Como iniciar um envio em massa e atualizar registros do Salesforce


Observação: o Suporte DocuSign não abrange este fluxo de trabalho personalizado. Se você precisar de ajuda com esse fluxo, visite nossa Página de contato com o suporte e crie um caso para agendar o horário com nossa equipe de Serviços profissionais.

Objetivo

O objetivo deste artigo é demonstrar como você pode integrar o recurso de envio em massa do DocuSign e o Salesforce.

Visão geral

O recurso de envio em massa aprimorado do DocuSign permite que os remetentes enviem facilmente um documento padronizado a vários destinatários de uma vez. Como os envelopes enviados usando esse recurso não são enviados pelo Salesforce, alguns dos desafios que os usuários enfrentam ao combinar uma solução de envio em massa com sua organização do Salesforce são:
  1. Como faço para mesclar dados do Salesforce em um envelope do DocuSign?
  2. Como faço para publicar atualizações a partir dos envelopes de envio em massa no Salesforce?
  3. Como relacionar os Status dos Envelopes do DocuSign aos registros do Salesforce?
  4. Como anexar o documento concluído aos registros do Salesforce?
Sem uma configuração do Connect personalizada, os registros individuais do Salesforce relacionados aos destinatários do envio em massa não podem ser atualizados. Esses desafios são importantes para lidar com a ordem de migrar dados com êxito do envio em massa para o Salesforce e serão discutidos no artigo a seguir.

Pré-Requisitos

Visão Geral da Lista de Tarefas/Índice

  1. Criar um relatório personalizado do Salesforce
  2. Criar modelo do DocuSign
  3. Criar fluxos de trabalho de conexão personalizada do DocuSign
    1. Atualizar status do destinatário
    2. Atualizar registro do Salesforce (valores de campo)
    3. Anexar documento concluído
  4. Modificar seu arquivo CSV para envio em massa
  5. Enviar o envio em massa
  6. Seguindo o status do envelope no Salesforce
  7. Adendo: envio em massa com mapeamento de campo personalizado de envelope

Exemplo de caso de uso

Sou dono de uma academia chamada "Academia do João". Fiz alterações no documento “Renúncia e Assunção de Risco” que preciso que todos os meus membros atuais preencham e assinem. No meu formulário de renúncia, também tenho uma seção para fornecer um contato de emergência.

Aqui estão os requisitos que foram determinados:
  1. Envie o novo formulário de renúncia a todas as associações ativas.
  2. Preencha previamente o número de membro no formulário a partir do Salesforce. (Os passos 2 a 4 são feitos como cortesia para com o membro para que eles não tenham que preencher essas informações nos Documentos que assinam.)
  3. Preencha previamente o nome do proprietário da associação no Salesforce.
  4. Preencha previamente as informações de contato de emergência do Salesforce.
  5. Permitir que o membro atualize o contato de emergência.
  6. As atualizações do contato de emergência devem ser publicadas em seu registro de contato no Salesforce.
  7. Capacidade de rastrear o status do destinatário do DocuSign Envelope no registro Contato.
  8. A versão assinada do formulário de renúncia deve ser publicada em Notas e Anexos/Arquivos de seu registro de contato no Salesforce quando os envelopes forem concluídos.

Criar um relatório personalizado do Salesforce

Visão geral

Para enviar um envelope em massa, será necessário criar um arquivo .csv que conterá a lista de todos os contatos. Em vez de criar isso do zero, podemos aproveitar os relatórios do Salesforce. Convenientemente, o Salesforce tem a capacidade de enviar um relatório personalizado em um arquivo formato .csv.

Passos (apenas para fins de demonstração)

Abra o aplicativo ou a guia Relatórios no Salesforce.com e inicie/crie um novo Relatório.
Selecione o botão Novo relatório.
Um dos requisitos era enviar a todos os membros "Ativos" o novo formulário de renúncia.
Ao criar meu relatório personalizado, comecei com Contatos e contas.
Todos os meus registros de contato têm uma etiqueta de lista de opções "Status de associação". No meu relatório, certifiquei-me de filtrar este campo com o valor de "Ativo.

