Retrieve – Gerenciando arquivos baixados

OBSERVAÇÃO: grande parte deste artigo expande os conceitos inicialmente abordados no Guia de início rápido do Retrieve. Se você ainda não leu esse guia, recomendamos que o faça primeiro. Você pode encontrar a cópia mais recente do Guia de início rápido do Retrieve .


Saída

Para entender como o Retrieve lida com downloads, primeiro precisamos entender as opções disponíveis para formatos de arquivo.
A guia Saída no Retrieve permite escolher para onde os arquivos são baixados, em qual formato eles são baixados e qual estrutura de nomenclatura é usada para os arquivos.
Output Tab
O Retrieve oferece quatro formatos de arquivo, com ou sem certificado (para um total de oito formatos). Todas as opções de download também incluirão um arquivo .CSV (valores separados por vírgula) com um resumo do que foi baixado. As seleções feitas na guia Colunas de saída controlam quais informações são incluídas no arquivo CSV.
  • Salvar como um Zip – Salva os documentos dentro de cada envelope como um arquivo .zip. O arquivo .zip usa a convenção de nomenclatura selecionada pelo Formato de nome de arquivo. Os documentos dentro desse zip mantêm os mesmos nomes que tinham quando foram enviados.
  • Salvar documentos como um PDF mesclado – Isso cria um arquivo PDF para cada envelope. Se um envelope continha vários documentos, nós os mesclamos como um grande PDF. O nome do arquivo será determinado pela seleção do Formato do nome do arquivo. Escolher a opção Com certificado aqui adicionará o Certificado de conclusão ao final do PDF.
  • Salvar documentos como PDFs separados – Se comporta da mesma maneira que a opção Salvar como um zip. No entanto, as pastas criadas não são compactadas. Como acima, a pasta usará as regras de Formato de nome de arquivo e os arquivos dentro da pasta manterão seus nomes originais de quando foram enviados para assinatura.
  • Sem PDFs – Baixa apenas o arquivo de resumo .CSV e não os próprios envelopes.

Visualizando os resultados

Ao abrir a pasta para a qual escolheu fazer o download dos resultados, ela conterá todos os resultados que corresponderam aos critérios definidos nas guias Intervalo de datas e Filtros de envelope. Se você selecionou a caixa "Ignorar se ausente" em Colunas de saída, os envelopes sem uma ou mais informações na área Campos de índice não serão baixados. Na captura de tela anterior, selecionamos o formato de "PDFs separados com certificado" e "Usar ID de envelope". Estes são os resultados:
Results
Assim que "Usar ID do envelope" for selecionado como o Formato do nome do arquivo, cada pasta será o ID do envelope de um dos envelopes baixados. Dentro dessa pasta, vemos um PDF para cada documento e um PDF "Resumo" separado (o Certificado de conclusão).
Envelope

Perguntas frequentes

P: Selecionei o formato errado ou colunas de saída. Quando eu escolho as configurações corretas, nenhum download é realizado!
R: O Retrieve está configurado para não fazer download novamente dos mesmos envelopes várias vezes, a menos que o status do envelope tenha mudado desde a última vez que foi baixado. Isso é feito porque cada conta DocuSign tem um número limitado de chamadas de API que podem ser feitas a cada hora, e o Retrieve usa a API do DocuSign para extrair dados. Se você ultrapassar o limite de chamadas de API, terá que esperar até o início da próxima hora para obter mais informações.
O Retrieve mantém o controle do que você já baixou, criando um arquivo oculto no seu computador. Sabendo disso, existem algumas maneiras de extrair as mesmas informações que você já extraiu anteriormente:
  1. Altere o local onde você salva seus resultados. O arquivo oculto é salvo na mesma pasta em que os resultados de uma pesquisa são salvos. Salve sua pesquisa em uma pasta diferente. Uma nova pasta oculta será criada para rastrear os downloads daquela pasta.
  2. Exclua a pasta em que você salvou seus resultados anteriores e recrie-a. O resultado final parece o mesmo que a primeira opção para o Retrieve. Simplesmente deletar o conteúdo da pasta não será suficiente, já que você não pode deletar arquivos ocultos a menos que você possa vê-los, ou deletar a pasta onde eles residem (veja o nº 3 abaixo). Se você excluir a pasta completamente, o arquivo oculto será excluído com ela. Crie uma nova pasta com o mesmo nome, e sua próxima pesquisa que for salva nesta pasta não terá histórico filtrado.
  3. Configure seu computador para mostrar os arquivos ocultos e você poderá interagir com o arquivo oculto em questão. Para obter instruções sobre como mostrar arquivos ocultos no Windows, consulte o seguinte artigo de Suporte da Microsoft:
AVISO: A Microsoft usa arquivos e pastas ocultos para proteger partes do Windows de serem movidas ou excluídas acidentalmente. Embora o DocuSign possa confirmar que a modificação da pasta .downloaded criada pelo Retrieve não danificará o seu computador, não podemos afirmar o mesmo sobre quaisquer outros arquivos ou pastas ocultos. Tenha cuidado ao interagir com quaisquer arquivos ou pastas que normalmente estão ocultos.

