Como criar um modelo de lista de tarefas - DocuSign Rooms para Real Estate

As listas de tarefas substituíram a antiga lista de verificação do documento e foram criadas da mesma maneira, com algumas habilidades aprimoradas. Para criar um modelo de lista de tarefas, você precisará acessar a seção Admin. Esta seção está disponível apenas para a conta do Administrador do Sistema ou uma conta do Administrador com as permissões necessárias.

Para criar um modelo de lista de tarefas:

1. Clique no ícone Admin no canto superior direito.
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2. Clique na guia Empresa.

3. Clique em Modelos de lista de tarefas, que se encontra no menu a esquerda.
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4. Clique em NOVO.
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5. Digite um nome para o novo modelo de lista de tarefas.

6. Clique em ADICIONAR TAREFA.
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7. Digite um nome de tarefa.

8. Digite uma descrição da tarefa. Isso é opcional, mas pode ser útil para tarefas que não exigem documentos. Por exemplo, uma tarefa que exige que o agente insira informações específicas na guia Detalhes. Na área de descrição, você especificaria quais informações são necessárias.
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9. Clique no menu suspenso da seção de data de vencimento, chamada SELECT DUE DATE. Você pode escolher entre as seguintes opções, que são datas especificadas na guia Detalhes individuais das salas de transação.
- Data de fechamento real
- Data de Encadernação
- Data do contrato
- Data de Remoção de Contingência
- Data de Fechamento Esperada
- Data da listagem
- Listagem de data de expiração
- Data da Oferta
Nota: A data específica para essa data de vencimento é baseada nos dados da guia Detalhes da Sala de Transações. Por exemplo, se você selecionar Data da Listagem, essa tarefa analisará a Data de Listagem da Sala de Transações para a data específica dessa tarefa quando for aplicada à Sala de Transações. Se a data da listagem for 1/1/2017, a data de vencimento da tarefa será baseada em 1/1/2017.

10. Defina o DATE OFFSET para uma tarefa, selecionando um dia +/- (s) que a tarefa precisaria ser concluída dentro. Essa data de compensação é baseada na data inserida na ficha Detalhes de uma sala de transação para a data de vencimento específica selecionada anteriormente. Por exemplo: Uma data de vencimento da tarefa está sendo definida para um "Contrato de compradores". A data de vencimento selecionada é a Data do Contrato e o deslocamento da data é de +2 dias. Isso significa que, se uma data do contrato de Salas de transação for definida como 1/1/2015 (isso seria inserido na guia Detalhes de uma sala de transação específica), a data de vencimento seria definida como 1/3/2015.

11. Selecione se o documento REQUER APROVAÇÃO, PROPRIETÁRIOS PODEM EDITAR ou OS PROPRIETÁRIOS PODEM EXCLUIR.
- Exige aprovação: se ativada, essa tarefa exigirá a aprovação do gerente antes que a sala de transações possa ser fechada se estiver ativada. Se desativada, esta tarefa seria opcional.
- Proprietários podem editar: se habilitado, os agentes poderão editar os detalhes da tarefa. Se a tarefa for marcada como obrigatória, o agente não poderá editar essa permissão.
- Proprietários podem excluir: se ativado, o agente poderá excluir a tarefa. Essa permissão é utilizada para tarefas que podem não ser aplicáveis ​​a todas as transações.

12. Clique em ADICIONAR na área Documentos para adicionar um documento à tarefa.
- Se for necessário um documento, digite o nome do documento e clique em SALVAR.

13. Clique em ADICIONAR na área Pessoas para esta tarefa. Você pode adicionar Responsáveis ​​(a pessoa que precisa agir na Tarefa) e Observadores (a pessoa que tem visibilidade da Tarefa).
- Clique no círculo à esquerda para ativar a linha.
- Selecione uma função. Se a função for específica para um lado de uma transação, especifique de que lado da sala de transações eles estão no menu suspenso do meio. Por exemplo, se a função de agente imobiliário estiver selecionada, você precisará selecionar entre Lado da lista, Lado da compra ou Refinanciamento.
- Selecione se essa pessoa será um Responsável ou um Observador.
- Repita este processo para quantas pessoas você precisar atribuir a Tarefa.
- Clique em SALVAR.
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14. Clique em ADICIONAR na área Lembretes para adicionar um lembrete para a Tarefa específica.
- Clique na lista suspensa SELECIONAR LEMBRETE DATA e especifique de qual data específica da Sala de Transações você deseja que esse lembrete se baseie.
- Selecione +/- quantos dias você deseja que o Responsável seja lembrado de que uma tarefa futura está marcada. Isso funciona de maneira semelhante à data de vencimento da tarefa.
- Clique em APLICAR quando terminar esta Tarefa específica.
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Observação: repita as etapas de 6 a 14 para as tarefas adicionais que você deseja adicionar ao modelo de lista de tarefas.

15. Se você quiser que este Modelo de lista de tarefas seja ativado para escritórios ou regiões específicos, clique na lista suspensa TODAS AS REGIÕES E ESCRITÓRIOS e selecione Região ou Escritório.
- Clique na caixa aberta à direita para mostrar todos os escritórios ou regiões disponíveis para escolher. Você pode escolher 1 ou mais escritórios ou regiões.
- Clique em SALVAR quando terminar.
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16. Quando terminar o modelo inteiro da lista de tarefas, clique em SALVAR.