Como enviar envelopes para assinatura digital?

Com a nova experiência DocuSign, a forma de enviar envelopes na plataforma DocuSign sofre algumas alterações.

Isto acontece porque a nova experiência DocuSign conta com a funcionalidade SBS (acrônimo para Standards-Based Signatures, ou Assinaturas Baseadas em Padrões em Português). O SBS foi criado para garantir que as assinaturas digitais realizadas pela plataforma DocuSign estejam de acordo com as regulamentações locais de cada país, dentre elas a ICP-Brasil.

Como criar envelopes ICP-Brasil?

O usuário deve possuir conta na DocuSign e sua conta deve estar devidamente configurada para ter acesso ao provedor de assinatura ICP-Brasil. Caso não encontre esta opção disponível em sua conta, entre em contato com o seu Gerente de Conta.
 
Após se autenticar na plataforma, o usuário pode criar envelopes de diversas maneiras, descritas nas seções abaixo:

Menu Novo

Na página inicial (menu superior Início), o usuário pode clicar em Novo e em seguida em Enviar um documento:


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Menu Documentos

A partir da página inicial, o usuário pode clicar no menu superior Documentos e em seguida em Novo e Enviar um documento:


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A criação de envelopes na plataforma DocuSign está dividida em dois passos:
  1. Adicionar informações ao envelope (documentos a serem assinados + signatários + assunto e corpo do e-mail de notificação);
  2. Adicionar tags aos documentos do envelope.
 

Adicionando informações ao envelope

Uma vez na página de criação de envelopes, o usuário deve informar:
  • Quais documentos devem ser assinados;
  • Quem são os signatários;
  • Quais o assunto e o corpo do e-mail que será enviado aos signatários.
 
Para informar o documento, o usuário deve clicar em Fazer Upload caso queira selecionar um arquivo que esteja armazenado localmente em seu computador, ou em Usar um Modelo caso queira utilizar um template previamente criado, ou em Obter da Nuvem e utilizar um dos repositórios online disponíveis que melhor lhe convier (Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive):


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Para informar os signatários, o usuário deve informar nome e e-mail para cada signatário. Na opção Mais, deve clicar em Selecionar tipo de assinatura e, em seguida, selecionar ICP Smart Card. Campos para CPF e cargo serão habilitados, os quais podem ou não ser preenchidos. Além disso, o usuário pode definir uma ordem de assinatura, se necessário:


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Nota 1: Caso o CPF seja informado, o Agente de Assinatura filtrará os certificados por CPF no momento da assinatura. Caso contrário, serão listados todos os certificados encontrados no computador do signatário.
Nota 2: Caso uma mesma pessoa precise assinar o mesmo documento com papéis diferentes, deve obrigatoriamente ser informada em ordens diferentes.
 
Além dos documentos e dos signatários, o usuário pode definir o assunto e o corpo do e-mail que será enviado para os signatários previamente informados:


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Adicionando tags aos documentos do envelope

Após informar documentos e signatários do envelope, o usuário clicará em Avançar e será direcionado para o segundo passo da criação de um envelope. Neste passo, o usuário deverá incluir todas as tags que julgar necessárias ao documento. Para incluir uma tag, o usuário deve clicar na tag desejada à esquerda, segurá-la e arrastá-la até o documento. No exemplo abaixo, quatro tags foram incluídas, duas para cada signatário, sendo uma de assinatura e outra de nome completo:


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Por padrão, as tags de Assinatura e de Rubrica exigirão que o signatário realize uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil - uma vez que a opção ICP Smart Card foi selecionada no passo anterior - no entanto, estas tags podem ser configuradas como campos não-obrigatórios (opção “Campo obrigatório” disponível no lado direito).
 
Após completar o documento, o usuário deve clicar em Enviar. Neste momento, os signatários receberão uma notificação por e-mail alertando-os de que um novo envelope está disponível para sua assinatura. Vale ressaltar que o envio da notificação obedecerá à ordem de assinatura informada nos passos anteriores.
 
Obs: Para mais informações sobre o processo de assinatura de envelopes ICP-Brasil, clique aqui.