„Senden im Auftrag von“ wird eingestellt

Funktion „Senden im Auftrag von“ wird eingestellt

Funktion „Senden im Auftrag von“ – so gehts

Eine Benachrichtigungs-E-Mail wird an einen Empfänger standardmäßig von der E-Mail-Adresse des entsprechenden DocuSign-Servers aus gesendet, wie z. B. dse@docusign.net oder dse-demo@docusign.net. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist als „Antwort an:"-E-Mail-Adresse eingerichtet. Der offizielle Zusteller der E-Mail ist jedoch nicht der Absender selbst, sondern DocuSign.

Beim Einsatz der Funktion „Senden im Auftrag von“ verhält sich dies jedoch anders. Wenn Sie „Senden im Auftrag von“ verwenden, dann wird in der E-Mail direkt die E-Mail-Adresse des Absenders und nicht die vom DocuSign-Server angegeben. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist beispielsweise sally.sender@gmail.com. DocuSign sendet die E-Mail dann im Auftrag der Domäne gmail.com und der Empfänger sieht dann in der Adresszeile die E-Mail-Adresse des Absenders.

Woran sehe ich, dass die Funktion „Senden im Auftrag von“ aktiviert ist?

Senden Sie einfach einen Umschlag via DocuSign an eine E-Mail-Adresse. Wenn die Absender-E-Mail-Adresse der E-Mail-Benachrichtigung die des Benutzers ist, der sich bei DocuSign angemeldet und den Umschlag gesendet hat, dann ist die Funktion „Senden im Auftrag von“ im Konto des Absenders aktiviert.

Warum wird die Funktion „Senden im Auftrag von“ eingestellt?

Wenn Absender die Konfiguration ihrer E-Mailserver für die Funktion „Senden im Auftrag von“ nicht so anpassen, dass das eSignature-Produkt im Auftrag senden kann, dann wirkt sich das negativ auf die Akzeptanz der IP-Adresse des E-Mail-Servers aus. Die dadurch entstehenden E-Mail-Zustellfehler schaden der Produktfunktionalität und der Produktnutzung.

Fehlende Akzeptanz kann zu gesperrten/verspäteten E-Mail-Benachrichtigungen für den gesamten Kundenkreis führen. Dies wiederum hat enorme Auswirkungen auf die Verfügbarkeit der Grundleistung und auf die Markenwahrnehmung.

Die Funktion „Senden im Auftrag von“ wurde bereits so weit eingestellt, dass sie nicht länger für Neukunden aktiviert werden kann. DocuSign empfiehlt nachdrücklich, die Funktion „Senden im Auftrag von“ am besten nicht zu verwenden, da für Kunden ansonsten ein großes Risiko von fehlgeschlagenen E-Mail-Benachrichtigungen besteht.

Was ändert sich im Konto, wenn die Funktion „Senden im Auftrag von“ deaktiviert wird?

In dem Konto werden dann keine E-Mails mehr im Auftrag des Absenders gesendet. Stattdessen werden die Standardeinstellungen verwendet. Dabei wird in der Adresszeile die entsprechende E-Mail-Adresse des DocuSign-Servers angezeigt (z. B. dse@docusign.net oder dse-demo@docusign.net). Die E-Mail-Adresse des Absenders wird als „Antwort an”-E-Mail-Adresse festgelegt. Der Kunde geht dann nicht mehr das Risiko ein, dass gesendete E-Mail-Benachrichtigungen im Spam landen, da die Akzeptanz von DocuSign-E-Mails nicht beeinträchtigt wird.

Wann wird die Funktion „Senden im Auftrag von“ deaktiviert?

DocuSign-Kontoadministratoren, in deren Konten die Funktion „Senden im Auftrag von“ aktiviert ist, werden ab April 2021 darüber informiert, dass diese Funktion aus dem Konto entfernt wird. Das Einstellungsdatum, 15. August 2021, wird ebenfalls kommuniziert.

Wenn Kunden nach Alternativen suchen, wäre möglicherweise die Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne” das Passende. Verweisen Sie diese Kunden bitte an das Kontoserviceteam.

Wird es eine Alternative geben, mit der E-Mail-Domänen angepasst werden können?

Ja. Mit der neuen Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne” können Kunden pro Konto 1 E-Mail-Adresse für die „Von”-Zeile konfigurieren. Für alle ausgehenden E-Mails wird dieselbe „Von”-Zeile verwendet (siehe Abbildung unten). Bei Fragen zum Setup erstellen Sie bitte eine Anfrage für das DocuSign-Kundensupport-Team.