Massensendung initiieren und Salesforce-Datensätze aktualisieren


Hinweis: Dies ist ein benutzerdefinierter Workflow und wird nicht vom DocuSign-Support unterstützt. Bei Fragen zum Workflow wenden Sie sich an den Kontomanager, um mit dem Professional-Services-Team einen Termin zu vereinbaren.
 

Ziel

In diesem Artikel finden Sie Informationen, wie Sie die Massensendung von DocuSign zusammen mit Salesforce nutzen können. 

Übersicht

Mit der erweiterten Massensendung können Absender ein Standarddokument ganz einfach an viele Empfänger gleichzeitig senden. Da die Umschläge der Massensendung nicht von Salesforce aus gesendet werden, die DocuSign-Massensendung aber mit Salesforce genutzt werden soll, stellen sich folgende Fragen:
  1. Wie werden Daten von Salesforce für den DocuSign-Umschlag übernommen?
  2. Wie gelangen Status-Updates der gesendeten Massenumschläge zu Salesforce?
  3. Wie beziehe ich DocuSign-Umschlagstatus auf Salesforce-Datensätze?
  4. Wie hänge ich das abgeschlossene Dokument an die Salesforce-Datensätze an?
Einzelne Salesforce-Datensätze für Empfänger der Massensendung können nur aktualisiert werden, wenn die Connect-Konfiguration entsprechend angepasst wurde. Damit Daten der Massensendung in Salesforce genutzt werden, müssen diese migriert werden. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie nachfolgend.

Vorbereitung und Anforderungen

Anleitung

  1. Benutzerdefinierten Salesforce-Bericht erstellen
  2. DocuSign-Vorlage erstellen
  3. Benutzerdefinierte Connect-Workflows erstellen
    1. Empfängerstatus aktualisieren
    2. Salesforce-Datensatz (Feldwerte) aktualisieren
    3. Abgeschlossenes Dokument anhängen
  4. CSV-Datei für Massensendung ändern
  5. Massensendung senden
  6. Umschlagstatus in Salesforce anzeigen
  7. Zusatz: Benutzerdefinierte Umschlagfelder für Massensendung zuordnen

Anwendungsfall – Beispiel

Mir gehört ein Fitnessstudio. Die AGBs inklusive Verzichtserklärung haben sich geändert und ich möchte nun, dass alle Mitglieder das Dokument ausfüllen und signieren. In der Haftungsverzichtserklärung ist ein Abschnitt, in dem Kunden nun einen Notfallkontakt eingeben können.

Die Anforderungen sind also wie folgt:
  1. Die aktualisierten Unterlagen an alle Mitglieder senden.
  2. Die Mitgliedsnummer soll automatisch von Salesforce ausgefüllt werden. (Mit dem Schritt 2 bis 4 werden Angaben bereits vorausgefüllt, damit Kunden diese beim Signiervorgang nicht selbst eintragen müssen.)
  3. Mit dem Mitgliedsnamen aus Salesforce vorausfüllen.
  4. Mit dem Notfallkontakt aus Salesforce vorausfüllen.
  5. Mitglied die Möglichkeit geben, den Notfallkontakt zu bearbeiten.
  6. Der geänderte Notfallkontakt wird dann an den Kontaktdatensatz in Salesforce zurückgegeben.
  7. Empfängerstatus für DocuSign-Umschläge im Kontaktdatensatz nachverfolgen.
  8. Signierte Version der Unterlagen werden bei Abschluss der Umschläge in „Notizen und Anhänge“/Dateien des jeweiligen Kontaktdatensatz übernommen. 
 

Benutzerdefinierten Salesforce-Bericht erstellen

Übersicht

Damit ein Umschlag per Massensendung gesendet werden kann, erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Kontakten. Die Datei muss nicht neu erstellt werden, verwenden Sie hierzu Salesforce-Berichte. Benutzerdefinierte Berichte können in Salesforce im CSV-Format heruntergeladen werden.

