PowerForm für das Rückschreiben (Writeback) an bestimmte Salesforce-Datensätze konfigurieren

Folgen Sie der Anleitung, um Daten an Salesforce-Datensätze zurückzugeben oder lassen Sie Datensätze erstellen, wenn diese nicht für Umschläge, die durch PowerForms erstellt werden, bestehen.

Hinweis: Dies ist ein benutzerdefinierter Workflow und wird nicht vom DocuSign-Support unterstützt. Bei Fragen zum Workflow stellen Sie auf der Webseite Support kontaktieren eine Supportanfragen, um einen Termin mit dem Professional-Services-Team zu vereinbaren.

Verwenden Sie die DocuSign-Connect-für-Salesforce-Konfiguration, um einen Datensatz in Salesforce mit einem bestimmten Feld im Umschlag zu erstellen oder zu aktualisieren. Hier in unserem Beispiel verwenden wir die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, um zunächst nach dem Datensatz in Salesforce zu suchen. Sollte der Datensatz nicht bereits bestehen, wird er mithilfe der Konfiguration von DocuSign Connect für Salesforce erstellt. Diese Anleitung ist unabhängig von der Umschlagquelle (z. B. von der DocuSign-Webanwendung oder anderen Integrationen) und gilt für Umschläge, auf die sich die Konfigurationseinstellungen von DocuSign Connect für Salesforce auswirken. Dazu gehören beispielsweise Trigger-Ereignisse und benutzerdefinierte Connect-Objekte.

