Probleme beim Hochladen von Dokumenten – häufige Fehler, Ursachen und Lösungen

Übersicht

In diesem Artikel finden Sie Lösungen zu allgemeinen Problemen, die in der DocuSign-Webanwendung beim Hochladen von PDF-Dateien und anderen Dokumenten auftreten können. Eine kürzere Anleitung zur schnellen Fehlerbehebung finden Sie unter Dokumente hochladen – schnelle Problemlösungen.

Die in diesem Artikel beschriebenen Probleme und Lösungen sind für das Hochladen von Dokumenten in der Webanwendung von DocuSign. Wenn Sie Probleme beim Hochladen von Unterlagen via API haben, finden Sie Hilfe im DocuSign-Developer-Center (in Englisch).

Datei, die Sie hochladen, muss von DocuSign unterstützt werden. Unterstützte Dateiformate

Inhaltsverzeichnis

Problem 1: Fehler beim Hochladen von Dokumenten

Fehlermeldung: Fehler beim Hochladen von [Dateiname].

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Ursache: beschädigtes Dokument

Ihre Datei ist möglicherweise beschädigt. Dabei kann es sich um Probleme mit den Metadaten in der Datei handeln, die beim Erstellen, Scannen oder Konvertieren des Dokuments entstanden sein könnten. Die generierte PDF-Datei ist dann ungültig, da sie nicht den PDF-Strukturstandards entspricht.

Lösung A

So lösen Sie das Problem:
  1. Als neue PDF-Datei speichern: Mit Anwendungen wie Adobe Reader, Adobe Acrobat und Foxit Reader können Sie Probleme mit der PDF-Struktur und PDF-Metadaten beheben. Das Problem kann bereits behoben werden, indem Sie die PDF-Datei öffnen und als neue Datei speichern.

  2. Dokument als neue PDF-Datei drucken: Diese Option wird beispielsweise von den Anwendungen Adobe Acrobat Professional (kostenpflichtig) und Foxit Reader (kostenlos) unterstützt. Öffnen Sie hierzu die Datei in der jeweiligen Anwendung und klicken Sie auf Datei > Drucken und wählen Sie als Drucker Adobe PDF oder Foxit PDF. Wählen Sie die Option Auf Druckbereich verkleinern und klicken Sie auf OK. Das Dokument wird jetzt als neue PDF-Datei „gedruckt” und die Dateigröße verringert sich. Wenn das Dokument aktive Formularfelder enthält, werden diese vereinfacht. Weitere Informationen

  3. PDF-Optimierung nutzen: Mit der PDF-Optimierung können Sie in Adobe Acrobat Professional® (Version 8 und höher) die Dateigröße verringern, indem das Dokument neu berechnet und komprimiert wird. Wenn Sie dieses Tool nicht nutzen, scannen Sie Ihr Dokument erneut. Folgen Sie hierzu den vorstehenden Tipps oder nutzen Sie ein kostenloses Online-Optimierungstool, wobei für vertrauliche Dokumente am besten kein derartiges kostenloses Online-Tool verwendet werden sollte.

  4. DocuSign-Druckertreiber zum Hochladen von Dokumenten nutzen: Mit dem Druckertreiber von DocuSign können Sie dieses und andere Probleme mit beschädigten Dateien beheben. Senden Sie das Dokument direkt aus dem PDF- oder Textverarbeitungsprogramm mithilfe des Druckertreibers an einen DocuSign-Umschlag.

Ursache B: Dokument enthält Makros

In Microsoft-Word- und Microsoft-Excel-Dokumenten werden häufig Makros verwendet. Dokumente in makro-unterstützenden Dateiformaten, wie XLSM, DOCM oder PPTM, können zwar hochgeladen werden, aber die enthaltenen Makros werden technisch nicht von DocuSign unterstützt. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr Dokument Makros enthält, öffnen Sie die Datei in der entsprechenden Anwendung und klicken Sie auf Ansicht > Makros.

Lösung B

So lösen Sie das Problem:
  1. Makros entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung und löschen Sie sie unter Ansicht > Makros.

  2. Datei vor dem Hochladen als PDF speichern: Dies wird mit der Funktion Datei > Speichern unter in Word und Excel erreicht.

Ursache C: Dokument ist durch ein Passwort geschützt oder gesichert

Eine PDF-Datei kann durch zwei Typen von Passwörtern beeinträchtigt werden, wobei beide optional sind. Ein PDF-Dokument kann durch ein oder zwei Passwörter geschützt sein oder ganz ohne Passwortschutz sein. Bei PDF-Dateien heißen Passwörter auch Kennwörter. Optionen für die Passwortvergabe:

  • Beim Zugangspasswort muss das Passwort für das Einsehen/Öffnen des Dokuments vom Benutzer eingegeben werden.
  • Das Eigentümerpasswort (d. h. Bearbeiten oder Berechtigungen) wird hingegen verwendet, um Berechtigungen (z. B. Druck- oder Änderungsberechtigung) zu ändern oder das Zugangspasswort zu erstellen, zu ändern oder zu löschen.