Schritte (allgemein und für unser Fitnessstudio-Beispiel)

Öffnen Sie die Anwendung für die Berichterstellung oder die Registerkarte „Berichte“ in Salesforce.com und erstellen Sie einen neuen Bericht.
Wählen Sie die Schaltfläche „Neuer Bericht“. 
Eine der Anforderungen war, die neuen AGBs inklusive Verzichtserklärung an alle Mitglieder zu senden.
Ich habe beim Erstellen des benutzerdefinierten Berichts bei Kontakte + Konten angefangen.
Meine Kontaktdatensätze haben die Auswahllistenbezeichnung Mitgliederstatus. Damit nur die aktiven und keine ehemaligen Kunden angeschrieben werden, habe ich für meinen Bericht das Filterkriterium Aktiv ausgewählt.

In Salesforce Classic könnte dies wie folgt aussehen: 
Abbildung der Benutzeroberfläche

Ich brauche zudem die Namen und E-Mail-Adressen meiner Kunden. Die folgenden Spalten habe ich für meinen Bericht aufgenommen:
  1. Name
  2. E-Mail-Adresse
  3. Mitgliedsnummer
  4. Notfallkontakt
  5. Notfallrufnummer
  6. Kontaktbeziehung
  7. Kontakt-ID
Für jedes Mitglied benötige ich die Kontakt-ID in Salesforce. Die Kontakt-ID ist für später wichtig, damit die Notfallkontakte an bestimmte Salesforce-Datensatzseiten in Salesforce rückgeschrieben und so diese Daten zugeordnet werden können.

Erstellen Sie einen Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche Export (Exportieren). Wählen Sie in der Auswahlliste „Export Fiel Format“ (Dateiformat exportieren) Comma Delimited .csv (CSV mit Kommas als Trennzeichen). Wählen Sie die Standardeinstellung Export File Encoding (Dateiverschlüsselung exportieren) aus.

In Salesforce Classic könnte dies wie folgt aussehen: 
Abbildung der Benutzeroberfläche

In Salesforce Lightning könnte dies wie folgt aussehen: 
Abbildung der Benutzeroberfläche

Klicken Sie zum Herunterladen der CSV-Datei auf die Schaltfläche Export (Exportieren). Öffnen Sie die CSV-Datei und speichern Sie sie dort ab, wo Sie später darauf zugreifen können. 

Zusätzliche Urheberrechts- und Metadaten zur Person, die den Bericht erstellt hat, werden gegebenenfalls von Salesforce hinzugefügt. Entfernen Sie diese Zusätze vor der Weiternutzung der Datei. Speichern Sie die CSV-Datei nach dem Löschen der Excel-Zeilen (unten sehen Sie ein Beispiel). 

Abbildung der Benutzeroberfläche
 

DocuSign-Vorlage erstellen

Übersicht

Als Nächstes erstellen Sie eine DocuSign-Vorlage. Anhand der Vorlage legen Sie fest, wie Umschläge gesendet werden. Sollten Sie noch nie eine Vorlage eingerichtet haben, finden Sie hier ein Video zu DocuSign-Vorlagen.
  1. Benennen Sie die Vorlage.
  2. Laden Sie das Dokument hoch. Hier in meinem Fall sind es die AGBs inklusive Verzichtserklärung, die meine Mitglieder ausfüllen und signieren sollen. 
  3. Fügen Sie eine Empfängerrolle hinzu. Hier in meinem Beispiel nehme ich „Mitglied“. Lassen Sie die Felder für Name und E-Mail-Adresse leer.
  4. Geben Sie eine Betreffzeile ein. Ich gebe „Mit DocuSign signieren: AGBs und Haftungsverzichtserklärung“ ein. 
  5. Optional: Fügen Sie am Ende der Betreffzeile einen Gedankenstrich ein und fügen Sie ein Briefvorlagenfeld hinzu. Sobald der Umschlag erstellt wurde, werden mit dem Briefvorlagenfeld dynamisch Daten spezifisch für den jeweiligen Umschlag eingefügt. Klicken Sie in der Betreffzeile auf das Kästchen mit dem Pfeil. Ich wähle in meinem Fall [[Mitglied_UserName]] aus. Durch das Briefvorlagenfeld ist jeder Umschlag eindeutig, da der Name des jeweiligen Mitglieds zur Betreffzeile hinzugefügt wird. Die Umschläge können so gut voneinander unterschieden werden. Ohne das Briefvorlagenfeld haben alle Umschläge dieselbe Betreffzeile. 
  6. Optional: Geben Sie eine Nachricht für alle Empfänger ein. 
  7. Optional: Überprüfen Sie vor der Massensendung die Einstellungen für die Vorlage, indem Sie neben „Erweiterte Optionen“ auf „Bearbeiten“ klicken. Passen Sie sie bei Bedarf an und klicken Sie auf „Speichern“. 
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Fügen Sie die gewünschten Felder wie „Signatur“, „Initialen“ und „Signaturdatum“ hinzu. 
  10. Positionieren Sie für Texteingaben, wie die Mitgliedsnummer und der Notfallkontakt, die zuvor aus dem Salesforce-Bericht heruntergeladen wurden, die gewünschte Anzahl des Feldtyps „Text“ im Dokument. Klicken Sie nach dem Positionieren der Textfelder im Dokument nacheinander auf diese Felder und richten Sie die Eigenschaft Datenbezeichnung ein. Anhand dieser Bezeichnungen können Sie die Angaben einfacher zuordnen. Eine Datenbezeichnung enthält eine Feldkennung und ist der Name des Felds und ist nur für den Absender sichtbar. Mithilfe der Bezeichnungen werden die Daten aus der CSV-Datei den Umschlägen, die für die Massensendung erstellt werden, zugeordnet. Ich benenne das Textfeld für die Mitgliedsnummer „Mitgliedsnummer“. 