Anleitung

  1. Suchen Sie in Salesforce ein Feld für ein Objekt, an das Daten zurückgegeben werden soll.
  2. Erstellen Sie in DocuSign eine DocuSign-Vorlage. Fügen Sie dem Dokument ein Textfeld hinzu. (Hierzu ist nur ein Feld erforderlich, Sie können aber mehrere nutzen, um Felddaten an Salesforce zu übergeben. Dazu gehören beispielsweise kundenspezifische Daten wie Name, Postadresse und E-Mail-Adresse. Hierzu finden Sie auch eine Abbildung am Ende des Artikels.) Geben Sie der Datenbezeichnung des Textfelds einen neuen aussagekräftigen Namen, damit Sie das Textfeld später eindeutig zuordnen können. Tipp: Speichern Sie das in Schritt 2 erstellte Feld als benutzerdefiniertes Dokumentenfeld, damit es auch für zukünftige Vorlagen verwendet werden kann.
  3. Erstellen Sie von der DocuSign-Vorlage eine PowerForm.
  4. Erstellen Sie in der Konfiguration von DocuSign Connect für Salesforce ein benutzerdefiniertes Objekt.
    1. Melden Sie sich bei DocuSign an und klicken Sie oben auf Admin.
    2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Connect und dann auf die Konfiguration Salesforce.
    3. Wählen Sie die Schaltfläche Neues Objekt und wählen Sie Salesforce-Objekt. Screenshot
    4. Geben Sie einen Objektnamen an. Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu (optional).
    5. Aktivieren Sie die Option Nur für abgeschlossenen Umschlag, damit durch PowerForms erstellte Umschläge nur dann Salesforce-Datensätze erstellen oder aktualisieren, wenn Umschläge in DocuSign vollständig abgeschlossen wurden. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, werden die Salesforce-Datensätze nur über die Trigger-Ereignisse des Connect-Objekts aktualisiert oder erstellt.
    6. Wählen Sie das Objekt, für das Datensätze erstellt/aktualisiert werden sollen, aus dem Drop-down Salesforce-Objekt auswählen (Abbildung, Punkt 1). Screenshot
    7. Aktivieren Sie die Option Bei keiner Übereinstimmung hinzufügen (Abbildung, Punkt 2), um einen Salesforce-Datensatz zu erstellen, wenn die DocuSign-Feldwerte (Abbildung, Punkt 4) nicht im Salesforce.com-Feld (Abbildung, Punkt 3) des Salesforce-Objekts (Abbildung, Punkt 1) gefunden werden. Wenn der Wert für „Sicheres Feld (Empfänger)” (Abbildung, Punkt 4) in Salesforce nicht gefunden werden kann und die Option Bei keiner Übereinstimmung hinzufügen aktiviert wurde, dann wird ein Datensatz erstellt. (Anmerkung: Bei „Sicheres Feld (Empfänger)” handelt es sich in DocuSign um eine Textfeld.) Falls Bei keiner Übereinstimmung hinzufügen nicht aktiviert wurde und keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, dann bleibt das Erstellen neuer Datensätze aus. Wenn ein übereinstimmender Datensatz in Salesforce basierend auf dem Wert bei „Sicheres Feld (Empfänger)” (Abbildung, Punkt 4) gefunden wird, wird der Datensatz mit dem Wert des DocuSign-Felds (siehe oben Schritt 1) aus dem DocuSign-Umschlag aktualisiert.
    8. Richten Sie im Bereich Felder festlegen die gewünschten Einstellungen ein. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel.
      1. Wählen Sie im Drop-down Salesforce.com-Feld (Abbildung, Punkt 3) das Salesforce-Feld, nach dem Sie mit dem DocuSign-Feld-Wert für „Sicheres Feld (Empfänger)” suchen möchten (Abbildung, Punkt 4). Hinweis: Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung für den Datenbezeichnungswert des DocuSign-Felds „Wert für sicheres Feld (Empfänger)”.
      2. Legen Sie im Drop-down für DocuSign-Feld die Option Wert für sicheres Feld (Empfänger) fest. Geben Sie die Datenbezeichnung des DocuSign-Felds, das Sie in Schritt 2 erstellt haben, für Wert für sicheres Feld (Empfänger) (Abbildung, Punkt 4) ein. In unserem Beispiel (siehe Abbildung) wurde ein DocuSign-Textfeld (Abbildung, Punkt 4) ausgewählt, um es dem Salesforce.com-E-Mail-Feld (Abbildung, Punkt 3) zu zuordnen. Die Datenbezeichnung des Felds ist signeremail.
    9. Richten Sie im Bereich Felder aktualisieren die gewünschten Einstellungen ein. Wählen Sie die Salesforce- und DocuSign-Felder aus, die für den Abgleich eines Salesforce-Objekts mit DocuSign-Informationen verwendet werden, damit das System die Daten an Salesforce übergeben kann. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel.
      1. Wählen Sie im Drop-down Salesforce.com-Feld das Feld, das im Salesforce-Datensatz aktualisiert oder nach dem Ausführen des benutzerdefinierten Connect-Objekts erstellt werden soll.
      2. Wählen Sie für das Drop-down DocuSign-Feld die Option Sicheres Feld (Empfänger) aus. Geben Sie die Datenbezeichnung des DocuSign-Felds, das Sie in Schritt 2 erstellt haben, ein. Bei unseren Tests müssen die Felder für Nachname, Firmenname und E-Mail beim Verbinden mit dem Objekt „Lead” im benutzerdefinierten Connect-Objekt konfiguriert werden, damit den Salesforce-Anforderungen für das Erstellen eines Datensatzes für das Objekt „Lead” entsprochen wird, wenn Bei keiner Übereinstimmung hinzufügen verwendet wird. In der Abbildung unten sehen Sie ein Beispiel, wenn mehrere Kriterien für Felder aktualisieren verwendet werden. In der Abbildung sehen Sie Salesforce.com-Felder, die mehreren DocuSign-Feldern (in unserem Beispiel sind es Textfelder) zugeordnet sind. Zudem wird die Datenbezeichnung, die für Sicheres Feld (Empfänger) eingegeben wurde, angezeigt.
    10. Richten Sie bei Bedarf den Bereich Anhänge ein. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel.
    11. Klicken Sie auf Speichern.
Anwendung in der Praxis
Anwendungsbeispiel: Eine PowerForm wird signiert und ein Salesforce-Feld wird entsprechend aktualisiert.
  1. Klicken Sie zum Initiieren eines DocuSign-Umschlags auf die PowerForm-URL, geben Sie Namen und E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Signiervorgang beginnen”.
  2. Schließen Sie den Umschlag als Unterzeichner ab.
  3. Nachdem Sie den Umschlag vorerst (Menü „Sonstige Aktionen > Speichern und fertigstellen”) oder endgültig (Schaltfläche „Fertigstellen”) abgeschlossen haben, werden die Daten basierend auf den Trigger-Ereignissen des Connect-Objekts an Salesforce zurückgegeben, um Salesforce zu aktualisieren oder einen Datensatz für diesen Umschlag zu erstellen.


Weitere Hinweise
Das Auslösen des Connect-Objekts hängt von den Einstellungen ab. Dazu gehören Trigger-Ereignisse und zugeordnete Benutzer.
Abbildung mit Trigger-Ereignissen:
Screenshot

Weitere Informationen