Retenção de documentos e remoção de envelopes: o que você deve saber antes de usar esses recursos

A retenção de documentos e a expurgação de envelope não são a mesma coisa?

Sim, em que o resultado final é o mesmo - envelopes e documentos expurgados. A diferença é que a Retenção de documentos é utilizada para expurgar envelopes na conta inteira, enquanto que a Expurgação de envelopes específicos permite a expurgação de envelopes específicos na sua conta.

O que a configuração de uma política de retenção de documentos faz?

Definir uma política de retenção de documentos permite que você especifique o número de dias pelos quais o DocuSign deve reter os documentos dos envelopes preenchidos a contar da data em que o envelope é Concluído, Anulado ou Recusado. Quando o envelope atinge a data de expurgação designada, ele é colocado em uma fila de expurgação. Os documentos dentro do envelope são expurgados (excluídos) do sistema 14 dias depois.

Além disso, um e-mail de aviso é enviado 14 e 7 dias antes da expurgação para os remetentes e para alguns tipos de assinantes, para que eles tenham tempo suficiente para recuperar os documentos antes da expurgação (exclusão).

O que exatamente isso significa? O que eu estou concordando?

Antes de tudo, é importante saber que ao habilitar esse recurso, você está autorizando que, em uma determinada data, com base no número de dias especificado, a DocuSign excluirá permanentemente todos os documentos de todos os envelopes enviados de sua conta e que estejam em andamento quando alcançarem algum status final de Concluído, Anulado ou Recusado. Essa exclusão é referida como uma expurgação e não pode ser desfeita.

Em segundo lugar, você está fornecendo o consentimento de que, assim que esses envelopes atinjam o período de retenção, as notificações de e-mail (avisos) de expurgação serão enviadas para os Remetentes de todos os envelopes e todos os Destinatários desses envelopes. Há uma ressalva sobre os destinatários que recebem notificações por e-mail de expurgação: para receber, os destinatários também devem atender aos critérios de:
a) Ter sido um participante no envelope, ou seja, ter tido a oportunidade de assinar e/ou acessar os documentos.
b) Ter atualmente uma conta DocuSign ativa própria. As notificações de e-mail de expurgação não são enviadas aos destinatários sem contas DocuSign ativas.

Por que habilitar a Política de retenção de documentos?

Por padrão, o DocuSign fornece a criptografia completa de documentos para garantir a privacidade de seus dados, e seus documentos são armazenados com segurança em nossos data centers ISO 27001 e SSAE 16 usando os mais altos níveis de criptografia (mais detalhes aqui). No entanto, se o seu negócio/caso de uso reside em um setor regulamentado, você pode ter requisitos que exigem que os documentos assinados sejam armazenados em um repositório específico. Portanto, você pode ter uma necessidade comercial de removê-los dos data centers da DocuSign. Existem, é claro, muitos outros casos de uso e este é apenas um exemplo.

E se eu quiser expurgar apenas envelopes específicos?

Nesse caso, a Retenção de documentos provavelmente não é a solução que você está procurando. A Retenção de documentos aplica-se a TODOS os envelopes na sua conta que estão em um status terminal (Concluído, Anulado, Expirado, Recusado). O recurso Expurgação de envelopes específicos permite que você expurgue somente envelopes específicos em um status terminal. Além disso, a API do DocuSign oferece a mesma funcionalidade (consulte API REST: expurgar documentos). Para saber mais sobre como expurgar envelopes específicos, consulte os seguintes guias:

Onde encontro metadados de envelope expurgados?

Tanto a Retenção de documentos quanto a Expurgação de envelopes específicos incluem uma opção para Remover campos e metadados. Somente se essa opção não for selecionada, você poderá acessar os metadados do envelope expurgado. Isso inclui, entre outros, assunto do envelope, nomes do documento (nomes de arquivo) e guias.

Selecionar essa opção expurgará todo o envelope, deixando a conta apenas com o Certificado de conclusão. Se você escolher deixar essa caixa desmarcada, os documentos do envelope serão expurgados, mas os Dados do formulário (dados do campo e seus valores) serão mantidos. Se marcado, o download de Dados do formulário não será mais uma opção depois que o envelope for expurgado. Para recuperar os dados do formulário do envelope, veja como fazer o download de Dados do formulário.