No Salesforce Classic, isso poderia ser assim:
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Preciso também reunir os nomes e endereços de e-mail dos membros da academia. Adicionei as seguintes colunas ao meu relatório:
  1. Nome
  2. Endereço de e-mail
  3. Número de Membro
  4. Contato de Emergência
  5. Telefone de emergência
  6. Relacionamento
  7. ID de contato (ou "ID de registro", conforme aplicável ao seu cenário)
Observe que quero reunir o "ID de contato" de cada contato ou "Membro da academia" no Salesforce. Isso será importante mais tarde, pois queremos gravar as informações de contato de emergência para páginas de registro específicas do Salesforce no Salesforce e usaremos isso para mapear esses dados.

Execute o Relatório e clique no botão "Exportar". Na lista de opções Exportar formato de arquivo, escolha ".csv delimitado por vírgulas". A opção padrão Exportar codificação de arquivo é boa.

No Salesforce Classic, isso poderia ser assim:
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No Salesforce Lightning, isso poderia ser assim:
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Selecione o botão "Exportar" para fazer o download do arquivo .csv. Abra o arquivo .csv e salve-o em algum lugar no computador ou rede que possa acessar mais tarde.

O Salesforce pode adicionar direitos autorais e metadados adicionais sobre quem gerou o relatório em seu arquivo .csv. Certifique-se de que esteja removido para os nossos propósitos de lidar com o arquivo .csv mais tarde. Salve novamente o arquivo .csv após excluir as linhas do Excel, como as abaixo, se aplicável.

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Criar um modelo do DocuSign

Visão geral

Em seguida, você criará um modelo do DocuSign que será usado para determinar como os envelopes serão enviados. Veja um vídeo de visão geral sobre os modelos do DocuSign aqui se este é um novo conceito para você.
  1. Defina um nome de modelo.
  2. Em seguida, faça o upload de um documento base de exemplo que é, no meu caso, o documento "Renúncia e Assunção de Risco" que eu quero que meus membros preencham e assinem.
  3. Adicione um papel de destinatário como "Membro" no meu exemplo. Deixe os campos de nome e e-mail em branco.
  4. Defina a linha de assunto como algo apropriado; para o meu exemplo, é "Assine com o DocuSign: Renunciar a uma Assunção de Documento de Risco".
  5. Opcional: após a linha Assunto, coloque um traço e insira um campo de mesclagem para inserir dinamicamente dados específicos para o envelope quando ele for criado. Clique na caixa com uma seta dentro dela na linha Assunto e escolha "[[Member_Username]]", por exemplo. Se usado, isso resultará em cada envelope que é enviado ter uma linha de assunto única e, portanto, facilmente identificável posteriormente.
  6. Opcional: insira uma mensagem para todos os destinatários.
  7. Opcional: clique em "Editar" ao lado de Opções avançadas e verifique as configurações do modelo para que você entenda como os envelopes herdarão determinadas configurações quando você prosseguir para Envio em massa mais tarde. Ajuste conforme necessário, clique em Salvar.
  8. Clique em AVANÇAR.
  9. Adicione quaisquer campos Inicial, campos Assinatura ou campos Data da assinatura, conforme necessário.
  10. Adicione campos de texto ao documento onde os dados serão inseridos, como Número de membro, Informações de contato de emergência etc., que baixamos anteriormente do Relatório do Salesforce. Depois de adicionar várias caixas de texto ao documento, clique sobre elas uma de cada vez e defina a propriedade chamada Etiqueta de dados para um termo facilmente identificável. Uma etiqueta de dados, também conhecida como o nome do campo, contém um identificador de campo que só é visível para o remetente e será usado posteriormente para mapear os dados em seu arquivo .csv nos envelopes criados no Envio em massa mediante o processo de envio. O campo Texto que será usado para Número de membro, por exemplo, será rotulado como "Número de membro".

Exemplo

Cabeçalho da coluna CSV e dados do relatório do Salesforce:
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Propriedade Etiqueta de dados do campo de texto do modelo, rotulados adequadamente para corresponder a:User-added image
  1. Clique em SALVAR E FECHAR.

IMPORTANTE!