Beispiel

CSV-Spaltenkopfzeile und Daten vom Salesforce-Bericht:
Abbildung der Benutzeroberfläche

Feld „Text“ und Eigenschaft „Datenbezeichnung“ der Vorlage entsprechend eingerichtet:
Abbildung der Benutzeroberfläche
  1. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN

WICHTIG!

Fügen Sie in der DocuSign-Vorlage unbedingt ein Feld „Text“ für das Vorausfüllen der Kontakt-ID hinzu. Denn DocuSign-Connect muss die Kontakt-ID referenzieren, damit Daten für die Massensendung (Status wie „Gesendet“ oder „Storniert“) an Salesforce-Datensätze zurückgegeben werden können. Informationen hierzu finden Sie unter Umschlagstatus in Salesforce anzeigen

Klicken Sie auf die Vorlage und dann auf Bearbeiten oder wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Option Bearbeiten. Klicken Sie auf WEITER und rufen Sie in der Vorlage das erstellte Textfeld „Kontakt-ID“ auf. Sollten Sie es noch nicht erstellt haben, erstellen Sie es. Richten Sie die folgenden Eigenschaften ein. Für die Feldeigenschaften müssen Sie das entsprechende Feld nur ein Mal anklicken.
  1. Geben Sie, wenn noch nicht geschehen, für die Datenbezeichnung „Kontakt-ID“ ein.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibgeschützt. Dadurch können die Empfänger den Wert des Felds nicht ändern.
  3. Blenden Sie den Bereich Formatierung ein. Ich wähle hier die Schriftfarbe Weiß. Wählen Sie die Farbe Ihres Dokuments aus. Mein Dokument ist weiß, daher habe ich hier die Farbe Weiß ausgewählt. So können die Empfänger beim Signieren den Feldnamen, obwohl er im Dokument steht, nicht sehen. Kurz zur Erinnerung: Wir brauchen die Datenbezeichnung, damit die Daten mit dem Salesforce-Datensatz verknüpft werden können.
  4. Positionieren Sie das Textfeld in der Vorlage so, dass der „unsichtbare“ Textname nicht durch Text oder Grafiken sichtbar gemacht wird. Ich habe mein Textfeld oben rechts im Dokument positioniert.
  5. Speichern Sie die Vorlage, indem Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN klicken.
 

Benutzerdefinierte Connect-Workflows erstellen

Übersicht

DocuSign Connect für Salesforce ist ein Push-Service, der Umschlagdaten an verbundene Anwendungen zurückgibt. Hier in unserem Fall Salesforce. Gemäß den Connect-Einstellungen werden dann Umschlagstatus, Daten und signierte Dokumente in Salesforce angezeigt.