Dokumenten mit Zugangspasswort werden von DocuSign nicht unterstützt. Beim Hochladen eines passwortgeschützten Dokuments erhalten Sie die Fehlermeldung „Diese Datei ist passwortgeschützt”.

„Fehler beim Hochladen von [Dokumenten-ID]: Passwortgeschützt [Dateiname]: Das Dokument, das Sie hochladen möchten, ist passwortgeschützt. Entfernen Sie den Passwortschutz.”

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Hinweis: Möglicherweise sehen Sie nur eine allgemeine Fehlermeldung (siehe vorstehenden Screenshot).

Hinweis: DocuSign unterstützt PDF-Dokumente, die durch ein Eigentümerpasswort oder benutzerdefinierte Berechtigungseinstellungen geschützt sind.

Lösung C

In der folgenden Anleitung wird ein Drittanbieterprodukt beschrieben. Wenn Sie das Produkt nicht nutzen oder Sie der Anleitung für Ihr Produkt nicht folgen können, ziehen Sie die Dokumentation Ihres PDF-Anzeigeprogramms zurate.

  1. Passwortschutz entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, mit der Sie das Dokument erstellt haben. Entfernen Sie das Passwort im Bereich für die Sicherheitsoptionen. Beispiel Adobe Acrobat: Öffnen Sie Datei > Eigenschaften > Sicherheit oder nutzen Sie die Tastaturkombination Strg+D.
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  2. Wählen Sie Einstellungen ändern und entfernen Sie das Zugriffspasswort, indem Sie die Option Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich deaktivieren. (Wenn das Dokument ein Eigentümerpasswort hat, müssen Sie dies für die Änderungen angeben.)
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Problem 2: Zeitüberschreitung beim Hochladen oder ein Dateigrößenfehler

„Fehler beim Hochladen von [Dateiname]: Datei größer als 25 MB”.

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Ursache: Dokumentengröße überschritten

Die Dateigröße eines Dokuments, das Sie in der DocuSign-Webanwendung hochladen möchten, ist begrenzt auf 25 MB. Je nach Ihrer Internetverbindung können Zeitüberschreitungen auch bei Dokumenten auftreten, die lediglich 5 MB groß sind. Überprüfen Sie die Dateigröße des Dokuments. Die Eigenschaften rufen Sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und das Menü Eigenschaften auswählen. Die Best Practice dabei ist, die Dateigröße von 5 MB nicht zu überschreiten.

Hinweis: Das Limit gilt für alle webbasierten DocuSign-Uploads. Ähnliche Fehler werden möglicherweise angezeigt, wenn ein Unterzeichneranhang während des Signierens oder eine Datei von einer externen Quelle, wie Box, DropBox, Google Drive oder OneDrive hochgeladen wird.

Lösung

So lösen Sie das Problem:
  • Einstellungen des Scanners anpassen: Scannen Sie die Dokumente nicht in Fotoqualität oder ganz in Farbe. Graustufen können genutzt werden, aber Schwarz-weiß ist am besten. Wenn Sie Farben verwenden möchten, setzen Sie die Auflösung auf 100 bis 200 dpi herunter. Die meisten Drucker haben eine Voreinstellung bezüglich der Dokumentenqualität und Sie müssen keine weiteren Einstellungen vornehmen.

  • Wenn das Problem bestehen bleibt, fahren Sie mit den Lösungen unter Problem 1 fort.

Problem 3: fehlerhafte Miniaturansichten, Seiten rendern nicht oder die Seite wird nicht angezeigt

Sie konnten zwar das Dokument hochladen, aber das Bild der Miniaturansicht im Fenster für das Signieren ist fehlerhaft, die Seiten rendern nicht oder Sie sehen die Fehlermeldung „Die Seite kann nicht angezeigt werden. Leeren Sie den Cache und laden Sie die Seite neu.”.

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Ursache A: Dokumentengröße überschritten

Bei einigen Scannern wird die Auflösung eines gedruckten Dokuments vergrößert, dadurch können Probleme beim Rendern in der Signier- und Sendeumgebung entstehen.

Finden Sie heraus, ob dies auch auf Ihr Dokument zutrifft. Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, in der Sie es erstellt haben und zeigen Sie die Eigenschaften der Datei an. Suchen Sie den Bereich mit den Einstellungen für die Größe. Wird die Standardgröße für Dokumentenseiten überschritten?

Alternativ dazu können Sie den Zoom/die Ansicht für die Seite so ändern, dass Sie die Seite vollständig sehen, und dann die Zoomprozente auswerten. Wenn der Prozentwert unterhalb von 75 % liegt (in der Regel zwischen 30 und 50 %), ist das Dokument zu groß.

Lösung A

So lösen Sie das Problem:
  • Software und Treiber für den Scanner aktualisieren und das Dokument erneut scannen: Die Updates für den Scanner finden Sie auf der Website des Scannerherstellers. Sie sollten immer die neueste Software und die aktuellsten Treiber nutzen.