No Modelo do DocuSign, certifique-se de incluir um campo Texto que será reservado para preencher o ID de registro de ID/contato. O recurso Connect do DocuSign precisará fazer referência ao ID de contato para publicar dados de volta nos registros do Salesforce depois que o envio em massa tiver eventos acionáveis (enviados/torna-se concluído/é anulado, etc.). Vamos pegar isso de volta na seção "Seguindo o status do envelope no Salesforce".

Clique em seu modelo e, em seguida, clique em Editar. Ou escolha a seta da lista suspensa e selecione Editar. Crie/Localize o campo Texto com a etiqueta de dados "ID de contato" no modelo, depois de clicar em AVANÇAR, e defina as seguintes propriedades. (Selecione o campo uma vez para ver as propriedades no lado direito):
  1. Verifique se o ID de contato está definido para a Etiqueta de dados.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado de Somente leitura. (Isso garantirá que seus destinatários não possam alterar o valor desse campo.)
  3. Expanda Formatação, altere a cor da fonte para "Branco". (Como meu documento também é branco e o campo é somente leitura, isso ocultará o campo do destinatário durante a assinatura, mas ele estará no documento para fins de conectar o documento final de volta a um registro do Salesforce.)
  4. Coloque o campo Texto em uma área do modelo onde não há texto, mas apenas o plano de fundo da página. Coloquei o meu no canto superior direito do meu documento.
  5. Salve seu modelo clicando em SALVAR E FECHAR.

Criar fluxos de trabalho de conexão personalizados

Visão geral

O DocuSign Connect para Salesforce é um serviço de push que publica dados de envelope de volta para aplicativos conectados, neste caso, o Salesforce. Com o Connect, os status do envelope, os dados e os documentos assinados podem ser atualizados no Salesforce conforme necessário, de acordo com as configurações do Connect.


Atualizar status do destinatário

Visão geral
O Status do Destinatário do DocuSign é um objeto e fluxo de trabalho do Connect padrão. Ao criar envelopes a partir de um registro de contato com o DocuSign eSignature para Salesforce, os registros de status de destinatário são automaticamente criados e relacionados de volta ao registro de contato, pois nesse fluxo de trabalho o ID de registro de ID/contato se torna um campo personalizado de nível de envelope que não é mostrado por esse processo, mas acontece nos bastidores. Como neste exercício você enviará envelopes do aplicativo Web DocuSign (DocuSign.com), precisamos criar um fluxo de trabalho personalizado para relacionar o status ao registro de contato apropriado no Salesforce. Sem essa etapa, os Status do destinatário seriam criados no Salesforce (e poderiam fazer sua jornada para registros de Status do destinatário do DocuSign, por exemplo), mas eles não se relacionariam a nenhum registro de contato específico.
Etapas
Faça login no DocuSign e navegue pelo seguinte como Administrador:
  1. Peça a um administrador do DocuSign que clique em Admin no banner superior na página principal do DocuSign:
  2. Opcional: selecione a conta correta, se você tiver várias. Clique no bloco Contas se você for um administrador organizacional.
  3. Clique em Conectar na barra lateral esquerda.
  4. Clique na Configuração do Salesforce. (Observação: se isso não estiver presente, recomendamos que você instale e configure o DocuSign eSignature para Salesforce.)
  5. Selecione o botão "Novo objeto" e clique em Objeto Salesforce para criar um novo objeto de conexão personalizado.
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Isso iniciará a exibição "Editar objeto"
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  1. Atualize o Nome do Objeto e a Descrição (Não obrigatório). Nomeei o meu "Status do destinatário de Envio em massa".
  2. Selecione Status do destinatário do DocuSign na lista suspensa Selecionar objeto do Salesforce. (Nota: essa opção pode estar perto da parte inferior da lista de opções.)
  3. Opcional: Manteremos Adicionar se não houver correspondência desmarcada para que possamos atualizar somente os registros existentes no Salesforce (páginas de registro do membro do nosso ginásio).
  4. Selecione Objeto Inativo na parte superior da página e escolha Ativar objeto.
  5. Defina a seção Selecionar onde da seguinte forma:
    • Campo do Salesforce.com definido como ID de registro (id)
    • Campo DocuSign definido como Campo seguro do destinatário. Em seguida, defina a caixa de texto adicional que aparece como "ID do registro". Isso corresponde ao que definimos na Etiqueta de dados de campo de texto do modelo do DocuSign. Use "ID de contato" se for assim que você nomeou o campo em seu modelo.
  6. Defina a seção Atualizar campos da seguinte maneira:
    • Campo do Salesforce.com definido para ID de fonte do Salesforce (string)
    • Campo do DocuSign definido como Campo Seguro do destinatário (também conhecido como campo ou marcação do DocuSign)
    • Com Campo seguro do destinatário selecionado, um campo adicional estará disponível para preencher, o que representa o "Etiqueta de dados" ou o nome do campo DocuSign que definimos anteriormente. No meu caso de uso, é ID de contato.
    • Ignore a seção Anexos. Mantenha desmarcada por enquanto.
Exemplo de um objeto personalizado do Salesforce abaixo:

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O DocuSign Connect para Salesforce tem a capacidade de executar vários fluxos de trabalho ou configurações do Connect, um após o outro. Ele tentará executá-los listados, quando ativos, de forma lógica de cima para baixo, passo a passo.

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É muito importante executar este fluxo de trabalho personalizado após o "dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c"
original
O dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c está criando os status. Nosso fluxo de trabalho personalizado está atualizando esses status para que se relacionem a um registro de contato. Se nosso fluxo de trabalho personalizado foi executado antes da criação do registro (ou em outras palavras listado acima dsfs__DocuSign_Recipient_Status__c na lista de objetos de conexão), ele falhará ao atualizar porque você não pode atualizar um registro que ainda não existe.

Atualizar registro do Salesforce (valores de campo)

Visão geral
O objetivo dos fluxos de trabalho (objetos) do Connect é atualizar ou criar novos registros do Salesforce com base nos metadados do DocuSign ou dados de campo mapeados para os campos do Salesforce. Podemos aproveitar o Connect novamente para publicar dados preenchidos pelo cliente para enviar diretamente para o Salesforce.
Etapas
  1. Criar o objeto Connect personalizado
  2. Atualize o Nome do Objeto. Atualize a Descrição (Não obrigatório).
  3. Selecione o Salesforce.com. O objeto é sempre o objeto que você atualizará. Neste caso de uso, é o Contato
  4. Este caso de uso foi projetado para atualizar os registros de contato existentes, portanto, manteremos "Adicionar se não houver correspondência" desativado/desmarcado.
  5. Definir Selecionar onde
    1. Campo do Salesforce.com definido como ID de contato
    2. Campo do DocuSign definido como Campo Seguro do destinatário
Quando o novo campo em branco aparecer abaixo de "Campo seguro do destinatário", insira a Etiqueta de Dados (que é o nome do campo no DocuSign) que corresponderá ao campo do ID de registro referenciado na saída CSV do Salesforce ("ID do contato"). Esta etapa específica está nos permitindo selecionar um registro do Salesforce para atualizar com base no ID do registro referenciada no arquivo CSV. Se você estiver mais familiarizado com a API SOAP do Salesforce, é equivalente a definir o campo id em uma solicitação de atualização.
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  1. Atualizar campos
Para esta seção, você mapeará os campos do DocuSign para campos no Salesforce que precisam ser atualizados ou "respondidos" quando os eventos do Connect são acionados. Exemplos desses mapeamentos são vistos na imagem abaixo. Um desses exemplos é:
  1. Campo Salesforce.com – Definir como contato de emergência (string)
  2. Campo DocuSign – Definir como Campo seguro do destinatário e, em seguida, "Contato de emergência", ou qualquer que seja a etiqueta de dados para o campo DocuSign. Com Campo seguro do destinatário selecionado, um campo adicional estará disponível para preencher, o que representa a "Etiqueta de dados" do campo DocuSign. No meu caso de uso, os campos que configurarei são "Contato de emergência", "Telefone de emergência" e "Relacionamento".
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Anexar documento concluído

Visão geral
Por padrão, os documentos concluídos não se relacionam aos seus registros do Salesforce. As etapas abaixo terão concluído os documentos publicados na lista relacionada de Notas e Anexos/Arquivos do contato apropriado.
Etapas
  1. Abra o mesmo objeto do Connect que você criou na seção anterior,
  2. Role até a parte inferior da configuração marcada como Anexos,
  3. Selecione o atributo para "Anexar documentos do DocuSign"
  4. Selecione o subatributo para "Apenas envelope preenchido"
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Agora, sua lista de objetos no Connect deve ser semelhante à abaixo:

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Comentários finais no Connect
  • Você também notará que esses objetos personalizados do Connect têm dois atributos disponíveis. Ativo e Apenas após conclusão.
  • Certifique-se de selecionar o atributo Ativo (Ações > Ativar), caso contrário, esses fluxos de trabalho não serão executados.
  • Para o fluxo de trabalho Status do destinatário, é apropriado deixar o atributo Apenas após conclusão "desativado". O motivo é que queremos que este fluxo de trabalho seja executado quando o status de um envelope estiver como "Enviado".
  • O fluxo de trabalho para anexar o documento concluído e atualizar os detalhes do contato de emergência é diferente. Só queremos que isso seja executado quando o status do envelope for "Concluído". Para isso, vamos habilitar o atributo Apenas após conclusão.

Modificar seu arquivo CSV para envio em massa

 

Consulte a seção intitulada "Gerar um arquivo CSV personalizado para a lista de destinatários em lote" para trabalhar nesta etapa.

Ao seguir as etapas para enviar um conjunto de envio em massa de envelopes do aplicativo Web DocuSign, parte desse processo será usar o modelo, clicar no "i" em um círculo (significa Informação) e baixar um modelo CSV (clique em "Baixar o modelo CSV de exemplo"). Isso apresentará a você um arquivo CSV que pode ser editado para mapear os dados do seu relatório do Salesforce para preencher previamente os campos dos envelopes enviados do DocuSign. Este também é o momento de garantir que todas as colunas desnecessárias sejam excluídas (exclua uma coluna se não estiver planejando preencher previamente esse campo com dados do Salesforce, por exemplo), e que todas as células CSV (no Excel) sejam preenchidas adequada e completamente.

Sugerimos que você copie/cole grandes conjuntos de dados do relatório do Salesforce executado anteriormente para este arquivo Excel obtido do modelo do DocuSign. E, além disso, que você teste o envio em massa antes de enviar uma grande quantidade de envelopes no envio em massa.

Enviar o envio em massa

Seguir as etapas descritas aqui neste Guia de envio em massa para vários destinatários orientará você sobre como enviar um envio em massa no aplicativo Web DocuSign. A distinção mais importante além do que está nesse guia é modificar o arquivo CSV para envio em massa.



Seguindo o status do envelope no Salesforce

Depois que os envelopes são enviados do DocuSign e os objetos do Connect são configurados, esperamos que o DocuSign Connect para Salesforce publique atualizações para o Salesforce no que se refere ao status do(s) envelope(s), campos que precisam ser atualizados (quando aplicável) e o(s) documento(s) final(is) assinado(s) a serem respondidos nos registros no Salesforce. Essas ações acontecerão com base em eventos de gatilho de destinatário e envelope.

Se todos os itens acima forem seguidos, os documentos preenchidos de seus envelopes deverão ser publicados de volta em seus registros de contato no Salesforce, os campos personalizados nos campos do Salesforce deverão ser atualizados depois que os signatários preencherem os documentos de filiação da academia que foram enviados para eles, e você pode possivelmente visualizará o status dos envelopes no Salesforce. Todos os usuários do Salesforce que têm acesso aos registros em questão, bem como aos layouts de Status do destinatário do DocuSign em seus registros de contato, podem ver e acompanhar o andamento dos envelopes de filiação da academia que precisam ser assinados.

As páginas 60-66 aqui explicam como adicionar a lista relacionada "Status do destinatário do DocuSign" aos seus layouts do Salesforce.


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Adendo: envio em massa com mapeamento de campo personalizado de envelope

Visão geral
Este Adendo foi adicionado após a publicação do passo a passo acima. Embora o procedimento acima funcione, agora há uma maneira mais eficiente de mapear envelopes para o Salesforce por meio do uso de um campo personalizado do envelope no processo de envio em massa. Isso substitui a necessidade de um campo personalizado em nível de documento estar no(s) documento(s) enviado(s) e permite uma abordagem "nos bastidores" para mapear envelopes para o Salesforce que é tão eficaz (mas não mais) quanto o método acima de usar campos personalizados em nível de documento.

