Foxit Reader können Sie Probleme mit der PDF-Struktur und PDF-Metadaten beheben. Das Problem kann bereits behoben werden, indem Sie die PDF-Datei öffnen und als neue Datei speichern.

  2. Dokument als neue PDF-Datei drucken: Diese Option wird beispielsweise von den Anwendungen Adobe Acrobat Professional® (kostenpflichtig) und Foxit Reader® (kostenlos) unterstützt. Öffnen Sie hierzu die Datei in der jeweiligen Anwendung und klicken Sie auf „Datei > Drucken” und wählen Sie als Drucker Adobe PDF oder Foxit PDF. Wählen Sie die Option „Auf Druckbereich verkleinern” und klicken Sie auf „OK”. Das Dokument wird jetzt als neue PDF-Datei „gedruckt” und die Dateigröße verringert sich. Wenn das Dokument aktive Formularfelder enthält, werden diese vereinfacht. Weitere Informationen

  3. PDF-Optimierung nutzen: Mit der PDF-Optimierung können Sie in Adobe Acrobat Professional® (Version 8 und höher) die Dateigröße verringern, indem das Dokument neu berechnet und komprimiert wird. Wenn Sie dieses Tool nicht nutzen, scannen Sie Ihr Dokument erneut. Folgen Sie hierzu den vorstehenden Tipps oder nutzen Sie ein kostenloses Online-Optimierungstool, wobei für vertrauliche Dokumente am besten kein derartiges kostenloses Online-Tool verwenden werden sollte.

  4.  DocuSign-Druckertreiber (in Englisch) zum Hochladen von Dokumenten nutzen: Mit dem Druckertreiber von DocuSign können Sie dieses und andere Probleme mit beschädigten Dateien beheben. Senden Sie das Dokument direkt aus dem PDF- oder Textverarbeitungsprogramm mithilfe des Druckertreibers an einen DocuSign-Umschlag.

Ursache: Dokument enthält Makros

In Microsoft-Word- und Microsoft-Excel-Dokumenten werden häufig Makros verwendet. Dokumente in makro-unterstützenden Dateiformaten, wie XLSM, DOCM oder PPTM, können zwar hochgeladen werden, aber die enthaltenen Makros werden technisch nicht von DocuSign unterstützt. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr Dokument Makros enthält, öffnen Sie die Datei in der entsprechenden Anwendung und klicken Sie auf „Ansicht > Makros”.

Lösungen

  1. Makros entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung und löschen Sie sie unter „Ansicht > Makros”.

  2. Datei vor dem Hochladen als PDF speichern: Nutzen Sie hierfür in Microsoft Word und Microsoft Excel die Funktion „Speichern unter”.

Ursache: Dokument ist durch ein Passwort geschützt oder gesichert

Passwortgeschützte Dokumente werden von DocuSign nicht unterstützt. Bei einem passwortgeschützten Dokument erhalten Sie die Fehlermeldung „Diese Datei ist passwortgeschützt”.

„Fehler beim Hochladen von [Dokumenten-ID]: Passwortgeschützt [Dateiname]: Das Dokument, das Sie hochladen möchten, ist passwortgeschützt. Entfernen Sie den Passwortschutz.”

Fehler aufgrund passwortgeschützter Datei – neue DocuSign-Umgebung

Hinweis: Möglicherweise sehen Sie nur eine allgemeine Fehlermeldung (siehe vorstehenden Screenshot).

Andere zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen können ebenfalls Probleme verursachen.

Lösungen

  1. Passwortschutz entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, mit der Sie das Dokument erstellt haben. Entfernen Sie das Passwort im Bereich für die Sicherheitsoptionen.

  2. Zusätzliche Sicherheitsstufen bei einer PDF-Datei entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, in der Sie es erstellt haben und zeigen Sie die Eigenschaften der Datei an. In Adobe Reader finden Sie die Eigenschaften beispielsweise unter „Datei > Eigenschaften > Sicherheit”. Sehen Sie sich die Liste mit den zugelassenen Optionen an. Wenn Sie viele Einträge mit „Nein” sehen, könnte dies bereits die Ursache zu Ihrem Problem sein. Entfernen Sie diese Sicherheitsstufen, damit Sie das Dokument hochladen können.

