E-mails de convite de assinatura encaminhados

Problema

Você enviou um envelope para um signatário assinar.  O signatário pretendido encaminhou o e-mail para uma pessoa diferente, que podia acessar o envelope e assinar.  Este comportamento gera preocupações sobre como garantir que a pessoa certa assine um envelope e como garantir que apenas as partes certas tenham acesso a um envelope.

Como este cenário lida com dois problemas diferentes, há várias opções de configuração disponíveis para resolvê-lo.  O método mais comum de coletar assinaturas pelo DocuSign é por e-mail, onde o sistema do DocuSign envia para cada signatário um e-mail contendo um link para o envelope que exige assinatura.  Se o destinatário desse e-mail encaminhá-lo para outra pessoa ou publicar o conteúdo do e-mail de alguma maneira, outras pessoas poderão visualizar o conteúdo do envelope e poderão assinar como destinatário.

Usar um PowerForm direto (em que não é realizada nenhuma verificação de e-mail ou autenticação de destinatário) para coletar assinaturas também criará a situação onde é difícil provar a identidade de um signatário.  Há prova de que uma pessoa acessou o link, inseriu o nome e o e-mail listado no envelope, e o assinou.  No entanto, este fluxo de trabalho não força o signatário a provar que tem acesso ao endereço de e-mail fornecido.  Mais uma vez, as várias opções de configuração existem para evitar esta situação.

Usando a API do DocuSign, é possível incorporar um envelope no site.  Um "destinatário cativo" é o termo usado para o signatário desse tipo de envelope incorporado.  Assim como ocorre com um PowerForm direto, o DocuSign não realiza verificação inerente da identidade de um signatário com esse fluxo de trabalho.  Ao usar um fluxo de trabalho de envelope incorporado com a API do DocuSign, é aconselhável que a identidade do signatário possa ser verificada de acordo com a vontade da sua organização antes de conceder a ele acesso ao envelope incorporado.

Solução

Instruções para o signatário

O DocuSign inclui a seguinte mensagem de aviso em todos os e-mails de convite de assinatura:

 
Não compartilhe este e-mail
Este e-mail contém um link seguro para o DocuSign. Não compartilhe este e-mail, link ou código de acesso com outras pessoas.   Além disso, o remetente tem a opção de fornecer uma mensagem de e-mail personalizada para o signatário.  Como remetente, você pode fornecer instruções mais explícitas para não encaminhar o e-mail, e contatá-lo como o remetente se outra pessoa precisar acessar o envelope.  

 

Corrigindo o envelope  
como remetente, você tem a capacidade de editar um envelope Em processo pela ferramenta Corrigir.  Essa ferramenta permite alterar o nome e o endereço de e-mail de qualquer destinatário que ainda não assinou o envelope, além de adicionar novos destinatários ou remover os que não precisam agir no envelope.  Para obter mais detalhes, consulte este guia.

Reatribuição de signatário  
O DocuSign oferece a capacidade de um signatário reatribuir um envelope a outra pessoa.  Se um destinatário analisar um envelope e determinar que não é a pessoa certa para assiná-lo, ele poderá usar a opção "Atribuir para outro" (em Outras ações) para designar o nome e o endereço de e-mail do novo signatário.  Se um destinatário fizer isso, o DocuSign substituirá as informações do destinatário original pelas do novo destinatário e enviará um novo e-mail de convite de assinatura para o novo signatário.  Usar este processo também revogará o acesso do destinatário original ao envelope.  Este guia contém uma descrição das opções disponíveis para o signatário, e aconselhamos usá-lo como uma base para qualquer instrução que você forneça para seus signatários.  

Verificação de e-mail do PowerForm
Enquanto configura um PowerForm, você pode escolher "Exigir validação por e-mail".  Escolher esta configuração enviará ao signatário um e-mail com um código de acesso nele, que o signatário deverá inserir antes de acessar o envelope.  Para obter instruções sobre como configurar um PowerForm desta maneira, consulte este guia.

Código de acesso
Como remetente, você pode designar um código de acesso para cada destinatário do seu envelope.  Forneça esses códigos de acesso para seus destinatários separadamente dos e-mails de convite de assinatura que o DocuSign envia.  O destinatário deverá inserir o Código de acesso antes de poder ver o conteúdo do envelope.  Para obter mais detalhes sobre como usar este recurso, consulte este guia.  

Autenticação de terceiros
O DocuSign fez parceria com serviços de identificação de terceiros para permitir que você valide com mais confiança a identidade de seus destinatários.  Esses serviços incorrem em taxas por uso e só poderão ser usados se tiverem sido habilitados em sua conta do DocuSign.  Consulte este guia para obter mais detalhes sobre esses recursos.

Práticas recomendadas de destinatário cativo
O design de integração é um tópico complexo. De maneira geral, as IDs de sistema exclusivas e outros metadados podem ser adicionados a uma função de destinatário. Esses dados podem então ser definidos como um requisito para acessar a sessão de assinatura. Um sistema remoto autentica o usuário e, em seguida, fornece esse código para o DocuSign, e uma trilha de auditoria é estabelecida para a identidade como verificada pelo sistema do cliente.  Para obter mais informações sobre a API do DocuSign e o que ela pode fazer, consulte nosso Centro de desenvolvimento.

Saiba mais

Práticas recomendadas - não encaminhe notificações por e-mail do DocuSign


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