Dokumentenlaufzeit und gezieltes endgültiges Löschen: Was Sie vor dem Einsatz dieser Funktionen wissen sollten

Sind die Funktionen „Dokumentenlaufzeit“ und „Gezieltes endgültiges Löschen“ nicht dasselbe?

Das Endergebnis ist dasselbe: Umschläge und Dokumente werden endgültig gelöscht. Hier ist der Unterschied: Mit der Funktion „Dokumentenlaufzeit“ löschen Sie Umschläge kontoweit unwiderruflich, wohingegen mit der Funktion „Gezieltes endgültiges Löschen“ nur bestimmte Umschläge im Konto unwiderruflich gelöscht werden.

Wofür ist die Richtlinie der Dokumentenlaufzeit?

Mit der Richtlinie für die Dokumentenlaufzeit legen Sie fest, wie viele Tage Dokumente von abgeschlossenen Umschlägen aufbewahrt werden. Dabei wird das Datum berücksichtigt, an dem der Umschlag abgeschlossen, storniert oder abgelehnt wurde. Sobald der Umschlag das Datum für das endgültige Löschen erreicht hat, gelangt er in die Warteschlange für das endgültige Löschen. Die Dokumente im Umschlag verbleiben dann 14 Tage in der Warteschlange, bevor Sie endgültig und unwiderruflich aus dem System gelöscht werden.

Zusätzlich wird vor dem Löschen eine E-Mail-Benachrichtigung an die Absender und bestimmte Unterzeichner mit dem Warnhinweis gesendet, dass die Dokumente endgültig gelöscht werden. Diese E-Mail-Benachrichtigung wird 14 Tage und 7 Tage vor dem unwiderruflichen Löschen gesendet, wodurch noch ausreichend Zeit verbleibt, um das Dokument bei Bedarf abzurufen.

Was genau bedeutet das? Wozu stimme ich dabei zu?

Erstens stimmen Sie durch das Aktivieren der Dokumentenlaufzeit zu, das an einem bestimmten Datum, basierend auf den von Ihnen festgelegten Tagen, alle Dokumente in allen Umschlägen, die von Ihrem Konto gesendet wurden und aktuell oder zukünftig den Endstatus „Abgeschlossen“, „Storniert“, „Abgelaufen“ oder „Abgelehnt“ aufweisen, endgültig gelöscht werden. Das Löschen ist endgültig und somit unwiderruflich und kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Zweitens stimmen Sie zu, dass sobald die Aufbewahrungsfrist für diese Umschläge anfängt zu laufen, E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Warnhinweis zum endgültigen Löschen an die Absender der Umschläge und an die Empfänger dieser Umschläge gesendet werden. Damit Empfänger die E-Mail-Benachrichtigungen mit Warnhinweis zum endgültigen Löschen erhalten, müssen sie folgende Kriterien erfüllen:
a) Der Umschlag muss den Empfänger in der Weiterleitungsreihenfolge bereits erreicht haben und der Empfänger muss die Dokumente entweder signiert oder aufgerufen haben.
b) Der Empfänger muss über ein aktives DocuSign-Konto verfügen. Empfänger, die kein aktives DocuSign-Konto haben, erhalten hierzu keine E-Mail-Benachrichtigungen.

Was sind die Vorteile der Richtlinie für die Dokumentenlaufzeit?

Bei DocuSign erhalten Sie standardmäßig eine vollständige Dokumentenverschlüsselung, damit Ihre Daten geschützt und Ihre Dokumente sicher und mit der höchstmöglichen Verschlüsselungsstufe in unseren Datenzentren gemäß ISO 27001 und SSAE 16 gespeichert werden. (Weitere Informationen hierzu finden Sie hier [in Englisch].) Ihr Unternehmen unterliegt möglicherweise Regelungen spezifisch für Ihre Industrie mit der Anforderung, dass signierte Dokumente in einem bestimmten Repository aufbewahrt werden müssen. Daher kann es für Sie erforderlich sein, Dokumente aus den DocuSign-Datenzentren zu entfernen. Dies ist jedoch nur ein Beispiel eines Anwendungsfalls und bei Ihnen können ganz andere Bedingungen vorliegen.

Wie kann ich nur ganz bestimmte Umschläge endgültig löschen?

