Mehrere Vorlagen auf einen Umschlag anwenden

Problem

Sie haben Vorlagen für verschiedene Szenarien und möchten nun einen Umschlag mit unterschiedlichen Vorlagen einrichten.

Es gibt DocuSign-Kunden, die unterschiedliche Dokumentensätze haben, die nicht unbedingt immer zusammen genutzt werden und je nach Vertrag variieren können. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen umfangreichen Umschlag mit mehreren Dokumenten auf Basis unterschiedlicher Vorlagen zu senden. Hierbei erhalten die Unterzeichner nur einen anstelle von mehreren Umschlägen und der Absender spart somit auch noch Kosten ein. Umfangreiche Umschläge werden beispielsweise bei Immobiliengeschäften versendet. Bei diesen Transaktionen müssen viele unterschiedliche Dokumente signiert werden und nicht jede Transaktion enthält denselben Satz an Dokumenten. Die Unterlagen könnten zum Beispiel ja nach Grundstück, Immobilie oder Lage variieren.


Lösungen

Als Absender sollten Sie am besten die gewünschten Vorlagen vor dem Anwenden überprüfen.

Damit zwei Vorlagen richtig zusammengeführt werden können, müssen die Rollennamen, Rollenaktionen und Weiterleitungsreihenfolgen der Unterzeichner vorlagenübergreifend übereinstimmen.

Angenommen, Sie haben drei Vorlagen, die jeweils 1 Unterzeichner enthalten, dann müssen in den Vorlagen der Rollenname und die Weiterleitungsreihenfolge exakt übereinstimmen. Wenn mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Rollennamen oder Weiterleitungsreihenfolgen verwendet werden, erkennt das DocuSign-System unterschiedliche Rollennamen/Weiterleitungsreihenfolgen und sie werden nicht zusammengeführt.

Hinweis: Die Rollenaktionen müssen ebenfalls übereinstimmen. Die Anforderungen für die Identifizierung der Empfänger jedoch nicht. Wenn sich die Identifizierungsanforderungen für eine Rolle zwischen Vorlagen unterscheiden, versucht das DocuSign-System, diese Anforderungen zu kombinieren. Wenn beispielsweise Vorlage 1 von einem Unterzeichner einen Zugriffscode verlangt und Vorlage 2 eine SMS-Authentifizierung, dann werden bei Verwendung beider Vorlagen in einem Umschlag der Zugriffscode und die SMS-Authentifizierung für den Unterzeichner benötigt.

    Anleitung

    1. Klicken Sie, um einen neuen Umschlag einzurichten, auf die Registerkarte Verwalten und anschließend auf Neu > Umschlag senden. Hinweis: Alternativ können Sie „Neu > Vorlage verwenden“ auswählen. Hierbei lässt Sie jedoch nur eine einzige Vorlage auswählen, wobei Sie danach über „Erweiterte Bearbeitung“ weitere Vorlagen auswählen können.
    2. Klicken Sie im Bereich Umschlag Dokumente hinzufügen auf Vorlage verwenden.
    3. Aktivieren Sie für die Vorlagen, die Sie auf den Umschlag anwenden möchten, die Kontrollkästchen und klicken Sie auf Auswahl hinzufügen.
    4. Hierbei werden alle Dokumente, Felder und Empfänger, die für die ausgewählten Vorlagen eingerichtet wurden, importiert. Die Reihenfolge der Dokumente wird oben auf der Seite angezeigt und Sie können die Folge ändern, indem Sie das Vorschaubild der Vorlage per Drag-and-drop an die gewünschte Position ziehen und ablegen.
    Reihenfolge der Dokumente in DocuSign eSignature
    1. Überprüfen Sie den Bereich Empfänger hinzufügen. Beim Zusammenführen von mehreren Vorlagen für einen Umschlag werden die Elemente E-Mail-Adresse, Name, Rolle, Reihenfolge und Aktion berücksichtigt. Damit die Vorlagen zusammengeführt werden können, müssen alle fünf Elemente für alle Vorlagen übereinstimmen.
    2. Zusammengeführte Rollen im Bereich „Empfänger und Weiterleitung“ bedeuten, dass auch die zugehörigen Felder zusammengeführt wurden. Wenn die Rollen nicht zusammengeführt sind und Sie eine Rolle löschen, werden auch die Felder, die der Rolle zugewiesen sind, gelöscht.
    3. Sobald die Vorlagen zusammengeführt sind, können Sie Reihenfolgen, E-Mail-Adressen und Namen beliebig ändern. Nachdem Sie alle gewünschten Vorlagen auf den Umschlag angewendet haben, können Sie den Umschlag bei Bedarf anpassen.

    Allgemeine Probleme

    Warum wurden die Empfänger nicht richtig zusammengeführt?
    Die in den Vorlagen hinzugefügten Empfänger stimmen nicht exakt überein. Sehen Sie sich die ursprünglichen Vorlagen an und überprüfen Sie die Schreibweise, Satzzeichen und Leerstellen (inkl. führende und abschließende Leerstellen). Dabei müssen Reihenfolge, Rolle, E-Mail, Name und Aktion übereinstimmen.
    Wenn die E-Mail-Adresse oder der Name in der Vorlage nicht angegeben wurde, werden nur die Rolle, Reihenfolge und Aktion berücksichtigt.
    Ein leeres Feld ist auch ein Wert, dadurch müssen dann alle Elemente, die in einer Vorlage nicht ausgefüllt wurden, in jeder ausgewählten Vorlage entsprechend leer sein, damit diese Rollen zusammengeführt werden können.
    Hinweis: Sollten bereits Vorlagen auf einen Umschlag angewendet sein und Sie fügen noch weitere Vorlagen hinzu, werden die bestehenden nicht mit den neu hinzugefügten Vorlagen zusammengeführt. Wenn die Rollen einer Vorlage beim Anwenden nicht zusammengeführt wurden, dann können Sie das automatische Zusammenführen nur erzwingen, indem Sie den Umschlagentwurf verwerfen, die Originalvorlagen entsprechend korrigieren und einen neuen Umschlag einrichten.

    Kann ich die Rollen in einem Umschlag auch nach dem Anwenden von Vorlagen zusammenführen?
    Das Zusammenführen von Rollen nach dem Anwenden der Vorlagen kann ein komplizierter und aufwendiger Vorgang sein, wenn der Umschlag zahlreiche Seiten oder Felder umfasst. Wenn die Rollen mehrerer Vorlagen nicht zusammengeführt wurden, müssen Sie die Felder manuell der gewünschten Rolle zuordnen und dann die überflüssige Rolle löschen. Sollten Sie beim Löschen der Rolle einen Warnhinweis vom System erhalten, dass die Rollenfelder gelöscht werden, dann sind der Rolle immer noch Felder zugeordnet. Der Warnhinweis informiert Sie über die noch bestehende Anzahl Felder für die Rolle. Sobald Sie beim Löschen der Rolle keinen Warnhinweis mehr sehen, haben Sie alle Felder der Rolle neu zugeordnet und Sie können die Rolle dann löschen.

    Dieser Vorgang ist jedoch nicht empfehlenswert, da er sehr manuell und fehleranfällig ist.

    Von welcher Vorlage wird der Betreff und die Nachricht angewendet?
    Wenn Sie mehrere Vorlagen anwenden, wird der Betreff und die Nachricht von der ersten angewendeten Vorlage eingesetzt. Hinweis: Wenn diese Felder bereits im Umschlag ausgefüllt sind, bevor eine Vorlage angewendet wird, bleiben der bestehende Betreff und die eingegebene Nachricht im Umschlag erhalten.

    Weitere Informationen