Empfängerstatus aktualisieren

Übersicht
DocuSign-Empfängerstatus ist ein Connect-Standardobjekt und Standard-Workflow. Beim Erstellen von Umschlägen mit DocuSign eSignature für Salesforce von einem Kontaktdatensatz werden Empfängerstatus-Datensätze automatisch erstellt und zum Kontaktdatensatz zurückgegeben. In diesem Workflow ist die Kontakt-ID ein benutzerdefiniertes Feld auf Umschlagebene, das zwar nicht sichtbar ist, aber für die Zuordnung wichtig ist. Da in unserem Beispiel Umschläge mit der DocuSign-Webanwendung (DocuSign eSignature) gesendet werden, ist ein benutzerdefinierter Workflow erforderlich, damit der Status an den entsprechenden Kontaktdatensatz in Salesforce zurückgegeben wird. Ohne Workflow werden Empfängerstatus in Salesforce erstellt und möglicherweise an DocuSign-Empfängerstatus-Datensatz zurückgegeben, jedoch nicht an die entsprechenden Kontaktdatensätze.
So gehts
Melden Sie sich als Administrator bei DocuSign an und folgen Sie der Anleitung:
  1. Klicken Sie oben rechts im Drop-down-Menü auf die Option Zur Admin-Umgebung wechseln.
  2. Optional: Sollten Sie mehrere Konten haben, wählen Sie das gewünschte aus. Organisationsadministratoren: Klicken Sie auf die Kachel „Konto“.
  3. Klicken Sie in der linken Leiste auf Connect
  4. Klicken Sie auf Salesforce-Konfiguration. Sollte diese Option nicht verfügbar sein, installieren und konfigurieren Sie DocuSign eSignature für Salesforce.
  5. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen benutzerdefinierten Connect-Objekts auf die Schaltfläche Neues Objekt und danach auf Salesforce-Objekt.
Abbildung der Benutzeroberfläche

Die Ansicht „Objektbearbeitung“ wird geöffnet.
Abbildung der Benutzeroberfläche
 
  1. Geben Sie einen Objektnamen an und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Ich habe mein Objekt „Empfängerstatus Massensendung“ genannt.
  2. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Salesforce-Objekt auswählen die Option DocuSign-Empfängerstatus. Die Option befindet sich möglicherweise am unteren Ende der Auswahlliste.
  3. Optional: Damit nur bestehende Datensätze in Salesforce für meine Mitglieder aktualisiert werden, aktiviere ich nicht die Option Hinzufügen, falls keine Übereinstimmung.
  4. Wählen Sie oben auf der Seite Inaktives Objekt und danach Objekt aktivieren.
  5. Richten den Bereich Felder festlegen wie folgt ein:
    • Ich stelle Salesforce.com-Feld auf Kontakt-ID ein.
    • Stellen Sie DocuSign-Feld auf Sicheres Feld (Empfänger) ein.Ich richte dann das zusätzliche Textfeld ein, dass neben Kontakt-ID angezeigt wird. Erinnern Sie sich? Ich habe „Kontakt-ID“ als Datenbezeichnung für das Textfeld in der DocuSign-Vorlage eingegeben. Wenn Sie eine andere Bezeichnung eingegeben haben, wählen Sie diese hier aus.
  6. Richten Sie den Bereich Felder aktualisieren wie folgt ein:
    • Stellen Sie Salesforce.com-Feld auf Salesforce-Quell-ID (Zeichenfolge) ein.
    • Stellen Sie DocuSign-Feld auf Sicheres Feld (Empfänger) (DocuSign-Feld) ein.
    • Durch die Auswahl von „Sicheres Feld (Empfänger)“ wird ein zusätzliches Feld angezeigt. Das Feld ist für die Datenbezeichnung des DocuSign-Felds, das wir zuvor eingerichtet haben. Hier in meinem Fall ist es Kontakt-ID.
    • Ignorieren Sie vorerst den Bereich Anhänge und belassen Sie ihn deaktiviert. 
Beispiel eines benutzerdefinierten Salesforce-Objekts:

Abbildung der Benutzeroberfläche

Mit DocuSign Connect für Salesforce können mehrere Workflows oder Connect-Konfigurationen nacheinander ablaufen. Dabei werden diese von oben nach unten abgearbeitet.

Abbildung der Benutzeroberfläche

WICHTIG: Der benutzerdefinierte Workflow muss nach dem Original-Worklfow dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c ausgeführt werden.