  • Scannereinstellungen anpassen: Richten Sie die Standardeinstellungen für das Seitenlayout so ein, dass der Scanner die Datei in einer Standardgröße für Dokumente speichert.

  • Wenn keine dieser Optionen funktioniert, versuchen Sie es mit Lösung A von Problem 1.

Ursache B: übereinanderliegende Bilder und/oder Vermerke

PDF-Dateien enthalten Ebenen, wodurch Probleme beim Rastern des Seitenbilds entstehen können. Bei Dokumenten, die nicht im PDF-Format sind und Bilder enthalten, kann dieses Problem ebenfalls auftreten.

Lösung B

Um dieses Problem zu beheben, drucken Sie das Dokument als neue PDF-Datei. Diese Option wird beispielsweise von den Anwendungen Adobe Acrobat Professional (kostenpflichtig) und Foxit Reader (kostenlos) unterstützt.

Öffnen Sie die Datei in einem der beiden Programme:
  1. Öffnen Sie Datei > Drucken
  2. Wählen Sie Adobe PDF oder Foxit PDF als Drucker aus
  3. Wählen Sie die Option zum Verkleinern auf druckbaren Bereich
  4. Klicken Sie auf OK.
Das Dokument wird jetzt als neue PDF-Datei „gedruckt” und die Dateigröße verringert sich. Wenn das Dokument aktive Formularfelder enthält, werden diese vereinfacht. Weitere Informationen

Problem 4: fehlende Felddaten im PDF

Sie haben eine PDF-Datei, die Formularfelder enthält, hochgeladen und Anwenden/Zuweisen gewählt und sehen, dass einige Formulardaten in den DocuSign-Feldern fehlen; Sie haben „Abbrechen/Vereinfachen” gewählt und die Feldwerte fehlen.

Dynamische XFA-PDFs werden automatisch abgelehnt. Sie sehen dann folgende Fehlermeldung:

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Ursache: PDF ist ein aktives XFA-Formular

XFA-PDF-Dateien sind ausfüllbare PDF-Formulare, die mit Anwendungen wie Adobe LiveCycle oder Thunderhead erstellt werden. Statische und aktive XFA-PDF-Dateien können hochgeladen werden, wobei jedoch nur statische XFA-PDFs unterstützt werden. Beim Hochladen eines solchen Dokuments sehen Sie einen DocuSign-Warnhinweis und es können Feldwerte sowie die Formularerkennung für einige Felder verloren gehen.

Lösung

So lösen Sie das Problem:
  1. PDF vereinfachen: Wenn Sie die PDF-Felder nicht in DocuSign-Felder umwandeln möchten, probieren Sie die Lösung B von Problem 1 aus, um zuvor die Datei und die Daten zu vereinfachen.

  2. Statische XFA-PDF konvertieren: Öffnen Sie die XFA-PDF in der Anwendung, in der Sie sie erstellt haben, und speichern Sie sie nicht als aktiv, sondern als statisch ab.

Problem 5: PDF-Formularfelder werden vertikal (um 180°) angezeigt

Wenn Sie beim Hochladen einer PDF mit Formularfeldern Zuweisen/Anwenden wählen, werden alle Felder, die zu DocuSign-Feldern umgewandelt werden, vertikal angezeigt (als wären sie vom System gedreht).

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Ursache: PDF ist im Querformat oder scheint im Hochformat zu sein, aber die Seiten haben Ausrichtungseigenschaften

Einige PDFs, häufig die im Querformat, haben Dreheigenschaften für Seiten und/oder Felder. Mit dem Ausrichten können PDF-Dateien im jeweiligen Anzeigeprogramm einfacher eingesehen und ausgefüllt werden. Dokumente im Querformat werden von DocuSign unterstützt. Damit die ganzen unterschiedlichen PDF-Typen, die unsere Kunden hochladen, einheitlich von unserem System behandelt werden, wird die Ausrichtung der Felder und Seiten beim Konvertieren basierend auf den Ausrichtungseigenschaften der Datei nicht geändert.

Lösung

Der Tagger von DocuSign ermöglicht das Drehen von hochgeladenen Dokumentenseiten, jedoch nicht von Feldern oder dem Text innerhalb der Felder. Textfeldwerte werden immer von oben, von links nach rechts eingegeben.

So lösen Sie das Problem:

  • Stellen Sie die gewünschte Ausrichtung ein, bevor Sie die Datei als PDF speichern. Richten Sie die Seiten aus, ändern Sie die Ausrichtungseigenschaften der Felder und speichern Sie die Datei am besten im Hochformat ab.
  • Ändern Sie mit dem Tagger die Größe und Position der Felder manuell.

Ressourcen

Unterstützte Dateiformate
DocuSign-Dokumentation für REST API – Ressourcenlimits (in Englisch)
SOAP-API-Leitfaden – Dateibeschränkungen (in Englisch)
Dokumente hochladen – schnelle Problemlösungen