Como aplico vários modelos ao mesmo envelope?

Problema

Você tem vários modelos que se aplicam a diferentes situações e deseja enviar um envelope que inclua vários modelos.

Alguns clientes têm vários conjuntos diferentes de documentos que nem sempre precisam ser enviados juntos (dependendo do negócio específico em que estão trabalhando). Para evitar sobrecarregar seus signatários com muitos envelopes diferentes para serem assinados separadamente (e para economizar nos custos de envio por envelope), um remetente pode desejar enviar um envelope maior que contenha documentos de vários modelos diferentes. Esta é uma solicitação comum no setor imobiliário, onde muitos documentos diferentes precisam ser assinados, mas os documentos específicos nem sempre são os mesmos (dependendo da propriedade e de sua localização).


Solução

Como remetente, você deve primeiro analisar cada um dos modelos que deseja usar. 

Para que dois modelos sejam mesclados corretamente, o Nome da Função, a Ação do Destinatário e a Ordem de Assinatura para o signatário ou signatários devem ser consistentes em todos os modelos. 

Por exemplo, se você tiver três modelos, cada um com um único signatário, o Nome da Função e a Ordem de Assinatura do signatário em cada modelo deverão ser exatamente os mesmos.  Ao usar vários modelos, a DocuSign assume que nomes de funções diferentes ou ordens de assinatura diferentes significam signatários diferentes e as funções não serão mescladas se os nomes de função ou as ordens de assinatura forem diferentes.

Observação:  a ação de uma função também deve corresponder, mas os requisitos de identificação não precisam corresponder.  Se identificar requisitos para uma única função ser diferente entre os modelos, a DocuSign tentará mesclar os requisitos.  Por exemplo, se o modelo 1 exigir um Código de acesso e o modelo 2 exigir uma autenticação por SMS, usar os dois modelos exigirá um Código de acesso e uma autenticação por SMS para o signatário.

    Instruções

    1. Clique na guia Gerenciar e clique em Novo > Enviar um envelope para iniciar um novo envelope.  Observação:  você também pode usar Novo > Usar um modelo, mas pode apenas selecionar um modelo desta tela e deve selecionar Edição avançada para usar vários modelos.
    2. Na seção Adicionar documentos ao envelope na parte superior, clique em "Usar um modelo"
    3. Marque a caixa para cada modelo que será aplicado ao Envelope e clique em "Adicionar Seleção".
    4. O DocuSign importará todos os documentos, campos e destinatários de todos os modelos selecionados. A ordem dos documentos aparecerá na parte superior da página e você poderá alterar a ordem clicando e arrastando a imagem de visualização do documento.
    Document Order NDSE
    1. Revise a área Adicionar Destinatários ao Envelope.  Ao mesclar modelos em um único envelope, a DocuSign analisa o e-mail, o nome, a função, a ordem de assinatura e a ação. Todos os cinco devem corresponder entre dois modelos diferentes para que eles se fundam.
    2. Se as funções forem mescladas com êxito nos destinatários e na ordem de assinatura, os campos associados com os destinatários também mesclarão a propriedade. Se as funções não forem mescladas, a exclusão de uma função excluirá os campos atribuídos a essa função.
    3. Once the templates are merged, then you are free to make any changes to the Order, Emails, and Names.  Depois que os modelos estiverem aplicados ao envelope, toda a mesclagem estará concluída e você poderá personalizar o envelope conforme necessário.

    Problemas Comuns

    Por que os destinatários não mesclaram corretamente?
    Quando você adicionou destinatários a cada modelo, eles não corresponderam perfeitamente.  Confira os modelos de fonte para ortografia, pontuação e espaçamento (incluindo espaços à direita e à esquerda).  Todos os itens de Pedido, Função, E-mail, Nome e Ação devem corresponder. 

    Se o E-mail e/ou Nome não estiverem presentes no modelo, apenas Função, Pedido e Ação são necessários.

    Um campo em branco ainda é um valor, assim como todas as instâncias desse Destinatário teriam que estar em branco dentro de cada modelo para que essas funções sejam mescladas.
    Observação:  a mesclagem não acontece depois que o modelo é aplicado ao envelope.  Se as funções em um modelo não forem mesclados quando o modelo for aplicado inicialmente, a única maneira de forçar uma mesclagem automática é descartar o envelope de rascunho, conferir os modelos de fonte para verificar a discrepância e, em seguida, reiniciar com um novo envelope.

    Posso forçar que as funções sejam mescladas dentro de um envelope depois que os modelos são aplicados?
    O processo não é simples e, se o envelope contém muitas páginas ou muitas marcações, não é fácil.  Se você não for capaz de fazer as funções de vários modelos serem mesclados, terá que reatribuir manualmente as marcações à função desejada e, em seguida, excluir a função extra.  Se o sistema avisa que as marcações de uma função serão excluídas, isso significa que ainda há marcações atribuídas a essa função.  A caixa de aviso dirá quantas marcações ainda estão atribuídas a essa função.  Quando você não receber mais um aviso ao tentar excluir uma função, isso significará que você conseguiu reatribuir todas as marcações dessa função e poderá excluir essa função com segurança.

    Devido à quantidade de esforço manual exigido (e o risco de erro humano), esse processo não é recomendado.
     

    Quais mensagens e assuntos de modelos são aplicados?
    Se você aplicar vários modelos, a mensagem e o assunto do primeiro modelo aplicado será usado. Observação: se já houver algo nesses campos quando um modelo for aplicado, o assunto e o modelo permanecerão inalterados.

    Saiba mais