Der Workflow dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c erstellt die Status. Mein benutzerdefinierter Workflow aktualisiert diese Status und gibt diese an den Kontaktdatensatz zurück. Wenn der benutzerdefinierte Workflow vor der Datensatzerstellung ausgeführt wird, also in der Liste mit den Connect-Objekten vor dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c aufgeführt ist, kann der Datensatz nicht aktualisiert werden, da er noch nicht besteht.
 

Salesforce-Datensatz (Feldwerte) aktualisieren

Übersicht
Connect-Workflows (Objekte) sind zum Aktualisieren und Erstellen neuer Salesforce-Datensätze basierend auf DocuSign-Metadaten oder -Felddaten, die Salesforce-Feldern zugeordnet sind. Mit Connect werden dann die vom Mitglied ausgefüllten Daten direkt an Salesforce zurückgegeben.
So gehts
  1. Erstellen Sie ein Connect-Objekt.
  2. Geben Sie einen Objektnamen an.Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
  3. Mit der Option Salesforce.com-Objekt auswählen wählen Sie immer das Objekt aus, dass aktualisiert werden soll. Hier in meinem Fall ist es Kontakt.
  4. Im vorliegenden Anwendungsfall werden bestehende Kontaktdatensätze aktualisiert. Die Option „Bei keiner Übereinstimmung hinzufügen“ bleibt hierbei deaktiviert.
  5. Richten Sie „Felder festlegen“ ein:
    1. Ich stelle das Salesforce.com-Feld auf Kontakt-ID ein.
    2. Stellen Sie DocuSign-Feld auf Sicheres Feld (Empfänger) ein.
Wenn das neue Feld unterhalb von „Sicheres Feld (Empfänger)“ angezeigt wird, geben Sie die Datenbezeichnung (Name des Felds in DocuSign) ein, die mit dem Datensatz-ID-Feld übereinstimmt, das in der Salesforce-CSV-Ausgabe referenziert wird (Kontakt-ID). Durch diesen Schritt kann 1 Salesforce-Datensatz basierend auf einer Datensatz-ID, die in der CSV-Datei referenziert wird, aktualisiert werden. Wenn Sie Salesforce SOAP API einsetzen, wird das ID-Feld mit einer Aktualisierungsanfrage definiert.
Abbildung der Benutzeroberfläche
  1. Aktualisieren Sie die Felder.
Im nächsten Abschnitt werden die Felder von DocuSign den Feldern in Salesforce zugeordnet, die basierend auf den Connect-Ereignissen zurückgeschrieben und aktualisiert werden sollen. Beispiele für Zuordnungen finden Sie im Screenshot unten. Die Zuordnungen sind wie folgt: 
  1. Salesforce.com-Feld auf „Notfallkontakt (Zeichenfolge)“ eingestellt
  2. DocuSign-Feld auf „Sicheres Feld (Empfänger)“ eingestellt. In meinem Fall ist es „Notfallkontakt“. Geben Sie hier die Datenbezeichnung Ihres DocuSign-Felds ein. Durch die Auswahl von „Sicheres Feld (Empfänger)“ wird ein zusätzliches Feld angezeigt. Das Feld ist für die Datenbezeichnung des DocuSign-Felds. In meinem Anwendungsfall konfiguriere ich die Felder Notfallkontakt, Notfallrufnummer und Beziehung.
Abbildung der Benutzeroberfläche
 

Abgeschlossenes Dokument anhängen

Übersicht
Standardmäßig werden abgeschlossene Dokumente nicht an Salesforce-Datensätze zurückgegeben. Abgeschlossene Dokumente lassen sich an die Themenliste „Notizen und Anhänge“/Dateien der jeweiligen Kontakte zurückgeben. Folgen Sie hierzu der Anleitung unten.
So gehts
  1. Öffnen Sie das im vorherigen Abschnitt erstellte Connect-Objekt.
  2. Scrollen Sie bis nach unten zur Konfiguration Anhänge.
  3. Wählen Sie das Attribut für DocuSign-Dokumente anhängen.
  4. Wählen Sie das Unterattribut für Nur abgeschlossener Umschlag.
Abbildung der Benutzeroberfläche

Die Objektliste in Connect sollte dann so ähnlich wie diese aussehen:

Abbildung der Benutzeroberfläche

Anmerkungen zu Connect
  • Die benutzerdefinierten Connect-Objekte haben zwei verfügbar Attribute: Aktiv und Nur nach Abschluss.
  • Damit die Workflows ausgeführt werden können, wählen Sie das Attribut Aktiv (Aktionen > Aktiv).
  • Für den Workflow des Empfängerstatus belassen Sie das Attribut Nur nach Abschluss deaktiviert, damit der Workflow beim Umschlagstatus „Gesendet“ ausgeführt wird.
  • Der Workflow für das Anhängen abgeschlossener Dokumente und das Aktualisieren der Notfallkontakte funktioniert anders. Dieser Workflow soll nur dann ausgeführt werden, wenn der Umschlagstatus „Abgeschlossen“ ist. Daher muss hierfür das Attribut Nur nach Abschluss aktiviert sein.
 

CSV-Datei für Massensendung ändern

 

Weitere relevante Informationen hierzu finden Sie unter „Benutzerdefinierte CSV-Datei für eine Empfängerliste erstellen“.

Folgen Sie der Anleitung für die Massensendung von Umschlägen in DocuSign eSignature. Klicken Sie während der Vorbereitung auf das eingekreiste „i“ und laden Sie die CSV-Vorlage herunter, indem Sie auf „Laden Sie die Muster-CSV-Vorlage herunter“ klicken. Sie erhalten eine CSV-Datei, die Sie dann bearbeiten können, damit die Daten vom Salesforce-Bericht so zugeordnet werden, dass die Felder der von Ihnen gesendeten DocuSign-Umschläge vorausgefüllt werden. Löschen Sie alle nicht erforderlichen Spalten. Dazu gehören beispielsweise Spalten, die sich auf Felder beziehen, die Sie nicht mit Salesforce-Daten vorausfüllen möchten. Überprüfen Sie, ob alle CSV-Zellen richtig und vollständig ausgefüllt sind.

Am besten kopieren Sie die Daten aus dem zuvor erstellten Salesforce-Bericht und fügen diese in die CSV-Datei der DocuSign-Vorlage ein. Testen Sie die Massensendung unbedingt bevor Sie die Umschläge senden.
 

Massensendung senden

Wie Sie eine Massensendung an mehrere Empfänger senden, finden Sie unter „Massensendung für mehrere Empfänger“. Informationen zum Ändern der CSV-Datei finden Sie unter CSV-Datei für Massensendung ändern



Umschlagstatus in Salesforce anzeigen

Nachdem Umschläge mit DocuSign gesendet und Connect-Objekte konfiguriert wurden, gibt DocuSign eSignature für Salesforce Ereignisse an Salesforce-Datensätze zurück, sobald diese ausgelöst werden. Dazu gehören der Umschlagstatus, vom Empfänger ausgefüllte Felder und das abgeschlossene Dokument. Dabei handelt es sich um Empfänger- und Umschlag-Trigger-Ereignisse

Wenn Sie so wie ich der Anleitung bis jetzt gefolgt sind, werden abgeschlossene Umschlagdokumente an die Kontaktdatensätze in Salesforce zurückgegeben. Außerdem werden alle benutzerdefinierten Salesforce-Felder aktualisiert, wenn Unterzeichner die Dokumente ausgefüllt haben. Zudem kann ich den Umschlagstatus in Salesforce einsehen. Alle Salesforce-Benutzer, die Zugang zu den Datensätzen haben, können die DocuSign-Empfängerstatus-Layouts der Kontaktdatensätze sehen und den Status der noch ausstehenden Umschläge verfolgen.

Informationen zum Hinzufügen der Themenliste „DocuSign-Empfängerstatus“ zu Salesforce-Layouts


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Zusatz: Benutzerdefinierte Umschlagfelder für Massensendung zuordnen

Übersicht
Dieser Zusatz wurde nach dem Veröffentlichen der obigen Anleitung hinzugefügt. Mit einigen wenigen Schritten, die von der Anleitung oben abweichen, lassen sich Umschläge Salesforce noch effizienter zuordnen. Hierzu werden für die Massensendung benutzerdefinierte Umschlagfelder verwendet. Dadurch müssen keine benutzerdefinierten Felder auf Dokumentenebene in den Dokumenten positioniert werden. Die Zuordnung mit benutzerdefinierten Umschlagfeldern ist jedoch nicht effektiver als die mit benutzerdefinierten Feldern auf Dokumentenebene, sondern hat einen anderen Ansatz. 

