Laufen E-Mail-Benachrichtigungen für Umschläge ab?

Links zu DocuSign-Umschlägen in E-Mail-Benachrichtigungen begrenzt gültig

Alle Links zu Umschlägen in DocuSign-E-Mail-Benachrichtigungen, bei denen der Absender keine Anmeldeanforderung wie Empfängerauthentifizierung (z. B. Zugriffscode oder SMS) oder Single Sign-on festgelegt hat, laufen nach 48 Stunden oder nach dem 5. Aufruf ab. Links zu Umschlägen mit Empfängerauthentifizierung laufen nicht ab*.
Links zu Umschlägen mit Empfängerauthentifizierung laufen nicht ab*.

  • * Hinweis: Hängt von den Sicherheitseinstellungen im Konto ab. Weitere Informationen hierzu finden Sie unten im Abschnitt Best Practices.

Wie rufe ich die Dokumente auf?

Hinweis: Wenn Sie ein aktives DocuSign-Konto haben, melden Sie sich dort an und rufen Sie die Dokumente auf. Sie brauchen die Dokumente nicht über den Link öffnen. Sie können Dokumente im DocuSign-Konto auch dann aufrufen, wenn der Link in der E-Mail abgelaufen ist.

Wenn Sie zum ersten Mal auf den abgelaufenen Link klicken, gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie informiert werden, dass der Link abgelaufen ist und dass eine E-Mail-Benachrichtigung automatisch erneut gesendet wurde. 

Erste Benachrichtigung
Aus Sicherheitsgründen wurde ein neuer Link gemailt. Dieser Link ist abgelaufen.

Bei allen darauf folgenden Klicks auf den abgelaufenen Link in der E-Mail werden Sie danach gefragt, ob ein neuer Link gemailt werden soll.

Zweite Benachrichtigung
Dieser Link in Ihrer E-Mail ist abgelaufen. Fordern Sie zum Fortfahren einen neuen Link an oder melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
 

Absender und Administrator – Best Practices

Administratoren und Absender sollten sicherstellen, dass für Umschläge mindestens ein Typ der Empfängerauthentifizierung aktiviert ist. Dadurch wird die Sicherheit für die Umschläge erhöht und vermeidet auch in den meisten Fällen das Ablaufen der Links in den Benachrichtigungen.