Antes de tentar essa abordagem, lembre-se de que existem limitações para os campos personalizados de envelope. Até que, por exemplo, outros aprimoramentos do produto sejam criados, os campos personalizados de envelope, uma vez ativados em uma conta DocuSign, serão necessários para todos os envelopes enviados dessa conta posteriormente. Os campos personalizados de envelope (no momento em que este foi escrito) também têm limitações, como: eles não podem ser criados ao enviar do Salesforce com DfS e não podem ser adicionados a Envelopes ao enviar do aplicativo móvel DocuSign para iOS. (Eles podem ser adicionados no aplicativo Web.)

Por outro lado, há benefícios em usar os campos personalizados de envelope nos envelopes que você envia, como uma forma adicional de filtrar envelopes na guia Gerenciar no aplicativo Web DocuSign. (Veja Relatórios e campos personalizados do envelope aqui.)

Qual seria a aparência dessa solução:
  1. Criar um relatório personalizado do Salesforce – Esta etapa permaneceria a mesma.
  2. Criar modelo do DocuSign – Esta etapa permaneceria a mesma, exceto que você adicionaria um campo personalizado do envelope ao seu modelo do DocuSign.
  3. Criar fluxos de trabalho personalizados do DocuSign Connect – Esta etapa permanece a mesma, exceto que você usaria os campos personalizados do envelope para mapear os envelopes de volta para o Salesforce, em vez de campos personalizados no nível do documento.
    1. Atualizar status do destinatário – consulte a seção abaixo intitulada, "Fluxos de trabalho de conexão personalizados do DocuSign para mapeamento de campos personalizados do envelope"
    2. Atualizar registro do Salesforce (valores de campo) – Seria da mesma forma.
    3. Anexar documento concluído – Seria da mesma forma.
  4. Modificar seu arquivo CSV para envio em massa – Esta seção seria semelhante, mas você adicionaria uma coluna para mapear os campos personalizados de nível do envelope para seus objetos do Connect no ponto 3. Consulte o ponto nº 5 neste artigo. Em suma, os campos personalizados do envelope são cabeçalhos no arquivo CSV que não têm nome do papel (como Employee:Name, por exemplo), mas são simplesmente listados como sua própria coluna, como "EmployeeID" para um campo personalizado de nível de envelope que mapeia para "EmployeeID" no seu modelo.
  5. Fazer o envio em massa – Esta etapa seria a mesma, exceto que você preencheria o(s) campo(s) personalizado(s) do envelope, além das outras etapas que você seguir.
  6. Seguindo o status do envelope no Salesforce – Isto se manteria da mesma forma.

Fluxos de trabalho de conexão personalizados do DocuSign para mapeamento de campos personalizados do envelope
Uma das diferenças importantes quando se trata desta solução, quando comparado com o artigo acima, é como o DocuSign Connect deve ser configurado para mapear o(s) envelope(s) que você envia através de seu Envio em massa para realizar o mapeamento de envelopes com base no campo personalizado do envelope, em vez do campo personalizado do documento.

Você pode seguir a seção Criar fluxos de trabalho de conexão personalizados e alterar o ponto nº 10 da seguinte forma:

Ao criar a seção "Selecionar onde" de seu objeto de conexão personalizada para um contato, por exemplo, defina:
  • Campo do Salesforce.com definido como ID de contato (id)
  • Campo DocuSign definido como EnvelopeCustomField: [NAMEOFYOURENVELOPECUSTOMFIELDHERE]. Este nome de campo corresponderá ao que definimos na Etiqueta de dados de campo de texto do modelo do DocuSign. Um exemplo disso poderia ser "EnvelopeCustomField: EmployeeID" para corresponder ao exemplo neste guia.
As outras etapas nos fluxos de trabalho personalizados do Connect permanecerão as mesmas.

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Originalmente criado por Derrick Tran, consultor de produto sênior – Equipe de serviços profissionais da DocuSign.

Atualizado para a Nova Experiência do DocuSign e redação técnica adicional de Matthew Case, consultor de software – Equipe de adoção da DocuSign.