Observação: isso também removerá Anexos do envelope. Anexos do envelope são metadados anexados apenas pela API. Anexos do signatário são considerados parte dos documentos no envelope e serão expurgados independentemente do indicador de metadados.

O que a opção Editar informações de identificação pessoal faz?

Se a opção Editar informações de identificação pessoal estiver selecionada, o DocuSign removerá todas as informações de identificação pessoal do envelope, do certificado de conclusão e do histórico. Os campos que armazenam dados pessoais, como nome, endereço físico, e-mail e endereço IP são substituídos pelo texto "Editado". Os carimbos de data/hora de quando as ações aconteceram permanecem intactos, mas não será possível identificar a pessoa que executou essa ação. Além disso, Assunto do envelope, Nomes do documento (nomes de arquivo), Guias e Assinaturas também são "Editados", pois você deve selecionar Remover campos e metadados para usar essa opção de edição.

Observações:

  • Não é possível desfazer o processo de edição de dados pessoais. As informações pessoais de cada indivíduo em um envelope serão removidas dele, tornando o registro de auditoria e o certificado de conclusão não rastreáveis (do Guia – Expurgando envelopes – DocuSign Admin).
  • Este recurso é usado junto com Remover campos e metadados. Em outras palavras, ele só será uma opção se Remover campos e metadados também estiver selecionado.
Purge - Redact personally identifiable information option

O Suporte DocuSign sugere que você leia e compreenda completamente as informações a seguir antes de ativar uma política de Retenção de documentos ou usar a Expurgação de envelopes.

Notas Importantes de Funcionalidade e Equívocos Frequentes

  • Os envelopes não podem ser removidos da fila de expurgação individualmente por você usando o aplicativo da Web ou o suporte DocuSign. A única exceção seria por meio de uma integração de API. Além disso, essa exceção se aplica apenas a envelopes colocados na fila de expurgação por meio da API ou da Expurgação direcionada. Os envelopes colocados na fila de expurgação pela Retenção de documentos não podem ser removidos pela API.
  • Os envelopes podem ser removidos da fila de expurgação através do aplicativo da Web somente se eles tiverem sido inseridos pela Retenção de documentos. Para fazer isso, você deve desative totalmente a Retenção de documentos ao desativar (desmarcar) a configuração, "Ativar a política de retenção de documentos" e clicar em Salvar.
    • Observação: a remoção de envelopes da fila não é imediata ao salvar essa configuração como desativada. Os envelopes serão removidos da fila durante essa noite. Consulte a fila novamente na manhã seguinte.
  • Os envelopes colocados na fila de expurgação por Expurgação direcionada não podem ser removidos pelo aplicativo Web, apenas pela integração da API personalizada.
  • Aumentar os dias de retenção de documentos estenderá a data real de expurgação dos envelopes que já estão na fila de expurgação porque atualiza a "data na fila". Quando ocorre esse aumento, o sistema ajusta a data na fila de cada envelope para: data de status de eliminação + (novo) número de dias. Isso apenas se aplica a envelopes na fila que foram colocados ali pela Retenção de documentos.
    • Exemplo: Hoje, 01/01/2019, defini meus dias de Retenção de documentos como = 0. Eu tenho um envelope que foi concluído na mesma data, em 01/01/2019. À noite, o envelope entra na fila de expurgação com uma "data de entrada na fila" igual a 01/01/2019 (o que significa que será expurgado em 01/01/2019 + 14 dias = 15/01/2019). No dia seguinte, mudo o dia de retenção de documentos = 10. Nessa noite, o sistema alterará a data do envelope na fila para 1/1/2019 + 10 dias = 11/1/2019, estendendo a data de expurgação real para 11/1/2019 + 14 dias = 25/1/2019.
  • Diminuir os dias de retenção de documentos não reduzirá a data de expurgação real de envelopes que já estejam na fila de expurgação
  • A ativação da Retenção de documentos é retroativa e todos os envelopes que estavam em um status encerrado (Concluído, Anulado, Expirado ou Recusado) antes do número de dias ser definido serão colocados na fila de expurgação.
    • Exemplo: Hoje, defino o número de dias para retenção de documentos como 20. Hoje à noite, o sistema examinará todos os envelopes da minha conta que estão em status de encerrado (concluídos, anulados ou recusados). Em seguida, ele verificará o registro de data e hora de quando cada um desses envelopes atingiu o status encerrado. Todos os envelopes que são >= 20 dias antes de hoje são então colocados na fila de expurgação. Isso significa que um envelope que atingiu um status de encerrado <20 dias atrás (digamos, 15 dias atrás) não seria colocado na fila hoje à noite. Supondo que a retenção do documento permaneça ativada com esse valor de 20 dias, esse envelope será colocado na fila de expurgação em 20-15 = 5 dias a partir de hoje.
  • Definir o valor dos dias de retenção de documentos para "0" (zero) não desabilita a Retenção de documentos. Na verdade, fazer isso colocará os envelopes Concluídos/Anulados/Recusados na fila de expurgação nessa noite
  • A guia Expurgação direcionada no DocuSign Admin exibe todos os envelopes na fila de expurgação, independentemente do método usado (ou seja, Retenção de documentos, Expurgação direcionada e Envelopes expurgados da API são mostrados aqui)
  • A duração da fila de expurgação é fixada em 14 dias e não pode ser alterada. Portanto, se você inserir um valor de dias de retenção de '1' (um), estará instruindo o sistema a expurgar os documentos em 1 + 14 = 15 dias.
  • Remover campos e metadados (caixa de seleção) – quando esta opção está marcada, os metadados do envelope também são expurgados. Metadados significa campos de documentos, campos de envelope e anexos de envelope.
 