Depois de revelado, o ícone de um arquivo ou pasta oculta aparecerá mais fraco do que os outros ícones. Para o Retrieve, o nome da pasta em questão é .downloaded. Depois de ver a pasta, você pode excluir apenas essa pasta. Isso removerá os registros do Retrieve do que já foi baixado, dando a você um novo começo para sua próxima pesquisa.
  1. Usando o processo na opção nº 3 acima, você também pode editar o conteúdo da pasta .downloaded. Dentro dessa pasta, o Retrieve cria um arquivo .txt para cada envelope (usando o ID do envelope como o nome). Você pode excluir arquivos .txt individuais da pasta baixada para permitir que envelopes específicos sejam baixados novamente, enquanto deixa outros sozinhos para evitar que sejam baixados novamente.
P: Os resultados da minha pesquisa do Retrieve não continham um envelope específico que eu esperava.
R: Existem vários motivos pelos quais isso pode acontecer. Aqui está uma lista de verificação de algumas das causas mais comuns:
  1. Já foi baixado em uma pesquisa anterior salva na mesma pasta. Isso é abordado pela pergunta anterior e pode ser facilmente testado alterando a pasta de saída para uma nova que você não tenha usado com o Retrieve antes.
  2. O intervalo de datas não incluiu a data correta. Conforme abordado no Guia de início rápido do Retrieve, as datas e horas de recuperação são GMT, em vez de sua hora local. Certifique-se de levar em conta essa diferença de tempo na página Intervalo de datas. Observe também que o GMT não muda quando o horário de verão muda. Se você mora em um local onde o horário de verão é usado, a diferença para o GMT será diferente dependendo se o intervalo de datas desejado foi durante o horário de verão ou não. Por exemplo, se você deseja encontrar envelopes que foram concluídos em 20 de agosto de 2017 (horário do leste), defina o intervalo de datas como "20/08/2017 4:00:00 AM" a "21/08/2017 4:00:00 AM". Uma vez que 20 de agosto é durante o horário de verão nos Estados Unidos, a diferença para o GMT é -4. Isso significa que o leste dos EUA está 4 horas atrás do GMT. Portanto, o horário da meia-noite do leste é 4h GMT. Portanto, o horário de verão do leste da meia-noite a meia-noite seria das 4h às 4h GMT.
  3. Os filtros de envelope foram configurados de forma a excluir o envelope. Os filtros de envelope e o intervalo de datas funcionam juntos. Como um envelope pode ter datas muito diferentes associadas a ele, o Retrieve lida com isso procurando por envelopes onde o evento escolhido na guia Filtros de envelope ocorreu dentro dos horários selecionados na guia Intervalo de datas. A coluna da esquerda é o status em que o envelope estava antes da mudança e a coluna da direita é o status do envelope inserido. Para a maioria das pesquisas padrão, você deixaria todas as opções na coluna esquerda desmarcadas e apenas selecionaria o status na coluna direita que o envelope alcançou. Usando o exemplo acima de todos os envelopes concluídos em 20 de agosto de 2017, você deixaria a coluna esquerda em branco e selecionaria "Concluído ou assinado por todos os signatários" na coluna direita. Isso significa que o Retrieve puxará todos os envelopes que alcançaram o estado Concluído, dentro dos horários definidos na guia Intervalo de datas, independentemente do estado em que estavam antes de se tornarem Concluídos.
  4. A caixa "Ignorar se ausente" foi marcada em Colunas de saída. Conforme mencionado em "Visualizando os resultados" acima, marcar esta caixa significa que quaisquer envelopes que não contenham um ou mais dos campos na área Campos de índice serão excluídos dos resultados do Retrieve. É aconselhável usar a caixa "Ignorar se ausente" apenas se tiver um fluxo de trabalho bem estabelecido que use um modelo e se estiver apenas tentando extrair dados para esse fluxo de trabalho específico.
  5. O envelope em questão não foi enviado da conta na qual você fez login. O Retrieve só é capaz de extrair dados de envelopes que foram enviados por um usuário na conta DocuSign à qual está conectado. Se você gerencia várias contas DocuSign e o envelope foi enviado de uma dessas contas, você precisará conectar o Retrieve a essa conta antes que ele possa puxar o envelope. Se o envelope em questão foi enviado por uma organização diferente, o Retrieve não poderá puxar esse envelope, mesmo se um membro de sua conta for um signatário nesse envelope.
P: Como posso saber se tenho a versão mais recente do Retrieve?
R: Use o link no início deste artigo para o Guia de início rápido do Retrieve para descobrir qual é a versão mais recente do Retrieve. Sempre que a DocuSign lançar uma nova versão do Retrieve, atualizaremos o número da versão do Guia de início rápido e atualizaremos o próprio guia para refletir quaisquer alterações no programa.
O número da versão do Retrieve está incluído no nome do arquivo do programa por padrão e também é exibido no canto superior esquerdo da janela do programa. Você também pode encontrar o número da versão em Ajuda > Sobre no próprio programa.


P: Como posso obter a versão mais recente do Retrieve?
R: Cada iteração do Retrieve é criada como um produto independente e não é atualizada automaticamente. Se você descobrir que não possui a versão mais recente do Retrieve, visite nossa Página de contato com o suporte e crie um caso para solicitar o link de download da versão mais recente. Depois que sua equipe de conta verificar se o contrato da sua empresa inclui o Retrieve, eles podem enviar o link para a versão atual do Retrieve.

P: Acredito ter encontrado um erro no Retrieve. O que devo fazer?
R: Em primeiro lugar, recomendamos que você verifique se está usando a versão mais recente do Retrieve. Correções para quaisquer erros relatados em versões anteriores do Retrieve seriam incluídas na versão mais recente. Portanto, se você não estiver usando a versão mais recente, podemos já ter corrigido o problema que você está vendo.
Se você atualizou para a versão mais recente (ou confirmou que já está usando a versão mais recente), recomendamos que entre em contato com o Suporte DocuSign para obter assistência. Nossa equipe de suporte pode ajudar a investigar o comportamento e enviará um relatório aos nossos engenheiros se confirmarmos que há um problema com o programa.

Se o problema for com um envelope específico, certifique-se de ter o ID do envelope em mãos, pois o suporte precisará dela para investigar. Entre em contato com o Suporte