Wenn Sie nur bestimmte Umschläge endgültig löschen möchten, ist die Dokumentenlaufzeit für Sie höchstwahrscheinlich nicht die passende Lösung. Die Dokumentenlaufzeit gilt für ALLE Umschläge in Ihrem Konto mit dem Endstatus „Abgeschlossen“, „Storniert“, „Abgelaufen“ und „Abgelehnt“. Mit der Funktion Gezieltes endgültiges Löschen können Sie nur ganz bestimmte Umschläge im Endstatus löschen. Mit der DocuSign-API stehen Ihnen dieselben Funktionalitäten zur Verfügung. Informationen hierzu finden Sie unter REST API: endgültiges Löschen von Dokumenten (in Englisch) und SOAP API: endgültiges Löschen von Dokumenten (in Englisch). Weiterführende Informationen zum endgültigen Löschen von Umschlägen finden Sie unter:

Wo finde ich endgültig gelöschte Metadaten?

Für beide Funktionen, „Dokumentenlaufzeit“ und „Gezieltes endgültiges Löschen“, steht die Option „Felder und Metadaten entfernen“ zur Verfügung. Wenn diese Option aktiviert ist, können die Metadaten eines endgültig gelöschten Umschlags nicht aufgerufen werden.

Hinweis: Dabei werden auch Umschlaganhänge entfernt. Umschlaganhänge sind Metadaten, die nur über API angehängt werden. Unterzeichneranhänge sind jedoch Teil des Dokuments und werden unabhängig von der Option „Felder und Metadaten entfernen“ endgültig gelöscht.

Wenn die Option „Felder und Metadaten entfernen“ aktiviert ist, wird der gesamte Umschlag im Konto gelöscht, wobei nur das Abschlusszertifikat übrig bleibt. Wenn Sie die Option nicht aktivieren, werden die Umschlagdokumente endgültig gelöscht, wobei jedoch die Formulardaten (Felddaten mitsamt Werten) verbleiben und aufbewahrt werden. Informationen zum Aufrufen der Umschlagdaten finden Sie unter Formulardaten herunterladen.

Lesen Sie am besten vor dem Einsatz der Richtlinie für die Dokumentenlaufzeit und vor dem endgültigen Löschen von Umschlägen die folgenden Informationen sorgfältig durch. 

Wichtige Funktionshinweise und häufige Missverständnisse

  • Einzelne Umschläge können nicht aus der Warteschlange für das endgültige Löschen entfernt werden – weder von Ihnen über die Webanwendung noch vom DocuSign-Support. Die einzige Ausnahme ist jedoch, wenn hierbei eine API-Integration verwendet wird. Diese Ausnahme gilt jedoch nur dann, wenn die Umschläge über die API oder die Funktion „Gezieltes endgültiges Löschen“ in die Warteschlange für das endgültige Löschen gelangt sind.
 
  • Umschläge können nur dann über die Webanwendung aus der Warteschlange für das endgültige Löschen entfernt werden, wenn sie durch die Funktion Dokumentenlaufzeit dort hin gelangt sind. Deaktivieren Sie hierfür die Option „Dokumentenlaufzeit“ vollständig, indem Sie die Einstellung Dokumente aus abgeschlossenen Umschlägen immer aufbewahren einrichten. Umschläge, die über die Dokumentenlaufzeit in die Warteschlange für das endgültige Löschen gelangt sind, können nicht über API entfernt werden.
 
  • Wenn Sie die Anzahl der Tage für die Dokumentenlaufzeit erhöhen, verlängert sich die Frist für das endgültige Löschen für Umschläge, die sich in der Warteschlange für das endgültige Löschen befinden, indem das Löschdatum basierend auf dem Warteschlangen-Eintrittsdatum entsprechend aktualisiert wird. Hierbei wird für jeden Umschlag, der sich in der Warteschlange für das endgültige Löschen befindet, die Frist verlängert: Warteschlangen-Eintrittsdatum + (neuer) Anzahl Tage. Dies gilt jedoch nur für die Umschläge, die über die Dokumentenlaufzeit in die Warteschlange gelangt sind.
    • Beispiel: Sie setzen am 1. März 2019 die Dokumentenlaufzeit auf 0 Tage. Am selben Tag, 1. März 2019, wird ein Umschlag abgeschlossen. Am Abend gelangt der Umschlag in die Warteschlange für das endgültige Löschen, das Eintrittsdatum ist also der 1. März 2019 + 14 Tage (die Zeit, in die er noch in der Warteschlange verweilt) = endgültiges Löschen am 15. März 2019. Am nächsten Tag setzen Sie die Dokumentenlaufzeit auf 10 Tage. Am selben Abend wird das Eintrittsdatum geändert (1. März 2019 + 10 Tage = 11. März 2019), wodurch die Warteschlangenfrist entsprechend verlängert wird: 11. März 2019 + 14 Tage = 25. März 2019.
 
  • Wenn die Anzahl der Tage für die Dokumentenlaufzeit verringert wird, wirkt sich dies nicht auf das Löschdatum der Umschläge aus, die sich in der Warteschlange für das endgültige Löschen befinden.
 