  • Option 1: Absender richtet einen Zugriffscode und/oder eine Empfängerauthentifizierung für jeden Empfänger des Umschlags ein.
  • Option 2: DocuSign-Administratoren können strikte Anforderungen für das Konto stellen und so die Authentifizierung für Empfänger erforderlich machen. Empfänger müssen sich dann authentifizieren, um Dokumente einzusehen und zu signieren. Wenn für Ihr Konto die Authentifizierung erforderlich ist, müssen Sie für jeden Empfänger eine Authentifizierungsmethode festlegen. DocuSign bietet Authentifizierung über das Telefon, per SMS oder wissensbasiert an. Nicht alle Authentifizierungsmethoden sind in jedem Land verfügbar. Der Zugriffscode gilt als separate Methode und gehört nicht zu den Authentifizierungsmethoden.​
  • ​Option 3: DocuSign-Administratoren können von Empfängern bei der DocuSign-Kontoanmeldung fordern, sich zu authentifizieren, um auf Umschläge zuzugreifen.
Wenn Sie die Empfängerauthentifizierung hauptsächlich dafür nutzen, damit die Links in DocuSign-Benachrichtigungen nicht ablaufen, müssen die Sicherheitseinstellungen so konfiguriert werden, dass die Authentifizierung laufend durchgesetzt wird. Wie das Ablaufen der Links in den Benachrichtigungen mit den Sicherheitseinstellungen zusammenhängen wird nachfolgend erklärt.
  • Szenario 1: Wenn im Bereich „Trigger für Empfängerauthentifizierung“ die Option „Beim ersten Zugriff eines Empfängers auf einen Umschlag pro Gerät“ aktiviert ist. (Dabei ist es unabhängig, ob die Option „Auf fertige Umschläge kann ohne weitere Authentifizierung zugegriffen werden“ ausgewählt wurde.)
Sicherheitseinstellungen – Trigger für Empfängerauthentifizierung – erster Zugriff
  • Mithilfe dieser Konfiguration laufen Links zu DocuSign-Umschlägen in E-Mail-Benachrichtigungen erst ab, wenn der Empfänger die Authentifizierung abgeschlossen hat. Sobald der Empfänger sich authentifiziert hat, laufen die Links zu den Umschlägen in E-Mail-Benachrichtigungen so ab, wie bei Umschlägen ohne Authentifizierung. Da der Empfänger kein weiteres Mal zur Authentifizierung aufgefordert wird, gelten die automatischen Ablaufeinstellungen als Ausfallsicherheit. Dadurch läuft der Link nach dem Authentifizieren nach 5 Aufrufen oder 48 Stunden ab. Sobald der Link abgelaufen ist, wird der Empfänger über einen neuen Link erneut dazu aufgefordert, sich zu authentifizieren. Nur bei richtiger Authentifizierung kann er auf den Umschlag zugreifen. 
  • Szenario 2: Wenn im Bereich „Trigger für Empfängerauthentifizierung“ die Option „Bei jedem Zugriff eines Empfängers auf einen Umschlag“ und im Bereich „Option zum Überspringen der Empfängerauthentifizierung“ die Option „Empfänger dürfen beim Zugriff auf weitere Umschläge desselben Absenders die Authentifizierung nicht auslassen“ aktiviert ist.
Sicherheitseinstellungen – Trigger für Empfängerauthentifizierung – erster Zugriff, kein überspringen
  • Mithilfe dieser Konfiguration laufen die Links zu Umschlägen in den DocuSign-Benachrichtigungen nicht ab. Der Empfänger wird bei jedem Aufruf des Umschlags um eine Authentifizierung gebeten. Daher sind keine automatischen Ablaufeinstellungen als Ausfallsicherheit erforderlich.
  • Szenario 3: Wenn im Bereich „Trigger für Empfängerauthentifizierung“ die Option „Bei jedem Zugriff eines Empfängers auf einen Umschlag“ und im Bereich „Option zum Überspringen der Empfängerauthentifizierung“ die Option „Wenn Empfänger weitere Umschläge von anderen Absendern erhalten und dabei ...“ aktiviert ist.
Sicherheitseinstellungen – Trigger für Empfängerauthentifizierung – erster Zugriff, Überspringen aktiviert
  • Bei dieser Konfiguration dürfen nur Optionen der Identitätsauthentifizierung ausgelassen werden. Empfänger, die sich mit dem Zugriffscode authentifizieren, werden weiterhin bei jedem Aufruf zur Authentifizierung aufgefordert. Da das Überspringen nur für die Identitätsauthentifizierung gilt, können die Aktionen je nach Authentifizierungsmethode des Empfängers unterschiedlich sein:
    • Szenario 3a: Empfänger muss sich nur mit dem Zugriffscode authentifizieren
      • Der Empfänger wird bei jedem Aufruf nach dem Zugriffscode gefragt. Daher laufen die Links zu dem Umschlag in den E-Mail-Benachrichtigungen auch nicht ab.
    • Szenario 3b: Empfänger muss sich nur mit der Identitätsauthentifizierung authentifizieren 
      • Der Empfänger wird in dem festgelegten Zeitraum nur ein Mal darum gebeten, sich zu authentifizieren. Der Unterzeichner darf den Link während des festgelegten Zeitraums bis zu 5 Mal aufrufen, ohne dabei erneut um eine Authentifizierung gebeten zu werden. Der Link läuft danach ab. Wenn der Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung für einen neuen Umschlag erhält, muss er die erweiterte Authentifizierung erneut ausführen.
    • Szenario 3c: Empfänger muss sich mit dem Zugriffscode und der Identitätsauthentifizierung authentifizieren
      • Der Empfänger wird beim ersten Aufruf des Umschlags zur Eingabe des Zugriffscodes und zum Ausführen der erweiterten Authentifizierung aufgefordert. Alle weiteren Aufrufe des Umschlags im festgelegte Zeitraum erfordern den Zugriffscode aber nicht die Identitätsauthentifizierung. Da mindestens eine Authentifizierungsmethode für das Öffnen des Umschlags erforderlich ist, läuft der Link in der E-Mail-Benachrichtigung für den Umschlag nicht ab.