  • Uma vez que Anexos do signatário também são documentos dentro de um envelope, eles serão expurgados independentemente do sinalizador de metadados.
  • O Certificado de conclusão (também conhecido como Resumo) e os Registros (História) serão sempre retidos independentemente de os metadados estarem selecionados ou não.
  • O Certificado de conclusão não inclui nenhuma informação sobre a expurgação. No entanto, o Histórico do envelope e as visualizações de detalhes do aplicativo Web incluem as informações expurgadas depois que o processo de expurgação é concluído, ou seja, "Documentos marcados para serem expurgados do envelope. Motivo: solicitado pelo remetente".
  • O Motivo da expurgação mostrado no Histórico revela como o envelope foi expurgado:
    • "Motivo: solicitado pela conta" = o envelope foi expurgado pela Retenção de documentos.
    • "Motivo: solicitado pelo remetente" = o envelope foi expurgado pelo recurso Expurgação direcionada ou chamada à API direta.
  • O uso da função Excluir em qualquer aplicativo da Web não tem relação com a expurgação e não afetará os envelopes em andamento na fila de expurgação nem causará a interrupção do envio de notificações por e-mail. A função Excluir simplesmente remove o "ponteiro" do envelope e não restringe o acesso contínuo aos documentos do envelope pelos destinatários.
  • Independentemente do método de expurgação usado, todos os envelopes na fila de expurgação serão exibidos em lista Admin > Lista de expurgação direcionada.
  • Os envelopes marcados para Cópia autorizada (ou seja, por meio da integração do DocuSign ao eOriginal) não podem ser expurgados até a cópia ter sido exportada/colocada no cofre com sucesso. Tentativas de expurgação antes da exportação levarão ao erro "Ocorreu um erro ao adicionar envelopes à fila de remoção" ou "Erro ao adicionar documentos à fila de expurgação. O envelope é uma cópia autorizada, documentos não podem ser removidos".
  • As notificações por e-mail de expurgação são enviadas apenas ao remetente e aos destinatários do envelope que têm contas DocuSign ativas no momento e que já receberam um convite para o envelope. Destinatários não contabilizados e/ou destinatários aos quais não foi enviado um convite não recebem essas notificações.
  • As notificações por e-mail de expurgação enviadas aos destinatários do envelope não podem ser suprimidas pelo remetente, pelo administrador da conta ou pelo suporte DocuSign.
  • Desativar a configuração Gerenciar notificações por e-mail "Os documentos serão expurgados do sistema" não impedirá que sua conta envie notificações por e-mail de expurgação. Essas configurações de recurso apenas suprimem as notificações do usuário/destinatário que as desabilita.
  • As notificações por e-mail de expurgação que são enviadas ao remetente do envelope só podem ser suprimidas pelo administrador da conta por meio de uma configuração da conta inteira. Essa configuração deve ser solicitada para ser ativada pelo Suporte DocuSign ou pela equipe da conta DocuSign.
  • As notificações por e-mail de expurgação não podem ser suprimidas em Imagem de marca e nem em Arquivo de recursos de e-mail. Elas só podem ser personalizadas.

Saiba mais

 

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