  • Das Aktivieren der Dokumentenlaufzeit wirkt sich rückwirkend aus, d. h. alle Umschläge, die sich im Endstatus „Abgeschlossen“, „Storniert“, „Abgelaufen“ oder „Abgelehnt“ befinden, werden beim Aktivieren der Laufzeit in die Warteschlange für das endgültige Löschen verschoben.
    • Beispiel: Sie setzen heute die Anzahl der Tage für die Dokumentenlaufzeit auf 20 Tage. Am Abend sucht das System im Konto nach allen Umschlägen mit dem Endstatus „Abgeschlossen“, „Storniert“, „Abgelaufen“ oder „Abgelehnt“. Dabei wird der Zeitstempel überprüft, an dem diese Umschläge den Endstatus erreicht haben. Alle Umschläge, die vor 20 Tagen den Endstatus erreicht haben oder bereits länger im Endstatus sind (>= 20 Tage), werden in die Warteschlange für das endgültige Löschen verschoben. Wenn ein Umschlag also innerhalb der letzten 20 Tage den Endstatus erreicht hat, z. B. vor 15 Tagen, wird er heute Abend nicht in die Warteschlange verschoben. Bleibt die Dokumentenlaufzeit mit der Einstellung 20 Tage aktiviert, wird dieser Umschlag in 5 Tagen (20 - 15 = 5) in die Warteschlange für das endgültige Löschen verschoben.
 
  • Wenn Sie die Dokumentenlaufzeit auf 0 (Null) setzen, wird die Laufzeit nicht deaktiviert. Stattdessen werden alle Umschläge mit dem Endstatus „Abgeschlossen“, „Storniert“ oder „Abgelehnt“ noch am selben Abend in die Warteschlange für das endgültige Löschen verschoben.
 
  • Die 14-tägige Verweildauer in der Warteschlange für das endgültige Löschen ist ein fest im System verankerter Wert, der nicht geändert oder umgangen werden kann. Wenn Sie also für die Dokumentenlaufzeit 1 Tag festlegen, dann werden die Dokumente in 15 Tagen endgültig gelöscht (1 + 14 = 15) und nicht in 1 Tag.
 
  • Option Felder und Metadaten entfernen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Metadaten des Umschlags endgültig gelöscht. Metadaten umschließen Dokumentenfelder, Umschlagfelder und Umschlaganhänge.
 
  • Da Unterzeichneranhänge auch Dokumente in einem Umschlag sind, werden diese unabhängig von der Option „Felder und Metadaten entfernen“ endgültig gelöscht.
 
  • Das Abschlusszertifikat (die Zusammenfassung) und der Verlauf werden unabhängig von der Option „Felder und Metadaten entfernen“ immer aufbewahrt.
 
  • Die Funktion „Löschen“ in der Webanwendung hängt nicht mit der Funktion zum endgültigen Löschen zusammen und wirkt sich nicht auf Umschläge in der Warteschlange für das endgültige Löschen und auch nicht auf die E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Warnhinweis zum endgültigen Löschen aus. Mit der Funktion „Löschen“ entfernen Sie lediglich den „Zeiger“ (Pointer) für den Umschlag, wodurch die Empfänger nicht daran gehindert werden, auch weiterhin auf die Dokumente des Umschlags zuzugreifen.
 
  • Alle Umschläge in der Warteschlange zum endgültigen Löschen, unabhängig davon, wie sie dort hin gelangt sind, werden in Admin in der Liste „Gezielt endgültig Löschen“ aufgeführt.
 
  • E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Warnhinweis zum endgültigen Löschen lassen sich nicht vom Absender, Kontoadministrator oder DocuSign-Support unterdrücken.
 
  • Wenn Sie im Bereich „E-Mail-Benachrichtigungen verwalten“ die Option „Dokumente werden aus dem System endgültig gelöscht“ deaktivieren, werden die E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Hinweis zum endgültigen Löschen trotzdem weiterhin gesendet. Diese Funktionseinstellungen unterdrücken die Benachrichtigungen nur für die Benutzer/Empfänger, die diese deaktiviert haben.
 
  • E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Warnhinweis zum endgültigen Löschen, die an die Absender des Umschlags gesendet werden, können nur vom Kontoadministrator über eine kontoweite Einstellung unterdrückt werden. Diese Einstellung muss vom DocuSign-Support oder vom DocuSign-Kontomanager für das Konto aktiviert werden.
 
  • E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Warnhinweis zum endgültigen Löschen können weder über die Ressourcendatei für das Branding noch über die E-Mail-Ressourcendatei unterdrückt werden. Sie können darüber nur angepasst werden.

Weitere Informationen

 

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