Problem: Zeitüberschreitung beim Hochladen oder ein Fehler zur Dateigröße

„Fehler beim Hochladen von [Dateiname]: Datei größer als 25 MB”.

Neue Umgebung – Fehler 25 MB

Ursache: Dokumentengröße überschritten

Die Dateigröße eines Dokuments, das Sie in der DocuSign-Anwendung hochladen möchten, ist begrenzt auf 25 MB (25.000 KB). Je nach Ihrer Internetverbindung können Zeitüberschreitungen auch bei Dokumenten auftreten, die lediglich 5 MB (5.000 KB) groß sind. Überprüfen Sie die Dateigröße des Dokuments. Die Eigenschaften rufen Sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und das Menü „Eigenschaften” auswählen. Die Best Practice dabei ist, die Dateigröße von 5 MB (5.000 KB) nicht zu überschreiten.

Hinweis: Das Limit gilt für alle webbasierten DocuSign-Uploads. Daher könnten Sie ähnliche Fehler sehen, wenn Sie beim Signieren einen Unterzeichneranhang hochladen oder eine Datei von einer externen Quelle, wie Box, DropBox, Google Drive oder OneDrive, hochladen möchten.  

Lösungen

  1. Einstellungen des Scanners anpassen: Scannen Sie die Dokumente nicht in Fotoqualität oder ganz in Farbe. Graustufen können genutzt werden, aber Schwarz-weiß ist am besten. Wenn Sie Farben verwenden möchten, setzen Sie die Auflösung auf 100 bis 200 dpi herunter. Die meisten Drucker haben eine Voreinstellung bezüglich der Dokumentenqualität und Sie müssen keine weiteren Einstellungen vornehmen.

  2. Probieren Sie die Lösungen von Problem 1 aus.

Problem: Fehlerhafte Miniaturansichten, Seiten rendern nicht, Fehlermeldung „Die Seite kann nicht angezeigt werden”

Sie konnten zwar das Dokument hochladen, aber das Bild der Miniaturansicht im Fenster für das Signieren ist fehlerhaft, die Seiten rendern nicht oder Sie sehen die Fehlermeldung „Die Seite kann nicht angezeigt werden. Leeren Sie den Cache und laden Sie die Seite neu.”.

Fehlermeldung „Die Seite kann nicht angezeigt werden”

Ursache: Dokumentengröße überschritten

Bei einigen Scannern wird die Auflösung eines gedruckten Dokuments vergrößert. Dadurch können Probleme beim Rendern in der Signier- und Sendeumgebung entstehen. Finden Sie heraus, ob dies auch auf Ihr Dokument zutrifft. Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, in der Sie es erstellt haben und zeigen Sie die Eigenschaften der Datei an. Suchen Sie den Bereich mit den Einstellungen für die Größe. Wird die Standardgröße für Dokumentenseiten überschritten? Alternativ dazu können Sie den Zoom/die Ansicht für die Seite so ändern, dass Sie die Seite vollständig sehen, und dann die Zoomprozente auswerten. Wenn der Prozentwert unterhalb von 75 % liegt (in der Regel zwischen 30 und 50 %), ist die Größe des Dokuments zu groß.

Lösungen

  1. Software und Treiber für den Scanner aktualisieren und das Dokument erneut scannen: Die Updates für den Scanner finden Sie auf der Website des Scannerherstellers. Sie sollten immer die neueste Software und die aktuellsten Treiber nutzen. 

  2. Scannereinstellungen anpassen: Richten Sie die Standardeinstellungen für das Seitenlayout so ein, dass der Scanner die Datei in einer Standardgröße für Dokumente speichert.