Für benutzerdefinierte Umschlagfelder bestehen jedoch gewisse Einschränkungen. Sobald ein benutzerdefiniertes Umschlagfeld im DocuSign-Konto aktiviert wurde, gilt dieses für alle im Konto gesendeten Umschläge. Benutzerdefinierte Umschlagfelder können nicht beim Senden in Salesforce mit Salesforce für DocuSign erstellt werden. Außerdem lassen sie sich nicht beim Senden von der mobilen DocuSign-App für iOS zu Umschlägen hinzufügen. In DocuSign eSignature können sie aber hinzugefügt werden.

Es gibt jedoch auch Vorteile. Wenn Sie benutzerdefinierte Umschlagfelder für das Senden von Umschlägen nutzen, können Sie diese zum Filtern in DocuSign eSignature auf der Registerkarte „Verwalten“ verwenden. Informationen zu Berichten und benutzerdefinierten Umschlagfeldern

Benutzerdefinierte Umschlagfelder verwenden
  1. Benutzerdefinierten Salesforce-Bericht erstellen – selbe Anleitung wie bei benutzerdefinierten Feldern.
  2. DocuSign-Vorlage erstellen – ähnliche Anleitung, wobei Sie anstelle eines benutzerdefinierten Felds ein benutzerdefiniertes Umschlagfeld zur DocuSign-Vorlage hinzufügen. 
  3. Benutzerdefinierte Connect-Workflows erstellen – ähnliche Anleitung, wobei Sie anstelle eines benutzerdefinierten Felds ein benutzerdefiniertes Umschlagfeld verwenden, um Umschlagdaten an Salesforce-Datensätze zurückzuschreiben.
    1. Empfängerstatus aktualisieren – Informationen hierzu finden Sie unten unter Benutzerdefinierte DocuSign-Connect-Workflows für die Zuordnung benutzerdefinierter Umschlagfelder.
    2. Salesforce-Datensätze (Feldwerte) aktualisieren – selbe Anleitung wie bei benutzerdefinierten Feldern.
    3. Abgeschlossene Dokumente anhängen – selbe Anleitung wie bei benutzerdefinierten Feldern.
  4. CSV-Datei für Massensendung ändern – ähnliche Anleitung, wobei Sie eine Spalte hinzufügen, um die benutzerdefinierten Umschlagfelder den Connect-Objekten (siehe Schritt 3) hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter „Massensendung für mehrere Empfänger“. Benutzerdefinierte Umschlagfelder sind Kopfzeilen in der CSV-Datei, die keine Rollennamen (z. B. Mitarbeiter::Name) haben, sondern als selbstständige Spalte (z. B. MitarbeiterID) aufgeführt sind. Die Spalte MitarbeiterID wird dem benutzerdefinierten Umschlagfeld MitarbeiterID in der Vorlage zugeordnet. 
  5. Massensendung senden – ähnliche Anleitung, wobei das benutzerdefinierte Umschlagfeld noch ausgefüllt werden muss. 
  6. Umschlagstatus in Salesforce anzeigen – selbe Anleitung wie bei benutzerdefinierten Feldern.

Benutzerdefinierte DocuSign-Connect-Workflows für die Zuordnung benutzerdefinierter Umschlagfelder
Ein wichtiger Hauptunterschied beim Vergleich von benutzerdefinierten Feldern und benutzerdefinierten Umschlagfeldern ist die Konfiguration von Connect. Connect muss so konfiguriert werden, dass die per Massensendung gesendeten Umschläge den benutzerdefinierten Umschlagfeldern und nicht den benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden. 

Sie können hierzu der Anleitung unter Benutzerdefinierte Connect-Workflows erstellen folgen, wobei Schritt 10 abweicht. 

Nutzen Sie stattdessen diese Anleitung als Schritt 10: Beim Einstellen des Bereichs „Felder festlegen“ für das benutzerdefinierte Connect-Objekt des Kontakts, würde ich, um zurück auf unser Anwendungsbeispiel zu kommen, Folgendes einrichten:  Die übrigen Schritte für den benutzerdefinierten Connect-Workflow sind dann dieselben. 

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Verfasser: Derrick Tran, Sr. Product Consultant (DocuSign Professional Services Team)
Aktualisiert 2019 von Matthew Case, Tier II Technical Support