Mit DocuSign eSignature durchstarten – Grundbegriffe

Willkommen bei DocuSign!

Wir haben für Sie eine Übersicht an Grundbegriffen für Benutzer und Administratoren von DocuSign eSignature zusammengestellt. Als Administrator finden Sie weitere Informationen unter Mit DocuSign eSignatur durchstarten – Administratoren

Gilt für: DocuSign eSignature (Welche Version habe ich?)

Konten

Logische Behälter im System, die an Absender zugewiesen werden. Hier werden Einstellungen definiert, Benutzer aufgeführt und Umschläge aufbewahrt. Melden Sie sich beim Konto an und führen Sie Aktionen aus wie Dokumente senden oder signierte Dokumente einsehen. Eine Benutzermitgliedschaft ist für das Senden von Umschlägen nicht erforderlich.

Kontoadministrator

Ein Kontoadministrator ist Absender, technischer Ansprechpartner für Konfigurationen und Verwalter der Produktionskonten im System. Kontoadministratoren legen Richtlinien fest. Dazu gehören beispielsweise Richtlinien für Passwörter und Dokumentenlaufzeit. Zudem verwalten Administratoren die DocuSign-Benutzermitgliedschaften ihrer Konten. Weitere Informationen: Mit DocuSign eSignature durchstarten – Administratoren

Dokument

Eine digitale Datei mit Inhalten, die von einem oder mehreren Empfängern eingesehen und/oder signiert werden. Dokumente werden im DocuSign-System immer verschlüsselt aufbewahrt und werden über Client-Geräte, Cloud-Speichersysteme oder andere Dokumentenquellen bereitgestellt. DocuSign unterstützt Dokumententypen wie .pdf, .docx, .rtf, .txt, .png und .xls. Sie können mehrere Dokumente in einem einzelnen Umschlag unterbringen.

Umschlag

Ein Umschlag ist ein Behältnis und Paket, mit dem Dokumente an Empfänger gesendet und Transaktionen verwaltet werden. Umschläge erhalten einen Status, der gesendet, zugestellt, abgeschlossen oder storniert lauten kann. Ein Umschlag enthält in der Regel Dokumente, Empfänger und Felder. Umschläge enthalten auch Informationen über den Absender, für das Dokument relevante Metadaten und Zeitstempel, die auf den Status der Zustellung hinweisen. Wenn ein Umschlag abgeschlossen ist, generiert die DocuSign-Plattform automatisch ein Abschlusszertifikat. Das Zertifikat enthält den vollständigen Prüfverlauf der Transaktionen.

Empfänger

Eine Person, die einen Umschlag erhält und Aktionen durchführen kann, die in den Einstellungen des Umschlags festgelegt wurden. Der Empfänger kann beispielsweise Dokumente signieren oder Angaben in Feldern vornehmen. Empfänger brauchen kein DocuSign-Konto für das Signieren oder das Bearbeiten. Insgesamt gibt es sieben unterschiedliche Empfängertypen.

Absender

Absender sind Benutzer mit Kontomitgliedschaften, die Umschläge erstellen, senden und verwalten können. Umschläge sind logische Behälter für Daten im System. Absender führen die unterschiedlichsten Vorgänge für Umschläge aus, wie Dokumente hochladen, Empfänger hinzufügen, Weiterleitungsreihenfolge definieren und Felder für Empfänger in Dokumenten positionieren.

Feld oder Tag

Ein DocuSign-Feld, das manchmal auch als DocuSign-Tag bezeichnet wird, wird direkt im Dokument des Umschlags positioniert. Die positionierten Felder sind dann beim Signieren sichtbar und können bearbeitet werden. Dazu gehören Textfelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen und Signaturfelder. Felder erfüllen unterschiedliche Zwecke. Erstens weisen sie Empfänger darauf hin, wo genau eine Signatur oder die Initialen gesetzt werden. Zweitens werden Felder eingesetzt, die Daten oder Informationen für den Empfänger generieren, wie Datumsangabe, Firmenname oder Stellenbezeichnung. Und drittens lassen sich Felder auch bearbeiten, damit Unterzeichner Informationen im Dokument eingeben können.

Vorlage

Ein bereits erstellter Standardumschlag mit spezifischen Dokumenten, eingerichteten Empfängerrollen, hinzugefügten Feldern und anderen Einstellungen. Vorlagen sind wiederverwendbare Entwürfe für DocuSign-Workflows, die Sie im Alltag immer wieder einsetzen, wie das Senden desselben Dokuments an unterschiedliche Empfänger. Vorlagen können ganz einfach sein und aus nur einem Unterzeichner und einem Dokumenten-Workflow bestehen oder aber auch sehr umfangreich, mit vielen Empfängern, Dokumenten, Feldern und Einstellungen. Vorlagen lassen sich auch für einen einzelnen Umschlag kombinieren.

Weitere Informationen zu Vorlagen

Workflow

Eine definierte Abfolge von Schritten und Komponenten, die den Umschlag ausmachen, wie Empfänger, Dokumente und Einstellungen.

Anwendungsfall

Eine bestimmte Situation oder Kategorie von Prozessen, bei denen DocuSign von Vorteil sein kann. Ein Anwendungsfall kann ein einzelnes Formular oder ein Dokument sein, wie eine Geheimhaltungserklärung, oder ein Satz Dokumente für einen umfangreichen Vorgang, wie bei der Anstellung neuer Mitarbeiter.

Sandbox

Sandbox-Konten werden auch Demo- oder Entwicklerkonten genannt. Mit diesen Konten können unsere APIs kostenlos getestet werden. Nur in diesen Konten lassen sich Integratorschlüssel für die Liveschaltung erstellen. Sandbox-Konten befinden sich in der DocuSign-Demoumgebung. Die Demoumgebung ist identisch mit der Produktionsumgebung mit dem Unterschied, dass die aus der Demoumgebung gesendeten Umschläge nicht rechtsgültig sind und auch als Testumschläge gekennzeichnet werden. Ein Sandbox-Konto läuft nicht ab und enthält ein umfangreiches Funktionspaket, damit Sie vor der Liveschaltung alles ausgiebig testen können.

Registrieren Sie sich gleich jetzt für ein Sandbox-Konto. (in Englisch)