  3. Probieren Sie die Lösung 1 von Problem 1 aus.

Ursache: Übereinanderliegende Bilder und/oder Vermerke

PDF-Dateien enthalten Ebenen, wodurch Probleme beim Rastern des Seitenbilds entstehen können. Bei Dokumenten, die nicht im PDF-Format sind und Bilder enthalten, kann dieses Problem ebenfalls auftreten.

Lösungen

  1. Probieren Sie die Lösung 2 von Problem 1 aus, indem Sie Ebenen entfernen und dadurch die Datei vereinfachen.

Problem: fehlende Formulardaten im PDF

Sie haben eine PDF-Datei mit Formularfeldern hochgeladen und Anwenden/Zuweisen gewählt und sehen, dass einige Formulardaten in den DocuSign-Feldern fehlen; Sie haben „Abbrechen/Vereinfachen” gewählt und die Feldwerte fehlen.

Dynamische XFA-PDFs werden automatisch abgelehnt. Sie sehen dann folgende Fehlermeldung:

Neue DocuSign-Umgebung – XFA-Fehler

Ursache: PDF ist ein aktives XFA-Formular

XFA-PDF-Dateien sind ausfüllbare PDF-Formulare, die mit Anwendungen wie Adobe LiveCycle oder Thunderhead erstellt werden. Statische und aktive XFA-PDF-Dateien können hochgeladen werden, wobei jedoch nur statische XFA-PDFs unterstützt werden. Beim Hochladen eines solchen Dokuments sehen Sie einen DocuSign-Warnhinweis und Feldwerte sowie die Formularerkennung für einige Felder können verloren gehen.

Lösungen

  1. PDF vereinfachen: Wenn Sie die PDF-Felder nicht in DocuSign-Felder umwandeln möchten, probieren Sie die Lösung 2 von Problem 1 aus, um die Datei und die Daten zuvor zu vereinfachen.

  2. Statische XFA-PDF konvertieren: Öffnen Sie die XFA-PDF in der Anwendung, in der Sie sie erstellt haben, und speichern Sie sie nicht als aktiv sondern als statisch ab.

Problem: PDF-Formularfelder werden vertikal (um 180°) angezeigt

Wenn Sie beim Hochladen einer PDF mit Formularfeldern Zuweisen/Anwenden wählen, werden alle Felder, die zu DocuSign-Feldern umgewandelt werden, vertikal angezeigt (als wären sie vom System gedreht). 

Vertikale Felder – Beispiel

Ursache: PDF im Querformat ist oder scheint im Hochformat zu sein, aber die Seiten können gedreht werden

Einige PDFs, häufig die im Querformat, haben Dreheigenschaften für Seiten und/oder Felder. Mit dem Drehen können PDF-Dateien im jeweiligen Anzeigeprogramm einfacher eingesehen und ausgefüllt werden. Dokumente im Querformat werden von DocuSign unterstützt. Damit die ganzen unterschiedlichen PDF-Typen, die unsere Kunden hochladen, einheitlich von unserem System behandelt werden, wird die Ausrichtung der Felder und Seiten beim Konvertieren basierend auf den Ausrichtungseigenschaften der Datei nicht geändert.

Lösungen

Der Tagger von DocuSign ermöglicht das Drehen von hochgeladenen Dokumentenseiten, jedoch nicht von Feldern oder dem Text innerhalb der Felder. Textfeldwerte werden immer von oben, von links nach rechts eingegeben.
Tipps

  • Stellen Sie die gewünschte Ausrichtung ein, bevor Sie die Datei als PDF speichern. Drehen Sie die Seiten, ändern Sie die Ausrichtungseigenschaften der Felder und speichern Sie die Datei am besten im Hochformat ab.
  • Ändern Sie mit dem Tagger die Größe und Position der Felder manuell.

Ressourcen

Unterstützte Dateiformate
DocuSign-Dokumentation für REST API – Ressourcenlimits (in Englisch)
SOAP-API-Leitfaden – Dateibeschränkungen (in Englisch)

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