Häufig gestellte Fragen

  • Frage: Warum laufen Links bei DocuSign ab?
    • Antwort: Dies sorgt für mehr Sicherheit beim Umgang mit Dokumenten. Links in E-Mails laufen ab, um die Umschlagsicherheit zu erhöhen und nicht autorisierte Zugriffe zu verhindern. Am besten wird die Authentifizierung der Empfängeridentität aktiviert oder in den Sicherheitseinstellungen die Kontoanmeldeanforderungen für den Dokumentenzugriff eingerichtet.
  • Frage: Welche Benachrichtigungen sind davon betroffen?
    • Antwort: Alle DocuSign-E-Mail-Benachrichtigungen, die einen Link zu einem Umschlag enthalten, sind davon betroffen. Dies gilt für Umschläge, die sich in Bearbeitung befinden und die abgeschlossen sind.
  • Frage: Ich habe meine E-Mail-Adresse nach dem Erhalt der DocuSign-Benachrichtigung geändert und kann keine E-Mails mehr mit der ursprünglichen E-Mail-Adresse empfangen. Kann DocuSign die E-Mail-Benachrichtigung an meine neue Adresse weiterleiten?
  • Frage: Warum erhalte ich keine E-Mail-Benachrichtigungen von DocuSign?
    • Antwort: Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, kann dies unterschiedliche Gründe haben.
      1. DocuSign-E-Mails werden von Ihrem E-Mail-Server oder Client blockiert. Informationen hierzu erhalten Sie unter Warum erhalte ich keine E-Mail-Benachrichtigungen von DocuSign?.
      2. Die Benachrichtigung, die Sie ursprünglich erhalten haben, wurde Ihnen von dem eigentlichen Empfänger weitergeleitet. Wenn Sie eine Kopie des Umschlags haben möchten, wenden Sie sich an den Absender.
      3. Wenn Sie der vorgesehene Empfänger des Umschlags sind, können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen umgehen, indem Sie auf den Umschlag in Ihrem Konto zugreifen und nicht den Link in der E-Mail nutzen.
  • Frage: Wie erhalte ich einen neuen Link, wenn der eigentliche Link abgelaufen ist?
    • Antwort: Wenn Sie zum ersten Mal auf einen abgelaufenen Link zugreifen, sendet DocuSign Ihnen automatisch einen neuen Link an die E-Mail-Adresse, die vom Umschlagabsender angegeben wurde. Wenn Sie danach erneut auf den abgelaufenen Link klicken, werden Sie auf eine Webseite weitergeleitet, auf der Sie die Schaltfläche „Neuen Link senden“ finden. Klicken Sie auf die Schaltfläche, damit eine neue Benachrichtigung mit einem neuen Link an die E-Mail-Adresse, die für Sie vom Umschlagabsender angegeben wurde, gesendet wird. Falls Sie keine neue Benachrichtigungs-E-Mail erhalten, finden Sie Hilfe unter Warum erhalte ich keine E-Mail-Benachrichtigungen von DocuSign?.
  • Frage: Wie kann diese Methode mehr Sicherheit bieten, wenn ein neuer Link automatisch generiert wird?
    • Antwort: Diese Änderung wirkt sich auf Szenarien aus, bei denen Links in sozialen Netzwerken wie Twitter veröffentlicht oder per E-Mail weitergeleitet werden. Der automatisch neu generierte Link wird an den geplanten Empfänger des Umschlags gesendet.
  • Frage: Wird die Anfrage eines neuen Links im Abschlusszertifikat des Umschlags erfasst?
    • Antwort: Das Senden des neuen Links wird im Umschlagverlauf, aber nicht im Abschlusszertifikat protokolliert, da dies nicht als neue Sende- oder Signieraktion gewertet wird.
  • Frage: Kann die Seite, auf die der neu generierte Link angefragt wird, gebrandet werden?
    • Antwort: Dies ist eine Standardhinweisseite, die die im Konto eingerichteten benutzerdefinierten Brandingeinstellungen widerspiegelt. Beispiele für die Standardbenachrichtigungen finden Sie zu Beginn des Artikels. Testen Sie Ihr Branding in der Demoumgebung, damit Sie sicherstellen, dass die Unterzeichner das Gewünschte sehen.

Weitere Informationen

Authentifizierung der Empfänger